Human Resources (HR) – Definition, Aufgaben und Management

Human Ressources spielen in den Jahren 2020 und 2021 ebenso wie in der Vergangenheit eine große Rolle für die Wirtschaft. Trotz voranschreitender Digitalisierung und Automatisierung ist die menschliche Arbeitskraft unersetzlich. Jedoch sind Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeiter notwendig, um das Potenzial optimal zu nutzen.

Ein Studie aus dem Jahr 2019 zeigt auf, welche Human Ressource Themen für Unternehmen besonders wichtig sind und daher in den Jahren 2020 und 2021 intensiv bearbeitet werden: Die Mitarbeiterbindung besitzt für 35 Prozent der Befragten eine entscheidende Bedeutung. Die Förderung der Beschäftigungsfähigkeit der Angestellten ist für 31 Prozent der Unternehmen von zentralem Belang. Wiederum 31 Prozent der Arbeitgeber wollen in Zukunft die Flexibilisierung der Arbeitsstrukturen weiter vorantreiben.

Der Ausbau des Talent-Managements ist für 27 Prozent der Befragten ein wichtiges Human Ressources Thema. Die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur steht bei 26 Prozent der Unternehmen weit oben auf der Agenda. Die Gewinnung neuer Mitarbeiter wird bei der Umfrage von 25 Prozent der Teilnehmer genannt. 23 Prozent wollen ihre Mitarbeiter auf die zunehmende Digitalisierung vorbereiten. Die Steuerung der demographischen Entwicklung ist für 14 Prozent der Unternehmen ein bedeutendes Thema.

Je nach Unternehmensgröße besteht das Human Resources oder Personalwesen aus mehreren Bereichen. Üblicherweise beschäftigt sich die Personalabteilung mit den zwei hauptsächlichen Funktionen Personalverwaltung und Personalführung. Beide Funktionsbereiche können weiter aufgegliedert werden – wie stark dies geschieht, ist dabei abhängig von der Größe des Unternehmens.

Die Personalverwaltung übernimmt die Suche nach geeigneten Mitarbeitern und schreibt neue Jobs aus. Das geschieht üblicherweise über Stellenausschreibungen mit anschließendem Auswahlverfahren. Die digitale Technik bietet außerdem die Möglichkeit, in den Bewerberdatenbanken von Jobportalen oder in sozialen Netzwerken den passenden Mitarbeiter aufzuspüren. Diese Vorgehensweise wird als Active Sourcing bezeichnet. Darüber hinaus verfasst die Personalverwaltung die Verträge für die Angestellten, setzt neue arbeitsrechtliche Vorgaben um und ist zuständig für die Lohnabrechnung. Das Controlling und die strategische Personalplanung stehen ebenfalls im Portfolio der Personalverwaltung.

Die Manager der Personalführung, auch Personalentwickler genannt, brechen die Unternehmensziele auf die einzelnen Unternehmensbereiche herunter (top-down Prozess). Sie konkretisieren globale Unternehmensziele und formulieren zusammen mit den Führungskräften und der Belegschaft konkrete Kennzahlen für deren Abteilungen. Der Ablauf solcher Prozesse, inwieweit beispielsweise die Einschätzung von Führungskräften oder Belegschaft bei der Formulierung der Ziele berücksichtigt wird (bottom-up Prozess), gibt Auskunft über: Unternehmenskultur, Führungsstil, Führungsinstrumente und Managementmodelle.

Diese Aspekte spiegeln sich auch im Umgang mit Vorschlagswesen oder Ideenmanagement, Fort- und Weiterbildungsmanagement und Mitarbeitergesprächen wider. Die Personalentwicklung übernimmt die Verantwortung, über aktuelle Ergebnisse der Führungsforschung und Möglichkeiten der Mitarbeiterförderung Bescheid zu wissen und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder zu verbessern. Dies ist ein sehr anspruchsvoller Job, der sich auch nach Standort unterscheidet. So ist es in Hamburg oder in München etwas herausfordernder. Auch international gibt es diesen Beruf - meist als HR Business Partner oder HR Manager bezeichnet.

