Personalkosten
Steigende Personalkosten sind ein Risikofaktor für Unternehmen. 2023 gaben Arbeitgeber 7,5 Prozent mehr für Personal aus als im Vorjahr, so eine Horváth-Studie. Diese Steigerung ist signifikant – vor allem unter Betrachtung des Anteils der Personalkosten an den Gesamtkosten eines Unternehmens. Laut Theorien machen sie 30 bis 40 Prozent aus.
Die Realität zeichnet ein anderes Bild: Mit einem Umsatzanteil von 40 bis 60 Prozent an den Gesamtkosten bilden die Personalkosten den größten Block. Im Dienstleistungsbereich notieren sie nicht selten im 80-Prozent-Bereich. Das macht die eigenen Mitarbeitenden zur wichtigsten wirtschaftlichen Ressource.
Was sind Personalkosten?
Personalkosten und der Begriff Personalaufwand meinen dasselbe: Laut Definition handelt es sich bei Personalkosten um jegliche Aufwände, die bei der Beschäftigung von Mitarbeitenden anfallen. Während der Begriff der Personalkosten im internen Rechnungswesen gängig ist, entstammt die Bezeichnung Personalaufwand dem externen Rechnungswesen und ist Teil der Gewinn- und Verlustrechnung nach §275 HGB.
Die Personalkosten setzen sich primär aus dem individuellen Bruttogehalt von Mitarbeitenden zusammen. Darüber hinaus zählen alle Kostenpunkte zu den Personalaufwänden, die mit der Beschäftigung einhergehen. Das schließt die Sozialversicherung von Mitarbeitenden, betriebliche Zusatzangebote oder sonstige Kostenstellen mit ein.
Zu unterscheiden ist diesbezüglich zwischen direkten und indirekten Personalkosten.
Direkte Personalkosten
Direkte Personalkosten sind all jene Kosten, die im direkten Zusammenhang mit dem leistungsbezogenen Part der Arbeit stehen. Der Hauptteil setzt sich aus den Löhnen und Gehältern der eigenen Beschäftigten zusammen. Dies gilt für die Löhne von Vollzeit- sowie Teilzeitmitarbeitenden und Personen, die beim Unternehmen auf geringfügiger Beschäftigungsbasis angestellt sind. Das schließt sowohl fixe als auch variable Vergütungspositionen mit ein.
Erhalten festangestellte Mitarbeitende monatlich die gleiche wiederkehrende Summe vom eigenen Arbeitgeber ausgezahlt, handelt es sich um ein Gehalt. Das Grundgehalt erhalten Mitarbeitende dann unabhängig von der erbrachten Leistung. Auch Provisionen, Tantiemen oder Aktienbeteiligungen zählen zu den gehaltsbezogenen direkten Personalkosten.
Hingegen handelt es sich um Löhne, wenn die Vergütung von der Leistung (Stückzahl) bzw. Anzahl der erbrachten Stunden abhängt. Betroffen sind unter anderem Beschäftigte auf geringfügiger Basis sowie Personen, die einen Akkordlohn oder Fertigungslohn beziehen. Neben Löhnen und Gehältern sind Sach- und Nebenbezüge Teil der direkten Personalkosten.
So setzen sich die direkten Personalkosten einer Person beispielsweise aus folgenden Bestandteilen zusammen:
- Bruttogehalt
- Sozialversicherungsbeiträge
- Weihnachtsgeld
- Reisekosten für einen Kundenbesuch
- Prämienzahlungen
- Personalrabatt
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Indirekte Personalkosten
Anders als die direkten Personalkosten fallen die indirekten Personalaufwände nicht unmittelbar mit der leistungsbezogenen Beschäftigung eines Angestellten an. Vielmehr handelt es sich hier um Kosten, die zusätzlich zum Bruttoentgelt für eine Beschäftigung notwendig sind. Deshalb bezeichnet man die indirekten Personalkosten auch als Personalnebenkosten oder Personalzusatzkosten.
Zu diesen zusätzlichen Kosten zählen alle Aufwände, die ein Arbeitgeber erbringt, um das Arbeitsverhältnis zu realisieren. Beispielsweise benötigen Mitarbeitende Arbeitsmittel und einen ergonomischen Arbeitsplatz, um ihre Tätigkeit zu verrichten. In manchen Fällen ist das Stellen von Berufskleidung zwingend erforderlich.
Die indirekten Personalkosten sind entsprechend von Unternehmen flexibler zu steuern als die direkten. Arbeitgeber können passend zur wirtschaftlichen Situation entscheiden, wie viel Geld sie für die Miete eines Büros zahlen, welche Ausstattung sie wählen und welche Arbeitsmittel sie zur Verfügung stellen.
