Workation

Der Begriff Workation setzt sich aus den Worten „Work“ und „Vacation“ zusammen. Gemeint ist das temporäre Arbeiten abseits des gewohnten Arbeitsplatzes. Bekannt geworden ist die Idee einer Workation durch digitale Nomaden – also Selbstständige, die remote, von den schönsten Orten der Welt ihr digitales Geschäftsmodell ausüben. Die PwC-Studie „Zwischen Wunsch und Wirklichkeit 2024“ zeigt, dass Angestellte sogar ganz genaue Vorstellungen davon haben, wo und wann sie ihre Workation verbringen möchten. So sind die Wintermonate für Workations besonders gefragt. 82 Prozent der Befragten bevorzugen einen Aufenthalt im Süden gegenüber dem tristen Wetter Deutschlands. Präferierte Reiseziele sind Spanien (37 Prozent Zustimmung) und Italien (32 Prozent Zustimmung).

Im Unternehmen ist eine Workation demnach das Arbeiten von einem Urlaubsort aus. Wichtig zu verstehen ist diesbezüglich, dass es sich dabei um keine Urlaubszeit eines Angestellten handelt. Vielmehr soll sie auf eine gesunde Work-Life-Balance und Flexibilität des Mitarbeitenden einzahlen. Mitarbeitende arbeiten während Workations also wie gewohnt. Abseits der Arbeitszeiten können sie dann den Urlaubsort entdecken.

Arten einer Workation

Workation-Modelle unterteilen sich in Gruppen-Workations und Einzel-Workations.

Einzel-Workations: Fokus auf persönliche Work-Life-Balance
Die reguläre Form sind Einzel-Workations. In diesem Fall beantragen einzelne Mitarbeitende im Unternehmen, dass sie das Corporate Benefit nutzen möchten. Unternehmen steht es frei, diesen Antrag an- oder abzulehnen. Bei Zustimmung vereinbaren Unternehmen und die Einzelperson die Rahmenbedingungen der Workation:

• Dauer
• Zeitraum
• Ort
• Arbeitszeiten
• Klare Aufgabenverteilung
• Nötige Arbeitsmittel wie Laptop, Diensthandy…
• Erreichbarkeiten
• Finanzierung der Workation
• Widerrufs- und Beendigungsmöglichkeiten
• Datenschutzaspekte

Tipp: Enge Abstimmungen über Erreichbarkeiten, Arbeitszeiten und Arbeitsaufgaben sind insbesondere notwendig, wenn eine Zeitverschiebung zwischen Betriebsstätte und Urlaubsort besteht. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, Sondervereinbarungen für den Zeitraum vertraglich festzuhalten. Verkürzte und veränderte Arbeitszeiten sind Vertragsbestandteile.

Gruppen-Workations: Fokus auf Mitarbeiterbindung und Netzwerkeffekte
Unternehmen nehmen die Idee der Workation auf, um mitsamt aller Angestellten oder in Teams von einem Urlaubsort aus zu arbeiten. Dann gehört die Workation zur Firmenkultur. Die Zeit vor Ort nutzen Unternehmen in der Regel bewusst – entweder um Strategien aufzubauen, kommende Quartale zu planen oder Teambuilding-Maßnahmen umzusetzen. In der Regel ist die Zeit vor Ort intensiv.

Neben der Arbeit verbringen Teams in diesem Zuge aber auch freie Zeit miteinander – sei es bei Besichtigungen der Destination oder gemeinsam am Pool. Mitarbeitende lernen sich so auf einer anderen Ebene besser kennen. Das schweißt zusammen und bindet Mitarbeitende so auch an das Unternehmen selbst.

Eine Workation ist nicht für jedes Berufsfeld geeignet. Denn sie sind nur dann möglich, wenn Mitarbeitende ihre Aufgaben mobil erledigen können. Zum Vergleich: In der PwC-Studie gaben 51 Prozent der Teilnehmenden an, mobil arbeiten zu können.

Demnach sind Workations jenen Berufsgruppen vorbehalten, die insbesondere IT- und telekommunikationsgestützt arbeiten. Folgende Berufe kommen infrage:

• Virtuelle Assistenzen und frei beratende Consultants
• Content Creator, Grafiker:innen, Marketers, Fotograf:innen und Texter:innen
• Personen im digitalen Kundenservice
• IT- und KI-gestützte Berufsfelder wie Data Scientists oder Programmierer:innen
• …

Kurz gesagt: Klassische Bürotätigkeiten sind für Workations prädestiniert – unabhängig davon, ob sie selbstständig oder im Angestelltenverhältnis ausgeführt werden.

