Bewerbermanagement Software: 30 Anbieter im Vergleich + Grundlagen

  • 12. Oktober 2016
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Immer mehr Unternehmen setzen auf eine Bewerbermanagement Software, um ihren Recruiting Prozess effizienter und bewerberfreundlicher zu gestalten. Worauf es bei der Auswahl des richtigen Tools ankommt.

 

Vorbei die Zeiten in Human Resources, in denen sich Bewerber Wochen oder gar monatelang geduldeten, bis eine Rückmeldung von einem Unternehmen ins Haus flattert. Studien belegen zuhauf, dass Talente Wert auf einen respektvolleren Umgang im Bewerbungsprozess legen. Dieser spiegelt sich nicht zuletzt in in einem effizienten Bewerbermanagement wider. Ein Anspruch, den sich Bewerber bei der Auswahl ihres Arbeitsplatzes durchaus leisten können. Denn der Arbeitsmarkt ist aufgrund des vorherrschenden Fachkräftemangels in vielen Bereichen wie leer gefegt. Und so sucht nicht mehr der Arbeitgeber den Kandidaten aus, sondern umgekehrt.

 

Warum Bewerbermanagement Software immer wichtiger wird

Das heißt im Umkehrschluss: Organisationen, die nicht alles dafür tun, dass sich ein Talent vom ersten Moment des Bewerbungsprozesses an wohlfühlt, riskieren, dass es zur Konkurrenz abwandert. Fatal! Schließlich ist ein Unternehmen immer nur so gut wie sein Personal. Daher sollten Arbeitgeber alles daran setzen, ihr Bewerbermanagement an modernen Standards auszurichten.

Dabei kann der gezielte Einsatz von Bewerbermanagement Software helfen. Die Tools sind inzwischen für so ziemlich jeden Geldbeutel zu haben und sorgen für mehr Effizienz, Prozessgenauigkeit und damit letztlich auch für ein Plus an Bewerberfreundlichkeit im Recruiting. Doch was muss die Software können? Und: Was ist bei der Auswahl des Anbieters zu beachten?

 

Was eine Bewerbermanagement Software können muss

Unter den Begriff Bewerbermanagement fallen zunächst einmal alle Schritte im Recruiting von der Stellenausschreibung über den Erstkontakt bis zur Einstellung eines Talents. All das sollte in einem Bewerbermanagementsystem oder im Talent Management auch abgebildet werden. Doch nicht jedes Feature, das auf dem Markt ist, ist für jedes Unternehmen relevant.

Ein Beispiel: Während größere Arbeitgeber sehr wohl den Vorteil eines CV-Parsers zu schätzen wissen, der automatisiert Daten eines Lebenslaufs mit den gesuchten Fähigkeiten für eine vakante Stelle abgleicht, ist das Feature für kleinere Wettbewerber angesichts einer eher überschaubareren Zahl an Bewerbungseingängen nicht relevant.

Auf diese unterschiedlichen Bedürfnislagen haben die Hersteller von Bewerbermanagement Systemen reagiert und Lösungen entwickelt, die sowohl für kleine als auch große Player interessant sind. Für jeden Bereich des Bewerbermanagements lassen sich einzelne Funktionspakete, so genannte Module,  individuell „hinzubuchen“. So können sich Unternehmen jeder Größe exakt das Softwarepaket wie zum Beispiel die digitale Personalakte zusammenstellen, das für ihr individuelles Bewerbermanagement wichtig ist. Manche dieser HR Software befinden sich im Cloud-Speicher (z.B. Softgarden, Recruiters‘ Center oder rexx systems) andere sind festinstallierte Anewendungen wie zum Beispiel Umantis von Haufe.

 

Vergleich Bewerbermanagement Software

Wir haben uns die 30 bekanntesten Anbieter angesehen und diesen Vergleich erstellt. Unser Vergleich ist neutral, unabhängig von frei von Zahlungen der Produktgeber.

ProduktnameHerstellerCloudfähig?
BeeSite Recruiting Editionmilch & zuckerJa
BITEBITE GmbHKeine Angaben
CandibaseContebis Management & Technology GmbHJa
Concludisconcludis GmbHJa
Cornerstone RecruitingCornerstone OnDemandJa
covetoarsmediaJa
d.vincidelphi Managementberatung GmbHJa
eGECKOCSS AGNein
eRecruiterepunkt Internet Recruiting GmbHJa
forpeople - Der Personalmanagerforcont business technology gmbhJa
HANSALOG PersonalmanagementHANSALOG GmbH & Co KGJa
HRecruitingdna Gesellschaft für IT Services mbHJa
HReCRUITINGdna Gesellschaft für IT Services mbHJa
HReosheroes GmbHJa
hunterfecher GmbHJa
iROPaneon CommunicationsNein
jacandoJacando AGJa
LumesseLumesse GmbHJa
Meffert RecruiterMeffert Software GmbH & Co. KGJa
MHM eRecruitingMHM-Systemhaus GmbHJa
Oracle HCM CloudORACLE Deutschland B.V. & Co. KGJa
perbitperbit Software GmbHJa
PersisPersis GmbHKeine Angaben
PrescreenPrescreen GmbHJa
Recruiters' Centeraccess KellyOCG GmbHJa
rexx HRrexx systems GmbHJa
Sage BewerbermanagementSage GmbHJa
SuccessFactorsSAP SEJa
Taloomsoftgarden e-recruiting GmbHJa
Umantis (Haufe)Haufe-Lexware GmbH & Co. KGNein

 

Die Auswahl der richtigen Bewerbermanagement Software

Doch ein modularer Aufbau allein ist noch nicht ausschlaggebend bei der Auswahl einer geeigneten Bewerbermanagement Software Lösung. Eine ebenso wichtige Rolle spielt selbstredend der Funktionsumfang der einzelnen Module. Viele Softwarehersteller bieten zum Beispiel ganze Karrierehomepages an, die sich über eine Schnittstelle ans hauseigene System anbinden lassen. Manche Produkte können mittlerweile erstaunlich gut in den sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter, Instagram oder YouTube mit Kandidaten interagieren und so den richtigen Bewerber kontaktieren. Das CV-Parsing beherrschen einige Tools auch.

