Outsourcing – Was ist das?

Das Outsourcing ist längst zu einer beliebten Möglichkeit für Unternehmen geworden, mit denen sie die Expertise von Spezialisten nutzen, damit sie sich selbst exakt ihrem eigentlichen Kerngeschäft widmen können. Man kann in diesem Zusammenhang nicht mehr von einem Trend sprechen. Das Outsourcing ist zu einem modernen und essentiellen Element geworden, die Effizienz im Unternehmen zu verbessern. Dabei lassen sich aktuell zwei Bereiche festmachen, in denen diese Variante der Kooperation ganz besonders genutzt wird.

Die IT ist ideal für das Outsourcing, da viele Tätigkeiten durch den sogenannten Fernzugriff von den Spezialisten ausgeführt werden können. Heute sind die IT-Leistungen so facettenreich, dass sie durch die Teams insbesondere von kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht mehr geleistet werden können. Zum einen deshalb, weil die Softwarelösungen immer komplexer werden - ein Beispiel dafür ist ERP -, zum anderen deshalb, weil heute auch die Anforderungen bezüglich der Sicherheit gestiegen sind. Insbesondere seit der Einführung der DSGVO, der Datenschutz-Grundverordnung der EU sind Datenschutz und Datensicherheit das A und geworden. Da die kriminellen Energien der Hacker mehr Strategien entwickelt haben, braucht es auch mehr Kompetenz von externen Experten.

Auch der Bereich von Buchhaltung und Steuer ist für das Outsourcing immer geeigneter. Denn die Bestimmungen in diesem Kontext werden komplexer und viele Unternehmen scheuen es, für solche Tätigkeiten eigenes Personal zu beschäftigen, das sich ständig fortbilden muss. Zudem macht es die Digitalisierung leicht, die relevanten Dokumente auszutauschen. Externe Buchhaltung ist also mit hohem Komfort verbunden.

Fazit: Das Outsourcing wird auch in 2021 und 2022 Bestand haben.

Laut einer aktuellen Studie der IDG Research Services in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Projektdienstleister Allgeier Experts gibt es neben der besseren Verfügbarkeit von technischen und menschlichen Ressourcen aber noch weitere Vorteile, die aus Unternehmenssicht für das Outsourcing sprechen.

Dazu gehören:

• Eine höhere Stabilität im Betrieb (19,7 Prozent)
• Eine bessere Servicequalität (19,1 Prozent)
• Eine schnellere Bereitstellung neuer Funktionalitäten (18,8 Prozent)
• Ein Plus an Agilität (18,6 Prozent)
• Ein Zugewinn an personeller Flexibilität bei Auftragsspitzen (17,5 Prozent)

Last but not least: Ein Plus an Innovationen. In den letzten Jahren haben sich externe Dienstleister nämlich zu regelrechten Innovationszentren entwickelt, die Unternehmen beispielsweise als strategischer Partner dahingehend unterstützen, aktuelle Markttrends, wie etwa kreative Methoden zur Qualitätsverbesserung und Steigerung der Kundenzufriedenheit, aufzugreifen und zu übernehmen. So können Wettbewerbsvorteile rascher ausgebaut werden.

Mit am häufigsten ausgelagert werden laut Studie IT-Dienstleistungen. Markus Ley, Vorstand von Allgeier Experts, betont: "Dienstleister werden von Unternehmen nicht mehr nur zur Entlastung des IT-Managements oder zur Deckung von Bedarfsspitzen genutzt, sondern sollen als Partner auf Augenhöhe in komplexen Fragen beratend zur Seite stehen und dabei helfen, Fachwissen im Unternehmen aufzubauen, indem sie über ihre Mitarbeiter einen Wissenstransfer nach innen schaffen."

Unternehmen kommen angesichts der vielen Vorteile, die das Outsourcing mit sich bringt, auch in Bereichen wie dem Finanzwesen, der Logistik, dem Kundenservice zunehmend auf den Geschmack, den ein oder anderen Sektor outzusourcen. Immer häufiger ist das auch im HR-Bereich der Fall. Hier stehen Personalmanager wegen des Fachkräftemangels, chronisch durchlöcherter Personaldecken und älter werdenden Belegschaften massiv unter Druck.