Besonders junge Talente am Arbeitsmarkt sprechen sich für Workations als Corporate Benefit aus. 80 Prozent der 18- bis 29-Jährigen wünschen sich ein solches Angebot, 30 Prozent würden sogar ein Jobangebot ablehnen, das diese Möglichkeit nicht inkludiert – so die PwC-Studienergebnisse. Die NEWOKA-Workation-Studie bestätigt diese Einschätzung. 62 Prozent der Befragten sehen eine Workation-Möglichkeit als ausschlaggebendes Argument bei einem Jobwechsel an.

Das beweist: Ein Workation-Angebot ist nicht nur ein nettes Nice-to-have. Es ist ein Arbeitgeberangebot, das New Work widerspiegelt und den nötigen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz im War of Talents verschafft. Das sind Vorteile:

Für Arbeitnehmende

Arbeitnehmende sehen in einer Workation eine Win-Win-Situation. Die Zeit geht nicht von ihren Urlaubstagen ab und dennoch können sie ihre freien Zeiten an schönsten Urlaubsdestinationen verbringen. Oftmals geht es auch mit einer Arbeitszeitverkürzung einher. So bauen Mitarbeitende in der Zeit in Absprache beispielsweise aufgelaufene Überstunden ab und haben so eine verbessere Work-Life-Balance. Das sind weitere Vorteile:

• Gesteigerte Zufriedenheit: Mitarbeitende sind zufriedener, da sie in der Zeit persönliche Träume erfüllen können.
• Inspiration: Nicht selten kehren Mitarbeitende inspirierter und motivierter zurück, da sie neue Eindrücke gesammelt haben.
• Kreativität: Von anderen Orten aus zu arbeiten, beflügelt die eigene Kreativität und kann neue Impulse ins Unternehmen bringen.

Für Arbeitgeber

Für Unternehmen entstehen indirekte Vorteile. Sie zeigen sich beispielsweise in der gestiegenen Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden, aber auch noch in anderen Punkten:

• Beschleunigte Arbeitsprozesse: Motivierte und zufriedene Mitarbeitende sind tendenziell produktiver.
• Stärkung der Arbeitgeberattraktivität: Zufriedene Mitarbeitende schätzen ihren Arbeitsplatz mehr und fühlen sich ihrem Arbeitgeber zugehörig.
• Neue Talente anziehen: Nachwuchskräfte entscheiden sich eher für einen Arbeitgeber, wenn die Aussicht auf eine Workation besteht.

Für Unternehmen zeigen sich die Vorteile weniger in kurzfristigen Zahlen. Als Employer-Branding-Tool kann das Corporate Benefit Workation den Unternehmenserfolg jedoch langfristig stärken. Sie zahlt auf eine positive Unternehmenskultur ein, die Innovation hervorbringt. Mit dem Angebot positionieren sich Unternehmen als attraktive Arbeitgebermarke, die aktuelle Mitarbeitende bindet und neue Talente anzieht.

Von Arbeitgeberseite ist eine Workation immer ein Zugeständnis. Das bedeutet, dass Arbeitnehmende kein allgemeines Recht auf eine Workation haben. Auch die Rahmenbedingungen setzen Unternehmen selbst fest – und das von Workation zu Workation. So sind Workations in der Regel von Arbeitnehmenden selbstfinanziert. Arbeitgeber können die Workation optional bezuschussen.

Trotz Wohlwollen können Unternehmen nicht alles erlauben, was sich Arbeitnehmende erhoffen. Das sind rechtliche Pflichten von Arbeitgeberseite:

183-Tage-Regel

Für Unternehmen sind Workations steuerrechtlich unkritisch, wenn die Dauer unterhalb der 183-Tage-Grenze liegt. Dies ist als realistisch anzusehen, da sie im Durchschnitt nicht länger als ein Urlaub dauern, also in der Regel nicht über wenige Wochen hinausgeht.

