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Outsourcing – Was ist das?

Fast drei Viertel der deutschen Unternehmen tun’s: Outsourcing. Outgesourct werden in erster Linie IT-Dienstleistungen. Aber auch HR-Arbeiten können ausgelagert werden. Aber Moment mal! Was ist Outsourcing eigentlich genau, wie funktioniert es und wo liegen die Vorteile?

 

 

Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den Anglizismen outside, resource und using zusammen. Vereinfacht gesagt handelt es sich beim Outsourcing um die Auslagerung ganzer Geschäftsbereiche an einen externen Dienstleister. Ziel ist meist, auf diese Weise interne Prozesse zu vereinfachen und Personalkosten einzusparen. Externe Dienstleister, Lieferanten, Agenturen oder Partner können die entstehenden Kosten in der Regel tatsächlich reduzieren. Experten gehen von einer möglichen Kostenreduktion bis zu 50 Prozent aus.

 

 

Das rührt daher, dass Unternehmen in bestimmten Bereichen nur begrenzte technologische Mittel besitzen. Diese müssten sie teuer anschaffen, um bestimmte Arbeitsabläufe in ihrer Organisation abbilden zu können. Im Falle des Outsourcings profitieren die Auftraggeber von der bereits vorhandenen Infrastruktur des externen Dienstleisters. Gleichzeitig muss das beauftragende Unternehmen keine Experten für den ausgelagerten Bereich einstellen.

 

Outsourcing: Die Vorteile

Laut einer aktuellen Studie der IDG Research Services in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Projektdienstleister Allgeier Experts gibt es neben der besseren Verfügbarkeit von technischen und menschlichen Ressourcen aber noch weitere Vorteile, die aus Unternehmenssicht für das Outsourcing sprechen.

 

Dazu gehören:

  • Eine höhere Stabilität im Betrieb (19,7 Prozent)
  • Eine bessere Servicequalität (19,1 Prozent)
  • Eine schnellere Bereitstellung neuer Funktionalitäten (18,8 Prozent)
  • Ein Plus an Agilität (18,6 Prozent)
  • Ein Zugewinn an personeller Flexibilität bei Auftragsspitzen (17,5 Prozent)

 

Last but not least: Ein Plus an Innovationen. In den letzten Jahren haben sich externe Dienstleister nämlich zu regelrechten Innovationszentren entwickelt, die Unternehmen beispielsweise als strategischer Partner dahingehend unterstützen, aktuelle Markttrends, wie etwa kreative Methoden zur Qualitätsverbesserung und Steigerung der Kundenzufriedenheit, aufzugreifen und zu übernehmen. So können Wettbewerbsvorteile rascher ausgebaut werden.

 

Welche Bereiche werden outgesourct?

Mit am häufigsten ausgelagert werden laut Studie IT-Dienstleistungen. Markus Ley, Vorstand von Allgeier Experts, betont: „Dienstleister werden von Unternehmen nicht mehr nur zur Entlastung des IT-Managements oder zur Deckung von Bedarfsspitzen genutzt, sondern sollen als Partner auf Augenhöhe in komplexen Fragen beratend zur Seite stehen und dabei helfen, Fachwissen im Unternehmen aufzubauen, indem sie über ihre Mitarbeiter einen Wissenstransfer nach innen schaffen.“

Unternehmen kommen angesichts der vielen Vorteile, die das Outsourcing mit sich bringt, auch in Bereichen wie dem Finanzwesen, der Logistik, dem Kundenservice zunehmend auf den Geschmack, den ein oder anderen Sektor outzusourcen. Immer häufiger ist das auch im HR-Bereich der Fall. Hier stehen Personalmanager wegen des Fachkräftemangels, chronisch durchlöcherter Personaldecken und älter werdenden Belegschaften massiv unter Druck.

 

Was leisten Agenturen im HR-Bereich?