Soweit, so gut. Dabei dürfen Arbeitgeber aber nicht vergessen, dass diese Seite ihr ganz individuelles Aushängeschild gegenüber Talenten ist. Insofern sollte es sich hierbei nicht um eine 08/15-Variante handeln. Wichtig ist nicht nur die Gestaltung der Karrierehomepage in responsivem Design, das den Abruf über mobile Endgeräte möglich macht.

Auch sollte sie auf das Corporate Design des Arbeitgebers anpassbar sein, um optische Brüche in der Außenwahrnehmung zu vermeiden. Ebenso sollte die Einbindbarkeit multimedialer Elemente wie Bilder oder Recruiting Videos gewährleistet sein, um dem Bewerber einen informativen und zugleich abwechslungsreichen Überblick über Vakanzen, Unternehmenswerte, Teamgefüge und Firmenkultur zu bieten.

 

Bedienungsfreundlichkeit von Recruiting Software

Einen besonderen Mehrwert für Bewerber im Karrierebereich stellen beispielsweise auch optional implementierbare Wikis, Mitarbeiterblogs bis hin zu Communities dar, in denen sich Talente bei Fragen zu einer Vakanz unmittelbar mit der Fachabteilung austauschen können. Allerdings sollte bei diesen zusätzlichen Funktionen zunächst genau geprüft werden, ob für diese intensive Form des Bewerbermanagements inhouse die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Denn das Angebot verpflichtet. Sonst ist die Enttäuschung der Bewerber vorprogrammiert.

Der Bewerbungsprozess selbst verläuft im Idealfall ebenso barrierefrei wie die Informationsbeschaffung. In vielen Bewerbermanagement Systemen können Talente über „Bewerbungs-Buttons“ schnell und einfach Interesse an einer Vakanz bekunden. Bei den meisten Lösungen eröffnet der entsprechende Klick den Weg zur E-Mail oder Formularbewerbung.

Einige wenige Systeme bieten aber auch die Möglichkeit zur One Click Bewerbung, bei der der Kandidat dem Personaler per Knopfdruck die Daten aus seinem Xing- oder LinkedIn-Profil zukommen lassen kann. So lassen sich Bewerbungen auch von unterwegs managen und das Talent muss nicht von Handy an den Laptop wechseln, um Eingaben zu tätigen oder seinen CV hochzuladen.

Unverzichtbar für ein effizientes Bewerbermanagement sind individuell anpassbare Templates für Zusage- oder Absageschreiben, die sich an definierte Empfängergruppen versenden lassen. Das stellt eine zeitnahe Rückmeldung sicher, wobei viel versprechende Kandidaten trotz Absageschreiben mit einem zusätzlich gesetzten Häkchen in einen Talent Pool aufgenommen werden können.

Ein absolutes Muss innerhalb einer Bewerbermanagement Software ist ein Statusmanagement, über das alle im Recruiting-Prozess beteiligten Personen über Veränderungen auf dem Laufenden gehalten werden: HR, die Geschäftsleitung oder der Linienvorgesetzte können hier auch jederzeit ihre Kommentare oder Anmerkungen zu einem Bewerber eintragen. So ist jeder immer auf den neuesten Stand und zeitaufwändige Meetings fallen flach. Außerdem können Termine als Wiedervorlage eingestellt werden, so dass wichtige ToDo’s nicht in Vergessenheit geraten.

Neuste Anwendungen schalten automatisch Stellenanzeigen und sparen Ihnen damit wertvolle Zeit. Aber Vorsicht: Nicht immer ist diese Funktion auch kostengünstig. In unserem Test konnten nur wenige Anbieter wirklich gute Konditionen bei Portalen wie StepStone, Monster oder Indeed bieten.

 

Datenschutz bei Bewerbermanagement Systemen

Dabei sollte das Bewerbermangement System unbedingt die Möglichkeit vorsehen, Rollen für die verschiedenen Nutzer mit spezifischen Rechten anzulegen, damit jeder Anwender nur die Informationen zu Gesicht bekommt, die für ihn bestimmt sind. Ebenso von Belang ist das Thema Datenschutz. Viele Anbieter stellen ihr Bewerbermanagement System als Cloud-Lösung zur Verfügung.

Die einzelnen Module können dann auch von unterwegs über mobile Devices abgerufen und bedient werden, was insbesondere dann von Vorteil ist, wenn sich einer der involvierten Entscheidungsträger auf Dienstreise befindet und Bewerbungen dennoch geprüft werden sollen. Mitunter bieten Softwarehersteller sogar Apps für Smartphone und Tablet an.

Gegen solche Lösungen spricht nichts, so lange das Rechenzentrum, auf dem die Daten gehostet werden, auf deutschem Boden steht. Dann ist sichergestellt, dass die Datenschutzrichtlinien der Bundesrepublik Deutschland eingehalten werden. Schließlich geht es bei Bewerbermanagement um die Vorhaltung hochsensibler personenbezogener Daten. Auch sollten Anwender auf offizielle Datenschutz-Zertifizierungen achten, die beispielsweise vom TÜV ausgestellt werden.

Sollten Sie Fragen zu dem Einsatz von Management-Lösungen haben oder Ihr Wissen mit uns austauschen wollen (gilt auch für Anbieter) freuen wir uns über Ihren Kontakt.

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