Human Resources umfasst die Entwicklung und Verwaltung von Prozessen, die darauf abzielen, die Effektivität eines Unternehmens zu erhöhen. Es umfasst das gesamte Spektrum der Schaffung, Verwaltung und Pflege des Arbeitsverhältnisses. In den meisten Unternehmen, Agenturen und öffentlichen Einrichtungen ist die Personalabteilung verantwortlich für:

• Verwaltung von Personalbeschaffung, -auswahl und -förderung
• Entwicklung und Überwachung von Mitarbeiterbeteiligungs- und Wellnessprogrammen
• Entwicklung, Förderung und Durchsetzung von Personalrichtlinien
• Förderung der beruflichen Entwicklung und Weiterbildung
• Bereitstellung von Orientierungsprogrammen für Neueinstellungen
• Bereitstellung von Leitlinien für Disziplinarmaßnahmen
• Als erster Ansprechpartner bei Verletzungen oder Unfällen am Arbeitsplatz.
• Personalentwicklung als strategische und operative Aufgabe
• Kultur-Management auf den Ebenen Personal (normale Angestellte) und Management (Führungskräfte, CEO etc.)

Im Detail gibt es jedoch einige Schwerpunkte:

Berücksichtigung aktueller Mitarbeiteranliegen: Im Gegensatz zu Unternehmensleitern, die die tägliche Arbeit steuern, befassen sich die Personalabteilungen mit den Anliegen wie Leistungen, Vergütung, Mitarbeiterinvestitionen, Pensionspläne und Schulungen. Ihre Arbeit kann auch die Beilegung von Konflikten zwischen Mitarbeitern oder zwischen Mitarbeitern und ihren Führungskräften umfassen.

Gewinnung neuer Mitarbeiter: Das Personalmanagementteam rekrutiert potenzielle Mitarbeiter, überwacht den Einstellungsprozess (Hintergrundprüfungen, Drogentests, etc.) und gibt neue Mitarbeiterorientierung. Eine detaillierte Informationsseite findet man unter Recruiting.

Leitung des Prozesses der Mitarbeitertrennung: Das HR-Managementteam muss eine bestimmte Reihe von Aufgaben erfüllen, wenn ein ausscheidet, entlassen wird oder kündigt. Die Unterlagen müssen ausgefüllt werden, um sicherzustellen, dass der Prozess rechtlich sauber abgeschlossen wurde. Abfindungen können angeboten oder ausgehandelt werden, Leistungen müssen abgerechnet werden, und der Zugang zu Unternehmensressourcen muss durch die Sammlung von Schlüsseln, Ausweisen, Computern oder sensiblen Materialien vom Mitarbeiter getrennt werden.

Verbesserung der Moral: Effektive HR-Teams ermutigen die Kollegen ihr Bestes zu geben, was zum Gesamterfolg beiträgt. Ihre Arbeit besteht oft darin, Angestellte für gute Leistungen zu belohnen und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Human Resources befähigt also Menschen ohne wichtige Arbeitsgrundlagen einzuschränken.

Datenschutz: Monderne HR-Teams kümmern sich auch immer mehr um den Datenschutz. Durch die digitale Welt fallen immer mehr Mitarbeiterdaten an, welche verwaltet werden. Gute HR-Abteilungen wissen das und schützen diese Daten.

Personalmanager verfügen üblicherweise über ein betriebswirtschaftliches Studium mit Schwerpunkt Personal; auch Dipl.-Psychologen mit Spezialisierung auf Arbeits-, Betriebs- und Organisationspsychologie übernehmen Aufgaben im Personalmanagement. Genauso können Dipl.-Pädagogen aus der Erwachsenenbildung und Wirtschaftsjuristen eine Berufslaufbahn im Personalwesen anstreben. Als weitere Fähigkeiten, sogenannte „soft skills“, bringt ein Personalmanager idealerweise Konfliktfähigkeit, Einfühlungsvermögen und Flexibilität mit.

