Personalkosten berechnen

Ein Mitarbeiter kostet weitaus mehr als das, was er monatlich verdient. Neben dem Lohn fallen Arbeitgeberbeiträge sowie diverse Zusatzkosten an. All das fällt in den Bereich der sogenannten Personalkosten. Damit sind alle Kosten gemeint, die im Zusammenhang mit dem Mitarbeiter entstehen. Zu den wichtigsten Personalkosten gehören Löhne oder Gehälter. Dabei handelt es sich um direkte Personalkosten. Bei Sachwertbezügen und Nebenbezügen handelt es sich ebenfalls um direkte Personalkosten. Schließlich werden noch die indirekten Personalkosten (Lohnnebenkosten) mit einberechnet. Dazu zählen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, Kosten, die durch Aus- oder Weiterbildung entstehen, Kosten für Berufskleidung sowie die Lohnsteuern.

Im Bezug auf die Personalkosten gibt es im Jahr 2021 einige Änderungen. So steigt beispielsweise das Mindestbruttogehalt von 9,35EUR auf 9,50EUR pro Stunde. Am 1.7.2021 ist schließlich ein weiterer Anstieg auf 9,60EUR geplant. Eine weitere Änderung ist die seit 1.1.2021 in Kraft getretene Erhöhung der amtlichen Sachwertsbezüge für Unterkünfte und Verpflegung. Rechnet ein Unternehmen hier mit den alten Werten, sind die ermittelten steuer- und beitragspflichtigen Entgelte der betreffenden Arbeitnehmer falsch. Selbstverständlich können sich die derzeit geltenden Werte auch im Jahr 2022 wieder ändern. Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, immer auf dem richtigen Stand zu sein. Seit dem 1.1.2021 sind übrigens auch die Lohnsteuer-Freibeträge gestiegen. Das Kindergeld steigt um 15EUR und der steuerliche Kinderfreibetrag und der Betreuungsfreibetrag steigen 2021 an.

Bruttogehalt, gesetzliche Sozialabgaben, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Kosten für die Weiterbildung, Ausfallzeiten oder die Einrichtung eines Arbeitsplatzes. Wer Mitarbeiter beschäftigt, macht sich oftmals nicht klar, wie viele Posten sich unter den tatsächlichen Personalkosten für einen Angestellten subsumieren können.

Doch genau diese Faktoren sollten Arbeitgeber von Anfang an berücksichtigen. Denn nur, wenn sie die ganze Summe der Personalkosten ermitteln, können sie feststellen, ob sie sich die Beschäftigung neuer Angestellter überhaupt leisten können. Doch welche Positionen müssen exakt berücksichtigt werden, um die Personalkosten vollständig berechnen zu können?

Wirtschaftlichkeitsanalyse: Was sind direkte und indirekte Personalkosten?

Bei der Berechnung der Personalkosten unterscheidet man zwischen direkten und indirekten Faktoren. Beide sollte man für jeden Mitarbeiter kennen.

Zu den direkten Personalkosten gehören:

• Das monatliche Bruttogehalt für den Arbeitnehmer
• Monatliche Abzüge für die Rentenversicherung
• Monatliche Abzüge für die Krankenversicherung
• Monatliche Abzüge für die Arbeitslosenversicherung
• Monatliche Abzüge für die Pflegeversicherung
• Monatliche Umlagen zur Entgeltfortzahlung und zum Insolvenzgeld
• Monatliche Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• 13tes Monatsgehalt
• Boni
• Monatliche Tarifliche oder freiwillige Sozialleistungen: Familienbeihilfe, Vermögensbildung, Altersvorsorge, Personalrabatte, verbilligte Arbeitgeberdarlehen
• Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall
• Anfallende Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung
• Reise- und Bewirtungskosten

Zu den indirekten Personalkosten gehören Faktoren wie:

• Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Büromöbeln, Computer, Telefon
• Eventuell: Firmenwagen
• Eventuell: Laptop
• Eventuell: Handy
• Büromieten und Nebenkosten
• Kosten für Büromaterial
• Eventuell: Kosten für Geschenke oder Sachbezüge
• Kosten für die Rekrutierung eines Mitarbeiters

Sind die einzelnen Kostenfaktoren bekannt, die ein Mitarbeiter auf sich vereint, stellt sich die Frage, wie sich die Personalkosten für diesen und jeden weiteren einigermaßen exakt berechnen lassen. Um das schnell und einfach herauszufinden, reicht es aus, die anfallenden Gesamtkosten ins Verhältnis zum Jahresbrutto dieses Mitarbeiters zu setzen.

Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie man dabei vorgeht: Angenommen, dass das Bruttoeinkommen eines Angestellten 65.000 Euro per anno beträgt und sich die errechneten Gesamtkosten für den Beschäftigten auf 110.500 Euro belaufen. Hierin inbegriffen sind alle direkten und indirekten Personalkosten, die für ihn anfallen. Daraus ergibt sich, dass die tatsächlichen Personalkosten um den Faktor 1,7 höher sind als das Bruttojahresgehalt.

Dieser Faktor ist für jeden Mitarbeiter gleich. So lässt sich für jeden neuen Mitarbeiter mit einer simplen Formel überschlagen, was dieser pro Jahr kostet. In diesem Fall:

Das Bruttojahresentgelt x 1,7 = Tatsächliche Personalkosten

Übrigens: Bei einem Arbeitnehmer kommt von dieser Summe allerdings nur der geringste Teil an, wie die nachfolgende Beispielrechnung mit einem Berufseinsteiger, der ein Monatsbrutto von 2.000 Euro bezieht, verdeutlicht. Die Gesamtkosten auf Arbeitgeberseite liegen mit dem errechneten Faktor bei monatlichen 3.400 Euro. Dem kinderlosen und gesetzlich versicherten Arbeitnehmer selbst fließen nach Abzug aller Sozialversicherungen und Steuern aber ungefähr nur 1.280 Euro aufs Konto.

 Wann sind sie wirklich wirtschaftlich?

 Angesichts all dieser Zahlen, Daten und Fakten stellt sich Arbeitgebern schnell die Frage nach der Wirtschaftlichkeit eines Arbeitnehmers. Denn nur, wenn dieser einen Beitrag zum Unternehmensgewinn leistet, der über die eigenen Personalkosten hinausgeht, die für ihn anfallen, lohnt es sich für das Unternehmen, ihn zu beschäftigen. Andernfalls macht es aus betriebswirtschaftlicher Sicht Verluste. Eine qualifizierte und erfahrene Strategieberatung hilft bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Zumal jeder Arbeitgeber seine Mitarbeiter auch dann halten will, wenn es zum Beispiel einmal zu unvorhergesehenen Geschäftseinbrüchen kommt. Um für solche Krisenzeiten einen Puffer zu haben, müssen Angestellte in guten Zeiten sozusagen „vorverdienen“. Nur dann kann der Arbeitgeber sie in wirtschaftlich schwierigen Zeiten weiterbeschäftigen.

Doch wie viel muss der einzelne Mitarbeiter erwirtschaften, damit er für ein Unternehmen „rentabel“ ist? Auch hierfür gibt es – wie allzu oft – eine Faustregel. In der Dienstleistungsbranche ist davon auszugehen, dass jeder Mitarbeiter pro Jahr das zweifache der Personalkosten erwirtschaften muss, die der Arbeitgeber für ihn ausgibt. In Produktions-, Handwerks- oder Handelsunternehmen gilt die gleiche Berechnungsgrundlage. Hinzu kommen aber noch zusätzliche Kosten für Materialien oder Waren, die verbraucht wurden.

Ergibt die Wirtschaftlichkeitsanalyse, dass sich dieses Ziel nicht umsetzen lässt, gibt es für Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten, ihre Personalkosten zu senken. Zum Beispiel, indem sie kostenlose Vergünstigungen wie tägliches Obst, Kaffee oder Wasser, vergünstigte Kantinenbesuche und dergleichen streichen. In Krisenzeiten ist das für Unternehmen häufig ein probates Mittel, um Kosten zu sparen und gleichzeitig Entlassungen zu vermeiden.

