Bewerbermanagement

Das Bewerbermanagement ist Teilbereich des Recruitings und aus der Personalsuche nicht mehr weg zu denken. Dieser Teilbereich umfasst alle Teilschritte, die den Bewerber effizient durch den Bewerbungsprozess führen. Mit Hilfe von HR Software werden Recruiter dabei unterstützt, die Abläufe im Bewerbungsprozess möglichst rund und zeitsparend zu gestalten. Die Verwaltung von Bewerbungsunterlagen, die Kommunikation mit potentiellen Mitarbeitern sowie interne Abstimmungsprozesse stehen im Mittelpunkt des Bewerbermanagements. Somit deckt das Bewerbermanagement alle Prozesse, die mit dem Bewerber zu tun haben, ab. Das Hauptziel von professionellem Bewerbermanagement ist die Suche nach dem idealen Kandidat für die ausgeschriebene Stelle an. Dabei kommt es selbstverständlich nicht nur auf das Fachwissen des Job-Kandidaten an. Unternehmen und Mitarbeiter müssen auch die gleichen Werte miteinander teilen und die Chemie muss stimmen. Auf diese Weise wird der Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen gebunden.

Das Bewerbermanagement hat in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen. Ohne entsprechende Recruiting-Tools kommt heute kaum ein Unternehmen mehr aus. Immerhin spart das Bewerbermanagement nicht nur Zeit und Kosten, sondern hilft auch, tatsächlich den richtigen Kandidaten für den Job zu finden. Professionelles Bewerbermanagement verbessert zudem das Arbeitgeberimage. Im Jahr 2021 hat jedes Unternehmen in irgendeiner Form ein Bewerbermanagement. Dieser Trend wird sich auch 2022 und in den darauffolgenden Jahren weiter durchsetzen. Als Personaler ist es hierbei wichtig auf die Qualität des Bewerbermanagements zu achten - nur professionelle Tools und effiziente Abläufe werden das Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.

Modernes Bewerbermanagement lässt sich durch Software im Human Ressource Management einsetzen. Zu den Features, die eine solche Recruiting-Software bzw. ein HR-Tool enthalten kann und sollte, gehören ein übersichtliches Bewerbermanagement, Kampagnenmanagement, individuelle Bewerbungsformulare, eine Interessenten-Datenbank, ein Editor für Stellenanzeigen sowie Tools zum Messen von Bekanntheit und Attraktivität. In manchen Fällen spielen auch Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung und Payroll eine Rolle. Um dem Fachkräftemangel auf lange Sicht entgegenzuwirken empfiehlt es sich, möglichst eine Lösung zu wählen, die technologisch auf dem neusten Stand ist. Eine unnötig bürokratische und unflexible HR-Suite belastet die Mitarbeiter und Talente des Unternehmens, die naturgemäß der Anzahl der Bewerbenden unterlegen sind.

Innovative Modelle berücksichtigen Themen wie Employer Branding und Personalmarketing und stellen KPI bereit, mit deren Hilfe Prozesse optimiert, Erfolge abgebildet und Zeit gespart werden kann. Verfügt das Unternehmen noch nicht über ein digitales HR-System, ist eine gute Organisation das wichtigste Tool. Der Recruitingprozess sollte gut strukturiert sein, um einen reibungslosen Workflow der HR-Abteilung zu ermöglichen. Grundsätzlich vollzieht sich der Recruitingprozess in fünf Schritten: Bewerbungseingang, Bewerbungssichtung, Telefoninterview, Vorstellungsgespräch, Einstellung. Hierbei ist es wichtig, die Verantwortung klar zu delegieren und einen Ablaufplan zu entwickeln, der kontinuierlich vom Personal verfolgt wird.

Bewerbermanagement gehört dem Bereich des Personalmanagements an und sollte von jedem größeren Unternehmen im Mittelstand oder Konzern genutzt werden. Nur so ist es möglich, aus der Menge an eingehenden Bewerbungen die passenden Kandidaten für die offenen Stellen herauszufiltern. Für kleine Unternehmen stellt Bewerbermanagement häufig eine Herausforderung dar, da vor allen Jungunternehmen noch keinen Recruitingprozess festgelegt haben. Für diese Fälle ist auf dem Markt auch schlanke Software erhältlich, die schneller und unkomplizierter implementiert werden kann. Die Funktionen sind zwar eingeschränkt, bieten für die meisten Unternehmen trotzdem viele sinnvolle Möglichkeiten. Startups, die anfangs nur über beschränkte finanzielle Ressourcen verfügen, gleichzeitig aber auch intensiv mit der Suche nach Mitarbeitern beschäftigt sind, können den Einstieg auch ohne Softwaretools vollziehen. Eine gut strukturierte HR-Abteilung ist notwendig, um dem Ansturm der Bewerbungen in der Anfangszeit des Unternehmens gerecht zu werden.

Ein Beispiel für digitales Bewerbermanagement ist der Bereich Klicks und Conversions. Dabei geht es darum, die Zugriffe auf die Stellenanzeige in Bewerbungen umzuwandeln. Im Durchschnitt bleiben nur etwa drei Sekunden Zeit, um Besucher von der Stellenanzeige zu überzogen – so lange dauert das Fällen eines Urteils. Es gilt also, den ersten Eindruck so einladend zu gestalten, dass die Leser länger auf der Seite verweilen. Dazu gibt es beispielsweise Formatvorlagen, die nach den Erkenntnissen des Eye-Tracking optimiert sind.