Da einem Personalmanager mehrere Mitarbeiter der Abteilung unterstellt sind, übernimmt er Führungsverantwortlichkeit. Er führt beispielsweise Bewerbungsgespräche durch und entscheidet über Anstellung und Ablehnung der Kandidaten, er entlässt Angestellte, wenn dies notwendig ist und kümmert sich um Weiterbildungsmaßnahmen der Belegschaft. Die Abteilung Human Resources ist darüber hinaus auch Ansprechpartner für sämtliche andere Personalanliegen. Diese Position kann daher nur eine vertrauenswürdige und sozial kompetente Persönlichkeit erfolgreich ausfüllen. Dabei holt er sich bei seiner Arbeit Unterstützung durch Personalassistenten, -sachbearbeiter und –referenten, welche ihm zuarbeiten.

Vor allem Personalreferenten sind als ein Teil der Personalabteilung häufig zu finden. Sie kümmern sich zum Beispiel um das Human Resource Management. Dabei bestimmt die Unternehmensgröße das Aufgabengebiet des einzelnen Referenten. Bei kleinen oder mittelständischen Firmen müssen sie ein sehr breites Aufgabenspektrum abdecken, was aber weniger spezifisches Wissen für die einzelnen Bereiche voraussetzt. In großen Betrieben und Konzernen hingegen, sind sie meist spezialisiert auf einzelne Teilgebiete, in denen sie tiefes Expertenwissen besitzen. Der Personalreferent im täglichen Business:

• Personalbeschaffung und -auswahl
• Betreuung der aktuell im Konzern arbeitenden Mitarbeiter
• Beratung von Führungskräften (vor allem Personalmanager)
• Organisatorische Aufgaben der Personalentwicklung (z.B. Planung von Weiterbildungen)
• Übernahme von Personalsachbearbeiter-Tätigkeiten (z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalaktenpflege)

Durch den fortschreitenden demografischen Wandel sind Spitzenkräfte gefragter denn je. Der Kampf um die besten und geeignetsten Talente macht es für Firmen immer wichtiger die eigenen Mitarbeiter an sich zu binden und Neue von sich zu überzeugen. Dafür ist eine langfristig ausgerichtete HR Strategie sinnvoll, welche auch die Themen Employer Branding und Personalmarketing fokussiert. Es gibt viele Möglichkeiten potentielle Bewerber und die Internen von sich als Arbeitgeber zu überzeugen. Human Resources setzt genau an dieser Stelle an.

Beispiele aus dem Human Resources (HR)  hierfür sind:

• Schaffen einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit offener Unternehmenskultur, bei der die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter kommuniziert und ernst genommen werden.
• Angebot und Kommunikation von Benefits (z.B. Kantine oder Essenszulagen, Betriebsarzt, Mitarbeiterrabatte, Firmenwagen, Mitarbeiterhandy)
• Das Ermöglichen einer guten Work-Life-Balance und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z.B. flexible Arbeitszeiten, Home Office, Kinderbetreuung)
• Die Förderung der wahrgenommenen Sinnhaftigkeit der Arbeit und das Ermöglichen bzw. Aufzeigen von Weiterentwicklungsmöglichkeiten/Aufstiegschancen

Wichtig ist bei allen Bemühungen sein Image als Arbeitgeber zu steigern bzw. zu verbreiten, dass nur authentische Werte und Benefits kommuniziert werden. Der Fokus sollte daher darauf liegen sich bewusst zu werden, was das eigene Unternehmen von seiner Konkurrenz abhebt und es zu einem guten Arbeitgeber macht, bei dem man gern arbeiten möchte. Langfristig sollte sich ein Unternehmen natürlich auch immer weiterentwickeln. Dabei muss der Fokus darauf liegen, was potentiellen Bewerbern und den eigenen Mitarbeitern wichtig ist. Dafür ist eine offene Unternehmenskultur wichtig, damit Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar werden und an diesen gezielt gearbeitet werden kann.