Es gibt aber auch alternative Beschäftigungsformen, die Arbeitgeber ins Auge fassen können:  Die Zusammenarbeit mit Freelancern oder so genannten Freien Mitarbeitern zum Beispiel. Für sie müssen als Selbstständige keine Arbeitgeberanteile abgeführt werden – und es besteht keine Verpflichtung zur Lohnfortzahlung im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Bezahlt wird nur, was auch geleistet wurde.

Aber Vorsicht: Legal ist das nur, wenn der Freelancer mehrere Auftraggeber hat und nicht den größten Teil seines Einkommens bei nur einem Arbeitgeber erwirtschaftet. Dann erfüllt das das Kriterium der Scheinselbstständigkeit. Und diese ist strafbar.

Für den Auftraggeber, der dann tatsächlich Arbeitgeber ist, hat das üble Konsequenzen: Zum Beispiel müssen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung nachträglich abgeführt werden. Das kann gerade kleinere Unternehmen in den Ruin treiben. Hier sollte man sich als Arbeitgeber seiner Sache ganz sicher sein und prüfen, ob es sich bei einem Freelancer wirklich um einen Selbstständigen mit einer größeren Anzahl von Auftraggebern, handelt.

Personalkosten gliedern sich zudem in verpflichtende und freiwillige Kostenpunkte, die Arbeitgeber für Mitarbeitende erbringen müssen. Anforderungen entstehen aus Gesetzestexten, Richtlinien der Arbeitssicherheit, vertragsbasierten Einzelvereinbarungen, tariflichen Bedingungen sowie verbindlich zu zahlenden Sozialkosten.

Freiwillig sind hingegen alle Personalkosten, die Arbeitgeber erbringen, um die reine Wirtschaftlichkeit zu erhöhen bzw. das Wohl der Mitarbeitenden zu verbessern.

Verpflichtende Personalkosten

Aus jedem Vertrag entstehen Verbindlichkeiten. Vertraglich vereinbarte Gehälter – seien es Einzelverträge oder Tarifverträge – sind von Unternehmen in vollem Umfang zu leisten. Ebenfalls nicht verhandelbar sind die Arbeitgeberanteile an den gesetzlich zu entrichtenden Sozialkosten. Dies schließt die Zahlung der Arbeitgeberanteile für die Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung und Pflegeversicherung sowie die gezahlten Leistungen für die betriebliche Unfallversicherung mit ein.

2024 sind folgende Anteile von Arbeitgebern zu erbringen:

• Allgemeine Krankenversicherung: 7,3 Prozent
• Rentenversicherung: 9,3 Prozent
• Arbeitslosenversicherung: 1,3 Prozent
• Pflegeversicherung: zwischen 2,4 bis 4,0 Prozent

Wie sehr die Kosten ins Gewicht fallen, ist von den individuellen Gehältern der Mitarbeitenden sowie von dem Pflegeversicherungsgrad abhängig.

Fazit: Jeder Arbeitgeber, der vor hat, neue Mitarbeiter einzustellen, sollte sich darüber klar sein, dass zusätzlich zum vereinbarten Bruttolohn nicht nur die klassischen Lohnnebenkosten entstehen, sondern dass auch viele indirekte Kostenfaktoren einfließen. Die tatsächlichen Personalkosten liegen also um ein Vielfaches darüber.

Damit die Neueinstellung eines Mitarbeiters in betriebswirtschaftlicher Hinsicht einwandfrei ist und nicht zur Kostenfalle wird, muss jeder Lohn sehr genau kalkuliert werden. Aus dieser Kalkulation ergibt sich bei der Gehaltsverhandlung auch eine Obergrenze, was ein Unternehmen zahlen kann, um sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht immer noch im „grünen Bereich“ zu bewegen.

Dabei ist aber auch zu beachten: Wer Mitarbeiter einstellt, die schon längere Zeit arbeitslos sind, kann als Arbeitgeber einen so genannten Eingliederungszuschuss von der Bundesagentur für Arbeit geltend machen. Das ist doch auch ein Wort.