Eine weitere Möglichkeit ist das Geo-Tracking, mit dem sich herausfinden lässt, über welche Kanäle die Besucher und somit die Klicks zu der Stellenanzeige gelangen. Auch lässt sich daran erkennen, von welcher Region oder Stadt aus auf die Seite zugegriffen wird. Die gewonnenen Erkenntnisse können dazu genutzt werden, die Bekanntheit im gewünschten Gebiet zu steuern. Ein weiteres Beispiel dafür, wie modernes Bewerbermanagement aussehen kann, ist die Untersuchung der Abbruchrate. Etwa die Hälfte der Kandidaten bricht den Bewerbungsprozess ab. Mit der richtigen Software können diese Abbrüche je nach Kampagne oder Stellenanzeige nachvollzogen werden.

Mittels der digitalen Personalakte lassen sich Mitarbeiterinformationen bequem und verlustfrei abspeichern. So können Urlaubsanträge, Vertretungen oder auch Abmahnungen hinterlegt werden. Für den Recruiting Prozess stellt das CV-Parsing eine enorme Erleichterung dar. So können Bewerbungen und Lebensläufe über passende Tools eingelesen und verarbeitet werden.

Gerade für Arbeitgeber, die sich in einem Bereich des Arbeitsmarkts bewegen, der leer gefegt ist, ist letztes eine große Unterstützung. Hier geht es immer mehr darum, Talente anzusprechen, die nicht aktiv suchen.

Doch die Suche nach passiven Kandidaten in Lebenslaufdatenbanken oder Businessportalen ist oft mühsam und bringt nur selten die erhofften Ergebnisse. Aus einem bestimmten Grund: Besonders gefragte Talente gehen mit ihren Lebenslaufinformationen nicht im Netz hausieren, weil sie ansonsten mit Jobangeboten regelrecht überflutet werden.

Helfen können Sourcing-Tools, die in einem gut aufgeräumten Bewerbermanagementsystem nicht mehr fehlen dürfen. Sie vereinen mehrere Vorteile auf sich:

• Sie suchen nicht nacheinander, sondern parallel in den einzelnen Datenbanken oder Businessnetzwerken nach passenden Kandidaten.
• Sie suchen auch in Online-Regionen, in die Recruiter mit der manuellen Suche in der Regel nicht vordringen. Die Rede ist etwa von Spezialcommunities wie Github oder Stackoverflow, wo sich rare und begehrte IT-Talente tummeln.

Hierbei gibt es verschiedene Varianten: Module, die bereits fix und fertig sind und als HTML-Code in die Homepage eingebunden werden. Es gibt aber auch die aufwändigeren Modelle, die von einer Agentur oder dem HR Software Hersteller selbst auf die Wünsche des Arbeitgebers angepasst werden. Angebunden werden können diese via API-Schnittstelle.

Mit einer Karrierehomepage machen es Arbeitgeber Talenten so einfach wie möglich, sich schnell und umfassend über sie zu informieren. Hier finden sie:

• Informationen über das Betriebsklima
• Informationen über Unternehmenswerte
• Informationen über Karriereaussichten
• Informationen über Weiterbildungsmöglichkeiten
• Informationen über Work Life Balance Angebote

Außerdem können sich Kandidaten über Bilder aus dem Unternehmen oder über ein eingebettetes Recruitingvideo einen Eindruck davon machen, wie es bei dem Arbeitgeber hinter den Kulissen zugeht. Das erzeugt Nähe und erhöht die Chance auf eine Bewerbung immens. Integriert in die Karrierehomepage ist in der Regel ein Stellenportal, in dem die ausgeschriebenen Stellenanzeigen eines Arbeitgebers einsehbar sind.

Diese lassen sich übrigens über einen integrierten Stellenanzeigengenerator sehr fix über das Bewerbermanagementsystem erstellen und schalten – und das nicht nur auf der eigenen Karrierehomepage, sondern auch kostenpflichtig bei allen großen Jobbörsen. Dabei muss nicht jede Jobbörse einzeln angesteuert werden. Geschaltet wird auf allen erdenklichen Portalen zeitgleich mit wenig Aufwand. Häkchen setzen. Klick. Fertig. Multiposting nennt sich das: Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen. Sie erspart einen Recruiter viel Arbeit. Eine Übersicht und einen Vergleich von Bewerbermanagement Software ist immer sinnvoll.

Wichtig: Damit für den Bewerbenden auf der Karrierehomepage nach außen alles wie aus einem Guss wirkt, sollten sowohl die Karriereseite als auch die Stellenanzeigen anpassbar auf das Corporate Design der übrigen Homepage und vor allem responsiv abrufbar sein. Letztes stellt sicher, dass die Inhalte perfekt über Smartphone oder Tablet abgerufen werden können. So haben auch mobile Bewerbende eine Chance, sich über den Arbeitgeber zu informieren und sich bei ihm zu bewerben.

Übrigens sind mobile Bewerbende umso mehr erfreut, wenn es ihnen der Arbeitgeber so leicht wie möglich macht, ihre Bewerbungsdaten einzureichen. Am besten über eine One-Click-Bewerbung, bei der mit einem Fingertipp die Daten aus dem eigenen LinkedIn oder Xing-Profil ins Bewerbermanagementsystem transferiert werden. Immer mehr moderne Bewerbermanagementsysteme sehen diese Möglichkeit inzwischen vor.

Sind die Daten des Bewerbenden übermittelt, ruft der Recruiter diese direkt im Bewerbermanagementsystem auf und kann sie weiterverarbeiten. Außerdem kann er per Knopfdruck die Passgenauigkeit der Talente mit der ausgeschriebenen Stelle überprüfen. Dazu gleicht ein so genannter Matching-Algorithmus die Skills der Bewerbenden gegen die, die für eine Vakanz gesucht werden, ab und erstellt ein Ranking, welches Talent am ehesten geeignet ist.