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Bewerbermanagement

 

 

 

 

Was ist Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement wird auch als E-Recruiting bezeichnet und ist eine moderne Methode aus dem Bereich des Personalmanagements und Talent-Management. Es unterstützt die Personalbeschaffung durch den Einsatz von Personalmanagement-Systemen. Diese umfassen sämtliche Instrumente, Prozesse und Methoden, die mittels HR-Software das Bewerbermanagement steuern und verwalten. Generell geht es darum, die richtigen Mitarbeiter für die entsprechenden Positionen zu finden und zu binden. Ein Bewerbermanagement, das durch Software unterstützt wird, deckt im Idealfall alle Prozesse ab, die der Bewerber durchläuft und auslöst.

Dies beinhaltet das Erfassen der Bewerbungen, die nach Anzeigenschaltung eingehen und die an den Bewerber gesendete Bestätigung über den Erhalt der Bewerbung. Das Bewerbermanagement umfasst außerdem das Weiterleiten der Bewerbungen an die zuständigen Ansprechpartner, den Abgleich der Kompetenzen sowie die Auswahl der Kandidaten. Darauf folgt die Einladung zum Bewerbungsgespräch und die letztliche Zu- oder Absage. Das Bewerbermanagement ist außerdem dafür verantwortlich, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicherzustellen. Durch ein erfolgreiches Bewerbermanagement lassen sich Zeit und Kosten sparen. Das System ermöglicht eine schnelle Bearbeitung der Bewerbungen und verkürzt die Durchlaufzeit, die auch „Time-to-hire“ genannt wird. Das kann zu einer positiven Candidate Experience führen und dadurch das Image als Arbeitgeber verbessern. Es kann eine Kostensenkung des Recruitings erfolgen sowie eine Erhöhung der Qualität der Bewerber.

 

Wie setzt man Bewerbermanagement ein?

Modernes Bewerbermanagement lässt sich durch Software im Human Ressource Management einsetzen. Zu den Features, die eine solche Recruiting-Software bzw. ein HR-Tool enthalten kann und sollte, gehören ein übersichtliches Bewerbermanagement, Kampagnenmanagement, individuelle Bewerbungsformulare, eine Interessenten-Datenbank, ein Editor für Stellenanzeigen sowie Tools zum Messen von Bekanntheit und Attraktivität. In manchen Fällen spielen auch Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung und Payroll eine Rolle. Um dem Fachkräftemangel auf lange Sicht entgegenzuwirken empfiehlt es sich, möglichst eine Lösung zu wählen, die technologisch auf dem neusten Stand ist. Eine unnötig bürokratische und unflexible HR-Suite belastet die Mitarbeiter und Talente des Unternehmens, die naturgemäß der Anzahl der Bewerber unterlegen sind.

Innovative Modelle berücksichtigen Themen wie Employer Branding und Personalmarketing und stellen KPI bereit, mit deren Hilfe Prozesse optimiert, Erfolge abgebildet und Zeit gespart werden kann. Verfügt das Unternehmen noch nicht über ein digitales HR-System, ist eine gute Organisation das wichtigste Tool. Der Recruitingprozess sollte gut strukturiert sein, um einen reibungslosen Workflow der HR-Abteilung zu ermöglichen. Grundsätzlich vollzieht sich der Recruitingprozess in fünf Schritten: Bewerbungseingang, Bewerbungssichtung, Telefoninterview, Vorstellungsgespräch, Einstellung. Hierbei ist es wichtig, die Verantwortung klar zu delegieren und einen Ablaufplan zu entwickeln, der kontinuierlich vom Personal verfolgt wird.

 

Wer kann das Bewerbermanagement nutzen?

Bewerbermanagement gehört dem Bereich des Personalmanagements an und sollte von jedem größeren Unternehmen im Mittelstand oder Konzern genutzt werden. Nur so ist es möglich, aus der Menge an eingehenden Bewerbungen die passenden Kandidaten für die offenen Stellen herauszufiltern. Für kleine Unternehmen stellt Bewerbermanagement häufig eine Herausforderung dar, da vor allen Jungunternehmen noch keinen Recruitingprozess festgelegt haben. Für diese Fälle ist auf dem Markt auch schlanke Software erhältlich, die schneller und unkomplizierter implementiert werden kann. Die Funktionen sind zwar eingeschränkt, bieten für die meisten Unternehmen trotzdem viele sinnvolle Möglichkeiten. Startups, die anfangs nur über beschränkte finanzielle Ressourcen verfügen, gleichzeitig aber auch intensiv mit der Suche nach Mitarbeitern beschäftigt sind, können den Einstieg auch ohne Softwaretools vollziehen. Eine gut strukturierte HR-Abteilung ist notwendig, um dem Ansturm der Bewerbungen in der Anfangszeit des Unternehmens gerecht zu werden.

 

Beispiele: Die Digitale Personalakte und CV-Parsing

Ein Beispiel für digitales Bewerbermanagement ist der Bereich Klicks und Conversions. Dabei geht es darum, die Zugriffe auf die Stellenanzeige in Bewerbungen umzuwandeln. Im Durchschnitt bleiben nur etwa drei Sekunden Zeit, um Besucher von der Stellenanzeige zu überzogen – so lange dauert das Fällen eines Urteils. Es gilt also, den ersten Eindruck so einladend zu gestalten, dass die Leser länger auf der Seite verweilen. Dazu gibt es beispielsweise Formatvorlagen, die nach den Erkenntnissen des Eye-Tracking optimiert sind.

Eine weitere Möglichkeit ist das Geo-Tracking, mit dem sich herausfinden lässt, über welche Kanäle die Besucher und somit die Klicks zu der Stellenanzeige gelangen. Auch lässt sich daran erkennen, von welcher Region oder Stadt aus auf die Seite zugegriffen wird. Die gewonnenen Erkenntnisse können dazu genutzt werden, die Bekanntheit im gewünschten Gebiet zu steuern. Ein weiteres Beispiel dafür, wie modernes Bewerbermanagement aussehen kann, ist die Untersuchung der Abbruchrate. Etwa die Hälfte der Kandidaten bricht den Bewerbungsprozess ab. Mit der richtigen Software können diese Abbrüche je nach Kampagne oder Stellenanzeige nachvollzogen werden.

Mittels der digitalen Personalakte lassen sich Mitarbeiterinformationen bequem und verlustfrei abspeichern. So können Urlaubsanträge, Vertretungen oder auch Abmahnungen hinterlegt werden. Für den Recruiting Prozess stellt das CV-Parsing eine enorme Erleichterung dar. So können Bewerbungen und Lebensläufe über passende Tools eingelesen und verarbeitet werden.