Sie müssen außerdem in der Personalentwicklung viele Weichen stellen, um ihre Mitarbeiter auf das Digitalzeitalter vorzubereiten. Angesichts dieser Aufgabenfülle ist es den HR-Experten umso willkommener, wenn sie in bestimmten Angelegenheiten von zeitaufwändigen Arbeiten durch externe Agenturen entlastet werden. Im Bereich Recruiting nehmen ihnen zum Beispiel spezialisierte Headhunter viel Last von den Schultern. Im Bereich Employer Branding unterstützen derweil externe B2B-Agenturen. Zum Beispiel mit diesen Dienstleistungen:

 

  • Employer Branding Strategien
  • Entwicklung einer Arbeitgebermarke
  • Entwicklung von Recruiting-Konzepten
  • Entwicklung von Kampagnen im Ausbildungsmarketing
  • Erstellung von Mediaplanungen
  • Entwicklung von Einzelideen zur Erweiterung des bisherigen Personalmarketing
  • Mobile Recruiting-Kampagnen
  • Schulmarketing Kampagnen
  • Webdesign und Webentwicklung
  • Zielgruppen-Analyse
  • Recrutainment-Projekte
  • Content-Marketing
  • Video-Recruiting
  • Entwicklung von Online-Tools und Anwendungen
  • Influencer Marketing

 

Wann macht Outsourcing Sinn?

Outsourcing macht vor allem immer dann Sinn, wenn sich daraus für Unternehmen ein Wirtschaftlichkeitsvorsprung ergibt. Wie hoch dieser ist, lässt sich mit einer Kosten-Nutzen-Rechnung ausrechnen.

Achtung: Dabei sollten in der Praxis nicht nur die Kosten für die externen Dienstleistungen gesehen werden, sondern auch die Positionen, die intern durch die Zusammenarbeit mit der externen Agentur anfallen – etwa durch den Austausch, regelmäßige Meetings, Übergaben und, und, und. Dann fällt die Kalkulation realistisch aus.

 

Outsourcings: Was ist der Planungsphase wichtig ist

Die Entscheidung ist für ein Outsourcing-Projekt gefallen? Was ist nun zu beachten? Hier sind die folgenden Punkte relevant:

  • Ausgelagert werden sollten nur Bereiche, in denen das Unternehmen selbst keine Schlüsselkompetenzen besitzt.
  • Immerhin hebt man sich durch diese von anderen Unternehmen ab. Das sollte auch so bleiben. Ansonsten besteht die Gefahr, dass man sich von dem externen Dienstleister abhängig macht.
  • Sollten dem Dienstleister im Falle einer Abhängigkeit wirtschaftliche oder qualitative Schwierigkeiten entstehen, kann das zu einer erheblichen Beeinflussung der eigenen Wertschöpfung führen.
  • Außerdem ganz wichtig: Der extern beauftragte Dienstleister muss seine Vorkehrungen in punkto Datenschutz und IT-Sicherheit offenlegen. Sicher ist sicher! Kommt es zu Verletzungen geltenden Rechts kann das nämlich im Zweifel auf den Auftraggeber zurückfallen.

 

Spezielle Formen des Outsourcings

Nicht immer werden beim Outsourcing übrigens Teile eines Unternehmens an einen Dienstleister, Berater oder eine Agentur abgegeben. Es gibt auch noch eine spezielle Sonderform des Outsourcings. Beim unternehmensinternen Outsourcing werden zum Beispiel Bereiche, die bislang an verschiedenen Stellen innerhalb einer Organisation bearbeitet wurden, an ein Tochterunternehmen oder an eine Dependance abgegeben und dort einheitlich abgewickelt. Meist geschieht das, um Prozesse zu vereinheitlichen und zu verschlanken.

Egal, ob internes oder externes Outsourcing. Es kann sein, dass Mitarbeiter durch ein Outsourcing-Projekt ihren Job verlieren oder sich Aufgaben ändern. Das kann zu Verunsicherungen führen. Daher ist es wichtig, den Arbeitnehmern das Projekt zeitnah nahezubringen und offen darüber zu kommunizieren. So beugen Arbeitgeber etwaigen Gerüchten vor. Das ist wichtig! Sonst ist das Betriebsklima dahin und das Prinzip des Outsourcings geht nach hinten los, weil die Mitarbeiter nicht mit dem Arbeitgeber an einem Strang ziehen.

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