Nicht alle indirekten Personalaufwände lassen sich beliebig steuern. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung fallen immer an und auch vereinbarte geldwerte Vorteile lassen sich nicht ohne Weiteres streichen.
Wichtig zu wissen: Rekrutierungskosten sowie Kosten der Fluktuation sind Teil der indirekten Personalkosten. Effiziente Prozesse innerhalb der Candidate und Customer Journey von Talenten wirken sich hier kosteneffizient aus.
Folgende Kostenpositionen zählen zu den indirekten Personalkosten:
- Lohnnebenkosten wie Sozialversicherungen und Umlagen
- Ausstattung von Arbeitsplätzen und Arbeitsmittel
- Arbeitskleidung
- Recruiting-Kosten
- Abfindungen
- Betriebskosten für die Kantine, den Betriebsarzt oder die HR-Abteilung
Welche Personalkosten sind gesetzlich verpflichtend und welche freiwillig?
Personalkosten gliedern sich zudem in verpflichtende und freiwillige Kostenpunkte, die Arbeitgeber für Mitarbeitende erbringen müssen. Anforderungen entstehen aus Gesetzestexten, Richtlinien der Arbeitssicherheit, vertragsbasierten Einzelvereinbarungen, tariflichen Bedingungen sowie verbindlich zu zahlenden Sozialkosten.
Freiwillig sind hingegen alle Personalkosten, die Arbeitgeber erbringen, um die reine Wirtschaftlichkeit zu erhöhen bzw. das Wohl der Mitarbeitenden zu verbessern.
Verpflichtende Personalkosten
Aus jedem Vertrag entstehen Verbindlichkeiten. Vertraglich vereinbarte Gehälter – seien es Einzelverträge oder Tarifverträge – sind von Unternehmen in vollem Umfang zu leisten. Ebenfalls nicht verhandelbar sind die Arbeitgeberanteile an den gesetzlich zu entrichtenden Sozialkosten. Dies schließt die Zahlung der Arbeitgeberanteile für die Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung und Pflegeversicherung sowie die gezahlten Leistungen für die betriebliche Unfallversicherung mit ein.
2024 sind folgende Anteile von Arbeitgebern zu erbringen:
- Allgemeine Krankenversicherung: 7,3 Prozent
- Rentenversicherung: 9,3 Prozent
- Arbeitslosenversicherung: 1,3 Prozent
- Pflegeversicherung: zwischen 2,4 bis 4,0 Prozent
Wie sehr die Kosten ins Gewicht fallen, ist von den individuellen Gehältern der Mitarbeitenden sowie von dem Pflegeversicherungsgrad abhängig.
Unternehmen besitzen gegenüber ihren festangestellten Mitarbeitenden eine allgemeine Sorgfaltspflicht. Diese beinhaltet auch Gehälter in Ausfallzeiten fortzuzahlen. Urlaubs-, Feiertags- und Krankheitsausfälle sind Umlagen, die Unternehmen in diesem Zuge fest kalkulieren müssen.
Freiwillige Personalkosten
Neben den verbindlichen sozialversicherungspflichtigen Leistungen erbringen Unternehmen freiwillige Leistungen, die beispielsweise der Absicherung von Mitarbeitenden dienen. Eine betriebliche Rentenversicherung, das Subventionieren von Kindergartenplätzen oder Umzugshilfen für neue Mitarbeitende sind gesetzlich nicht verpflichtend.
Sie zu zahlen, lohnt sich dennoch. Sie fördern ein attraktives Arbeitgeberimage. Das ist insbesondere wichtig, um Fachkräfte langfristig an das Unternehmen zu binden. Aus wirtschaftlicher Sicht können freiwillig aufgewendete Personalkosten strategische Kostenvorteile bedeuten.
Die Kosten einer hohen Fluktuation berechnen sich wie folgt:
Kumulierte Kosten x (Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen x Fluktuationsrate)
Warum das relevant ist: Unternehmen kostet jede Fluktuation rund 90 bis 200 Prozent des jährlichen Bruttogehaltes der gehenden Person.
Je mehr Unternehmen in bestehendes Personal investieren, desto geringer fällt die Fluktuation aus. Plus: Zufriedene Angestellte sind produktiver und tragen so zu einem höheren Umsatz bei. Das wiederum spart Kosten im Recruiting und Onboarding neuer Talente. Für jede zu besetzende Stelle geben Unternehmen durchschnittlich 3.500 Euro aus.
