Um Abläufe im Recruiting verbessern und steuern zu können, müssen sie messbar sein. Key Performance Indicators, kurz KPIs, sind solche Messgrößen. Die Leistung, der Ressourceneinsatz und die Erfolgsrate einer Maßnahme lassen sich so bewerten. Im Zuge einer datenbasierten Analyse der Recruitingprozesse kommen sie zum Einsatz und unterstützen das Controlling.
Wir stellen Ihnen elementare KPIs im Recruiting vor:
Time to Hire
Mit der Time to Hire wird die Zeit gemessen, die für die Besetzung einer Stelle aufgebracht wurde. Der Einstellungszeitraum bildet die Basis der Messung – die Definition des Einstellungszeitraums variiert allerdings in der Literatur. Die Ausschreibung der vakanten Stelle könnte der Startzeitpunkt sein. Möglich ist es auch, bereits ab dem Zeitpunkt der Identifikation des Bedarfes die Time to Hire zu messen. Abhängig ist dies davon, welche Prozessschritte auf Optimierungsbedarfe betrachtet werden sollen.
Die Messung der Time to Hire erfolgt durch Subtraktion des Startzeitpunkts und den Tagen, die notwendig waren, bis ein passendes Talent für die Stelle gefunden wurde. Ergo: Die Stelle besetzt ist.
Cost per Hire
In Einstellungsprozessen ist nicht nur die Zeit eine wichtige Ressource. Auch die Kosten sind datenbasiert zu betrachtet. Cost per Hire misst die Kosten, die für den Prozess der Einstellung anfallen. Der KPI ermöglicht eine kostenoptimierte Betrachtung von Rekrutierungsprozessen und unterstützt die Budgetierung für zukünftige Besetzungen. Reisekosten für Bewerbungsgespräche, Ads auf Social Media und Google und das Schalten gebührenpflichtiger Stellenanzeigen sind Kosten, die während Einstellungsprozessen anfallen können.
Um die Cost per Hire zu berechnen, werden zunächst alle intern und extern anfallenden Kosten für die Besetzung einer Stelle addiert. Diese werden dann ins Verhältnis zu der Anzahl der zu besetzenden Stellen geteilt.
Quality of Hire
Eines der Ziele im Recruiting ist es, den besten Fit für eine Stelle zu finden. Die KPI Quality of Hire misst die Passgenauigkeit des neuen Mitarbeitenden auf die besetzte Stelle. Die Qualität ist aus mehreren Gründen wichtig: Eine passgenaue Besetzung trifft alle Anforderungen an die Stelle und identifiziert sich mit den Werten des Unternehmens. Messen wir die Quality of Hire, weist ein hoher Wert darauf hin, dass neu eingestellte Mitarbeitende tendenziell länger im Unternehmen bleiben. Die Fluktuationsrate kann somit reduziert werden.
Eine genaue Berechnung der Quality of Hire gibt es nicht. Personalabteilungen bewerten anhand aufgestellter Kriterien die Qualität der Besetzung. Mithilfe einer definierten Zahlenskala werden anschließend die Kriterien bewertet. Der Durchschnitt aus allen Kriterien zeigt die tatsächliche Qualität. Metriken können sich jedoch unterscheiden und noch spezifischer werden, wenn einzelne Kriterien priorisiert werden.
Offer Acceptance Rate
Wie lange dauert es, bis der Wunschbewerbende die Stelle angenommen hat? Genau das misst die Offer Acceptance Rate. Sie stellt das Verhältnis aus der Anzahl der angenommenen Jobangebote und der Anzahl der tatsächlichen Jobangebote, beides in absoluten Zahlen, dar. Anschließend wird mit dem Faktor 100 multipliziert.
Ab welcher Prozentzahl die Offer Acceptance Rate als gut eingestuft wird, ist vom individuellen Anspruch abhängig. Generell gilt jedoch: Je näher die Prozentzahl zum Wert 100 tendiert, desto effizienter erfolgte das Recruiting. Die Offer Acceptance Rate gibt Aufschluss über die Effektivität der Kandidatenanalyse, die Wettbewerbsfähigkeit, die Arbeitgeberattraktivität und wie pointiert die Stellenausschreibung wirklich war. Ziel ist es, Bewerbungsprozesse passgenau auf die gewünschte Zielgruppe zuzuschneiden.
Bewerberzahl
Wie viele Talente sich auf eine Stelle beworben haben, ist ein weiterer relevanter KPI. Die Messung erfolgt in absoluten Zahlen, weshalb eine Berechnungsformel entfällt. Auch für das Employer Branding ist die Kennzahl ein wichtiger Richtfaktor. Über die Qualität von Bewerbenden sagt sie jedoch nichts aus. Viele Bewerbende auf eine Stelle bedeuten beispielsweise nicht, dass diese auch zur Stellenbeschreibung passen.
Für Personalabteilungen empfiehlt es sich jedoch beispielsweise die Bewerbendenzahlen zu tracken, wenn auf mehreren Kanälen Rekrutierungskampagnen laufen. So ist direkt sichtbar, wie viele Bewerbende über die jeweiligen Kanäle auf die Stelle aufmerksam wurden. Das ermöglicht erweiterte Steuerungen.