Sollten Unternehmen die Rahmenbedingungen großzügiger auszulegen, wird die Grenze aber wichtig. Denn bei Überschreiten der 183-Tage-Regel wird der Arbeitnehmende im Land der Workation steuerpflichtig – ist sie also nicht im Land der Betriebsstätte, hat das steuerrechtliche Folgen für das gesamte Beschäftigungsverhältnis.

Arbeitserlaubnis einholen

Mitarbeitende benötigen für eine Workation eine Arbeitserlaubnis, sofern sie diese in einem Land ausüben, das nicht Teil des Freizügigkeitsabkommens ist oder sonstige Erlaubnisse für mobiles Arbeiten vorsieht. Prinzipiell ist das Einholen der Arbeitserlaubnis Arbeitnehmersache, allerdings sollten Arbeitgeber hier ein Auge draufhaben. Das deutsche Arbeitsrecht gilt nur in Ländern, die eine Erlaubnis erteilen.

Deshalb begrenzen viele deutsche Unternehmen Workations auf Länder, die Teil des Freizügigkeitsabkommens sind. Es gilt innerhalb der Europäischen Union und der Schweiz. Hier ist keine Arbeitserlaubnis und auch keine Arbeitsgenehmigung erforderlich, sofern die 183-Tage-Grenze nicht überschritten wird.

Ebenfalls unkritisch sind Workations in Mitgliedsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraums. Dazu zählen zum Beispiel Norwegen oder Island. In diesen Ländern sind Workations von bis zu drei Monaten erlaubnisfrei möglich. In allen anderen Ländern gelten spezifische Bestimmungen, die ggf. rechtliche Anforderungen an Arbeitgeber im Zuge der geplanten Workation stellen.

Entsendung ins Ausland

Gemäß des am 4. November 2022 veröffentlichten Leitfadens zur Telearbeit der Europäischen Kommission sind Workations im EU-Ausland als Entsendung zu betrachten. Sofern die Workation innerhalb der EU, dem europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz geplant ist, sind Arbeitgeber verpflichtet, eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Sie regelt das Sozialversicherungsrecht. Mit der A1-Bescheinigung geben Arbeitgeber demnach an, dass während der Zeit der Entsendung das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin gilt.

Seit dem 1. Januar 2021 sind Arbeitgeber zudem verpflichtet, die A1-Bescheinigung elektronisch zu übermitteln. Übermittelt wird sie an die Krankenkasse des Mitarbeitenden, der eine Workation plant. Wichtig hier: Arbeitgeber sollten die A1-Bescheinigung frühzeitig beantragen – in jedem Fall bevor die Workation beginnt.

Anders sieht es bei Entsendungen ins EU-Ausland aus. Hier benötigen Mitarbeitende ein Visum. Selten reicht das Tourismus-Visum aus. Fragen zum richtigen Umgang beantworten deutsche Botschaften des Ziellandes.

Rücksende- und Widerrufsregelungen

Betriebliche Gründe veranlassen im Zweifel, dass Unternehmen Mitarbeitende wieder zurück vor Ort brauchen. Vor Start sollten Arbeitgeber daher klare Bestimmungen treffen, unter welchen Umständen Mitarbeitende ihre Workation vorzeitig abbrechen müssen. Dem müssen Mitarbeitende dann Folge leisten, da sie dem Arbeitgeber gegenüber weisungsgebunden sind.

In diesem Zuge sollten die Vereinbarungen für den Fall ebenfalls beinhalten, wer die ausgefallenen Kosten für Teile der Workation trägt. Wurde sie beispielsweise von dem Mitarbeitenden selbst finanziert, wäre es fair, die Ausfallkosten arbeitgeberseitig zu tragen.

Mitbestimmung des Betriebsrechts

Sofern das Unternehmen einen Betriebsrat besitzt, könnte dieser Mitbestimmungsrechte hinsichtlich der Ausgestaltung von Workations besitzen. Die Rechtsgrundlage bildet das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Dies ist jedoch nur dann der Fall, wenn ein Großteil des Personals die Möglichkeit erhält, Workations auszuüben.

Sinnvoll ist es daher, den Betriebsrat direkt in die Ausgestaltung der Richtlinien der Workation einzubeziehen. Ein unternehmensweiter Leitfaden zur Form der mobilen Arbeit gewährleistet eine rechtssichere Gestaltung. Gesetzlich besitzt der Betriebsrat beispielsweise in folgenden Punkten Mitbestimmungsrechte:

• 87 Abs. 1 BetrVG: softwarebasiertes Erfassen von Arbeitszeiten
• 87 Abs 1. Nr. 14 BetrVG: zeitliche Dauer der Workation

Zudem ist der Betriebsrat miteinzubeziehen, wenn es um Fragen der IT oder Erreichbarkeit während der Workation geht.