Sie müssen außerdem in der Personalentwicklung viele Weichen stellen, um ihre Mitarbeiter auf das Digitalzeitalter vorzubereiten. Angesichts dieser Aufgabenfülle ist es den HR-Experten umso willkommener, wenn sie in bestimmten Angelegenheiten von zeitaufwändigen Arbeiten durch externe Agenturen entlastet werden. Im Bereich Recruiting nehmen ihnen zum Beispiel spezialisierte Headhunter viel Last von den Schultern. Im Bereich Employer Branding unterstützen derweil externe B2B-Agenturen. Zum Beispiel mit diesen Dienstleistungen:

• Employer Branding Strategien
• Entwicklung einer Arbeitgebermarke
• Entwicklung von Recruiting-Konzepten
• Entwicklung von Kampagnen im Ausbildungsmarketing
• Erstellung von Mediaplanungen
• Entwicklung von Einzelideen zur Erweiterung des bisherigen Personalmarketing
• Mobile Recruiting-Kampagnen
• Schulmarketing Kampagnen
• Webdesign und Webentwicklung
• Zielgruppen-Analyse
• Recrutainment-Projekte
• Content-Marketing
• Video-Recruiting
• Entwicklung von Online-Tools und Anwendungen
• Influencer Marketing

Outsourcing macht vor allem immer dann Sinn, wenn sich daraus für Unternehmen ein Wirtschaftlichkeitsvorsprung ergibt. Wie hoch dieser ist, lässt sich mit einer Kosten-Nutzen-Rechnung ausrechnen.

Achtung: Dabei sollten in der Praxis nicht nur die Kosten für die externen Dienstleistungen gesehen werden, sondern auch die Positionen, die intern durch die Zusammenarbeit mit der externen Agentur anfallen – etwa durch den Austausch, regelmäßige Meetings, Übergaben und, und, und. Dann fällt die Kalkulation realistisch aus.

Die Entscheidung ist für ein Outsourcing-Projekt gefallen? Was ist nun zu beachten? Hier sind die folgenden Punkte relevant:

• Ausgelagert werden sollten nur Bereiche, in denen das Unternehmen selbst keine Schlüsselkompetenzen besitzt.
• Immerhin hebt man sich durch diese von anderen Unternehmen ab. Das sollte auch so bleiben. Ansonsten besteht die Gefahr, dass man sich von dem externen Dienstleister abhängig macht.
• Sollten dem Dienstleister im Falle einer Abhängigkeit wirtschaftliche oder qualitative Schwierigkeiten entstehen, kann das zu einer erheblichen Beeinflussung der eigenen Wertschöpfung führen.
• Außerdem ganz wichtig: Der extern beauftragte Dienstleister muss seine Vorkehrungen in punkto Datenschutz und IT-Sicherheit offenlegen. Sicher ist sicher! Kommt es zu Verletzungen geltenden Rechts kann das nämlich im Zweifel auf den Auftraggeber zurückfallen.

Nicht immer werden beim Outsourcing übrigens Teile eines Unternehmens an einen Dienstleister, Berater oder eine Agentur abgegeben. Es gibt auch noch eine spezielle Sonderform des Outsourcings. Beim unternehmensinternen Outsourcing werden zum Beispiel Bereiche, die bislang an verschiedenen Stellen innerhalb einer Organisation bearbeitet wurden, an ein Tochterunternehmen oder an eine Dependance abgegeben und dort einheitlich abgewickelt. Meist geschieht das, um Prozesse zu vereinheitlichen und zu verschlanken.

Egal, ob internes oder externes Outsourcing. Es kann sein, dass Mitarbeiter durch ein Outsourcing-Projekt ihren Job verlieren oder sich Aufgaben ändern. Das kann zu Verunsicherungen führen. Daher ist es wichtig, den Arbeitnehmern das Projekt zeitnah nahezubringen und offen darüber zu kommunizieren. So beugen Arbeitgeber etwaigen Gerüchten vor. Das ist wichtig! Sonst ist das Betriebsklima dahin und das Prinzip des Outsourcings geht nach hinten los, weil die Mitarbeiter nicht mit dem Arbeitgeber an einem Strang ziehen.