Der Hays HR-Report aus 2023 identifiziert neben einer marktgerechten Entlohnung die Arbeitsatmosphäre und eine funktionierende Work-Life-Balance als ausschlaggebende Faktoren der Mitarbeiterbindung.
Folgende Personalkosten lassen sich als Investition in die Mitarbeiterbindung betrachten:
- Essenszuschläge oder Kantinen
- Aus- und Weiterbildungsangebote
- Betriebssportangebote
- Zahlen der Arbeitskleidung
- Bereitstellung von Arbeitsmitteln für Büro und Homeoffice
- Urlaubsgeld
- Tankgutscheine
- Erholungsbeihilfe bzw. sonstige Beihilfen
- Einstellung eines Betriebsarztes
Wie hoch sind die Personalkosten eines Unternehmens?
Die Höhe der Personalkosten eines Unternehmens ist je nach Anzahl der Mitarbeitenden und der Beschäftigungsform variabel. Fest steht aber: Jedes Unternehmen zahlt indirekte Personalkosten und so unterscheidet sich das Bruttoentgelt von Arbeitnehmenden von den Kosten, die Unternehmen tatsächlich zahlen.
Die Rede ist vom Arbeitgeberbrutto. Zusätzlich gezahlte Aufwendungen pro Mitarbeitenden erhöhen die Personalkosten um rund 20 Prozent. Freiwillige soziale Angebote können die tatsächliche Abweichung erhöhen.
Berechnung
Die Berechnung der Personalkosten ergibt sich aus der Multiplikation des Bruttojahresentgelts pro Mitarbeitenden und einem Faktor X, der die indirekten Kosten im Durchschnitt spiegelt.
Als Beispiel: In 2024 beträgt das Mindestbruttogehalt pro Stunde 12,41 Euro. Multipliziert mit dem 20-Prozent-Faktor ergibt sich ein Arbeitgeberbruttogehalt von 14,89 Euro pro Stunde. Das ist nur der Mindesteinsatz. Fachkräfte kosten weit mehr.
Um zu errechnen, wie viel der einzelne Mitarbeitende das Unternehmen kostet, dividieren Personaler:innen die Personalkosten durch die Anzahl aller Angestellte. Ähnliche Berechnungen lassen sich tätigen, um den Stunden- oder Leistungseinsatz pro Mitarbeitenden zu berechnen. Flexible Arbeitszeiten und fixe Gehälter machen solche Überlegungen jedoch in den meisten Betrieben obsolet.
Personalkostenkennzahlen
Kosten allein haben keine Aussagekraft. Spannender ist es, herauszufinden, wie wirtschaftlich der Personalaufwand eines Unternehmens ist. Dieser berechnet sich aus der Personalaufwandsquote. Sie setzt die Personalkosten ins Verhältnis zur Gesamtleistung.
- Personalaufwandsquote = Personalkosten / Gesamtleistung
Die Personalaufwandsquote definiert die Intensität der Produktivität von Personal. Erstrebenswerte Ergebnisse liegen hier zwischen 7 und 25 Prozent.
Die Gesamtleistung setzt sich nach §275 HGB aus den Umsatzerlösen, anderen aktivieren Eigenleistungen und der Abweichung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen zusammen.
Wie Mitarbeitende die Wertschöpfung eines Unternehmens beeinflussen, gibt hingegen die Mitarbeiter-Wertschöpfungsquote an. Sie setzt die Personalkosten ins Verhältnis zum Rohertrag.
- Mitarbeiter-Wertschöpfungsquote = Personalkosten / Rohertrag
Anders als die Gesamtleistung ist der Rohertrag die Differenz zwischen dem Betrieb zugegangenen und abgegangenen Waren und Materialien.
Beide Kennzahlen geben Auskunft über die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Personalkosten. Langfristig reicht es nicht aus, nur den Status quo zu betrachten. Weitere Kennzahlen wie die Fluktuationsrate oder die Time-to-Hire bieten zusätzliche Informationen zum Ressourceneinsatz der Personalaufwände. Eine nennenswerte Personalkennzahl ist der Netto-Personalbedarf, also die Anzahl an Mitarbeitenden, die ein Unternehmen mindestens benötigt.
- Netto-Personalbedarf = (Personalbestand zum Zeitpunkt X + Abgänge) / feststehende Zugänge
Basierend auf den Kenntnissen lassen sich dann die Personalkosten strategisch steuern.
Wie lassen sich Personalkosten reduzieren?