Datenschutzanforderungen

Die IT-Sicherheit ist während der gesamten Dauer ein zentrales Thema. Arbeitnehmende und Unternehmen müssen sicherstellen, dass geltende Datenschutzanforderungen auch während der Workation erfüllt sind. Zwecks der IT-Sicherheit ist es beispielsweise zwingend erforderlich, dass Mitarbeitende sichere Internetverbindungen im Zielland nutzen. Ein VPN-Zugang zu den Unternehmensservern beugt Sicherheitsrisiken vor.

Datenschutzrisiken liegen auch am Ort, an dem Mitarbeitende ihre Arbeit ausführen wollen. Arbeiten Mitarbeitende beispielsweise aus Coworking-Spaces, einem Café oder vom Strand aus, ist im Zweifel nicht garantiert, dass unternehmensinterne oder persönliche Daten vor den Augen Dritter geschützt sind. Unternehmen schützen sich vor unautorisierten Zugriffen auf Daten, indem sie auch während einer Workation feste Arbeitsplätze mit Mitarbeitenden vereinbaren. Stellt ein Unternehmen beispielsweise die Unterkunft der Workation, könnte dies auch der einzige Ort sein, von dem aus der Mitarbeitende seine Arbeit ausüben darf. Dann arbeiten Mitarbeitende quasi wie im Homeoffice – nur eben, dass das Homeoffice an einem anderen Ort als normalerweise ist.

Workations sind an arbeitsrechtliche Bestimmungen geknüpft. Doch auch betriebliche Bestimmungen sind in einer Workation-Vereinbarung zu berücksichtigen. Um Workation-Richtlinien im Unternehmen aufzusetzen oder die Rahmenbedingungen einer individuellen Workation zu bestimmen, können sich Arbeitgeber an dieser Checkliste orientieren:

• Erwartungshaltung kommunizieren
  Welche Erwartungen stellen Angestelle und welche Arbeitgeber an die Workation?
• Aufgabeninhalte definieren
  Welche Aufgaben sollen vom Mitarbeitenden während der Zeit der Workation zwingend erfüllt werden?
• Erreichbarkeiten und Arbeitszeiten festlegen
  In welchen Zeiten muss der Mitarbeitende erreichbar sein?
  Welche allgemeinen Arbeitszeiten gelten während der Workation?
  Ist Vertrauensarbeitszeit während der Workation eine Option?
  Wie flexibel lassen sich Arbeitszeiten während der Workation gestalten?

• Datenschutzkonformen Arbeitsplatz sicherstellen
  Gibt es einen VPN-Zugang zum Unternehmensnetzwerk?
  Sind im Zielland sichere Arbeitsbedingungen gegeben?
  Sind ausreichend Geräte vorhanden, die der Mitarbeitende mitnehmen darf?
  Lassen sich DSGVO-konforme Sicherheitsstandards mobil erfüllen?

• Rücksendeforderungen von Beginn an festlegen
  Unter welchen Umständen darf das Unternehmen die Workation vorzeitig beenden?
  Was passiert, wenn Mitarbeitende arbeitgeberseitig zurück in die Betriebsstätte geordert werden?

New Work flexibilisiert Arbeitsmodelle. Eines dieser Arbeitsmodelle ist eine Workation. Mitarbeitende verbinden hierbei die Vorteile des Urlaubens mit der Möglichkeit, weiterhin volles Gehalt zu beziehen, indem sie während der Zeit an der Urlaubsdestination weiterarbeiten. Die verbesserte Work-Life-Balance ist insbesondere dadurch gegeben, dass Arbeitgeber eine Workation zusätzlich zum Urlaub gewähren. Gerne hängen Mitarbeitende im Anschluss daher auch zusätzlich einige Urlaubstage dran. So können sie noch länger am präferierten Ort verweilen. Diese Chance schätzen Mitarbeitende und danken es Unternehmen in einer gestiegenen Bindung, Produktivität, Motivation und Kreativität.

1. ADAC Tourismusstudie - Workation
2. PwC-Studie zeigt Kommunikationsdefizit bei Workation