Da die Personalkosten einen Großteil der Gesamtkosten eines Unternehmens ausmachen, sollten Arbeitgeber sich nicht erst in wirtschaftlich schwierigen Zeiten um eine effiziente Steuerung bemühen. Gelder effizient einsetzen und sparen, ist eine gute Idee, allerdings nicht zu Kosten der eigenen Mitarbeitenden.
Hier sind drei Wege, wie Betriebe Personalkosten smart reduzieren:
Effiziente Strukturen etablieren
Die Lösung liegt in einer effizienten Ausgestaltung aller Prozesse und Kostenstrukturen, beginnend bei den internen Strukturen. Schlanke HR-Prozesse und innovative Ansätze sorgen bereits in Bewerbungsphasen für geringere Kosten.
Gut aufgebautes Onboarding erhöht zudem die Chance, dass neue Mitarbeitende sich aufgehoben fühlen und schneller ihre volle Leistung erbringen. Das reduziert Einarbeitungszeiten und bindet Mitarbeitende gleichzeitig an das Unternehmen.
Belohnungssysteme smart aufbauen
Das Honorieren guter Leistung ist wichtig. Neben dem monetären Weg in Form einer Gehaltserhöhung gibt es weitere Möglichkeiten, die für Arbeitgeber kosteneffizienter sind und für Mitarbeitende weiterhin attraktiv bleiben.
Bei der Bereitstellung von Corporate Benefits wie Leistungs- und Sachzuwendungen sparen Arbeitgeber Lohnnebenkosten ein. Potenzielle Steuervorteile ergeben sich darüber hinaus.
Outsourcing
Unternehmen bleiben agil, wenn sie nicht jede Aufgabe inhouse erledigen. Ganze Abteilungen oder spezifische Aufgaben lassen sich bei Bedarf an externe outsourcen. Die Aufgaben übernehmen dann Agenturen, Unternehmen oder Freelancer:innen sowie Leiharbeitende.
Der Vorteil: Die eigenen Personalbudgets sind dadurch flexibler in der Verwaltung und Gelder fließen nur im beauftragten Umfang. Aktuell nimmt vor allem die Gig Economy an Fahrt auf und könnte für Unternehmen eine Entlastung der Personalkosten darstellen.
Hier steckt viel Potenzial – nicht nur um die Personalkosten zu reduzieren, sondern auch flexibel Fachkräfte zu gewinnen. Arbeitgeber schauen laut einer PwC Studie aus dem Jahr 2021 bereits heute, welche Low-Performer und High-Performer-Stellen sie durch Gig Workers zukünftig abdecken.
Übrigens: Die Gig Economy ist nur eine von vielen Veränderungen, die New Work mit sich bringt. Der Trend hin zu hybriden und dezentralen Arbeitsplätzen senkt auch Personalkosten, die mit der Miete von Büroflächen und deren Gestaltung verbunden sind. Remote-Companies oder reduzierte Büroflächen bieten höchste Einsparpotenziale.
Fazit: Smarte Verwaltung der Personalkosten
Die Personalkosten sind kein spezifischer Teil des Unternehmens, der sich in einem Schwung verändern lässt. Neben dem Bruttogehalt der Mitarbeitenden setzt es sich aus vielen kleinen Kostenpunkten zusammen, die in Summe einen beträchtlichen Anteil der Gesamtkosten ausmachen. Personalkennzahlen geben Auskunft über die Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes und zeigen Handlungsbedarfe für heute und für die Zukunft auf.
Wichtig dabei: Es ist nicht per se richtig, die Personalkosten zu reduzieren. Wirtschaftlich kann auch eine Erhöhung der Personalkosten sein, sofern sie die Wertschöpfung oder Personalintensität steigert.
An den Vorteilen für eigene Mitarbeitende zu sparen, ist hier demnach der falsche Weg. Die richtige Frage ist, wie das eigene Unternehmen die Personalkosten optimieren kann – beispielsweise durch schlankere Prozesse im Recruiting, ausgebaute Anreizsysteme für Mitarbeitende oder durch Hinzunahme von Externen als flexible Komponente der Personaldeckung.
Weiterführende Quellen
- Horvath Studie - Personalkosten: https://www.horvath-partners.com/de/presse/detail/horvath-studie-personalkosten-steigen-2023-um-75-prozent
- Hays HR Report: https://www.hays.de/documents/10192/118775/hays-hr-report-2023-de.pdf
- IfM Bonn - Online Gig Economy: https://www.ifm-bonn.org/fileadmin/data/redaktion/publikationen/policy_brief/dokumente/policybrief-07-23.pdf
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