Urlaubstage

Primär ist es das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), das Urlaubsansprüche in Deutschland definiert. Unter anderem regelt das Gesetz, welcher Mindesturlaub Mitarbeitenden gesetzlich zusteht und wer anspruchsberechtigt ist. Zusätzlich definiert das BUrlG Regelungen zur Übertragbarkeit von Urlaubstagen.

Während das BUrlG direkte Auswirkungen auf Urlaubsansprüche hat, greift das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) indirekt. Gemäß des Gesetzes benötigen Mitarbeitende ausreichend Erholungszeiten – also Urlaubstage. Nur wenn diese Teil des Arbeitsverhältnisses sind, erfüllen Arbeitgeber gesetzliche Schutzvorschriften.

In Sonderfällen haben weitere Gesetze Einfluss auf Urlaubsansprüche von Angestellten:

• Kündigungsschutzgesetz (KSchG): Arbeitgeber sind verpflichtet, nicht genommenen Urlaub auszuzahlen, sofern die Person das Unternehmen verlässt.
• Mutterschutzgesetz (MuSchG): Der gesetzliche Anspruch an Urlaubstagen bleibt auch während des Mutterschutzes erhalten. Nicht genommene Urlaubstage dürfen Mitarbeitende nach dem Mutterschutz entsprechend nachholen.
• Schwerbehindertenrecht (SGB IX): Schwerbehinderte haben Anspruch auf zusätzlich bezahlten Urlaub von mindestens fünf Arbeitstagen pro Jahr bei einer normalen Arbeitswoche von fünf Tagen.
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Das AGG stellt die gesetzliche Grundlage dafür, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gleichberechtigt Urlaub gewähren müssen.

Das Bundesurlaubsgesetz bestimmt, dass Angestellte in Deutschland bei einer Fünf-Tage-Woche einen Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr haben – bei einer Sechs-Tage-Woche sind es 24. Abweichungen dürfen Unternehmen nur nach oben treffen. Mehrurlaub entsteht meist aus Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen. So gewähren kleine Unternehmen in Deutschland ihren Angestellten im Durchschnitt rund 27,4 Urlaubstage im Jahr – in großen sind es super 29,5. Dies ergibt eine StepStone Umfrage.

Beim Mindestanspruch an Urlaubstagen geht das Gesetz übrigens immer von einer Werkswoche von fünf Tagen bei Vollbeschäftigung aus. Deshalb unterscheidet sich der Mindestanspruch in der Praxis je nach Beschäftigungsform und Zeitpunkt der Beschäftigung:

Urlaubstage in Probezeit

Der volle Anspruch auf Mindesturlaub gilt laut BUrlG erst nach einer Betriebszugehörigkeit von sechs Monaten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeitende während der Probezeit keine Urlaubsrechte erwerben. Mit jedem Monat Probezeit erhalten Mitarbeitende das Recht auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs, so § 5 BUrlG.

Unternehmen steht es grundsätzlich frei, ob sie ihren Mitarbeitenden während der Probezeit Urlaub gewähren. Eine Ablehnung darf erfolgen – jedoch nur aufgrund von dringenden betrieblichen Gründen. Alternativ wurde für die Dauer der Probezeit eine Urlaubssperre verhängt und vertraglich vereinbart. Die Gesetzesgrundlage dafür schafft § 7 BUrlG. Der Anspruch auf die erworbenen Urlaubstage bleibt erhalten, auch wenn Mitarbeitende keinen Urlaub während der Probezeit nehmen.

Dies gilt auch, wenn Mitarbeitende noch während der Probezeit kündigen. Gemäß § 5 BUrlG hat dieser Anspruch auf den bis dahin erworbenen Urlaub. Sollte es aufgrund der kurzfristigen Kündigungsfrist nicht möglich sein, den Urlaub zu nehmen, müssen Unternehmen diesen finanziell abgelten.

Urlaubstage in Teilzeit

Mindesturlaubsansprüche bleiben generell auch erhalten, wenn es sich um eine Teilzeitstelle oder eine Form der geringfügigen Beschäftigung handelt. Ob der Anspruch ebenfalls für 20 Kalendertage im Jahr gilt, ist davon abhängig, wie sich die Arbeitszeit der Angestellten verteilt. Denn die Anzahl an Urlaubstagen ist in Deutschland nicht von den geleisteten Stunden, sondern vielmehr von den absolvierten Arbeitstagen abhängig.

Erhalten Mitarbeitende in Vollzeit bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Urlaubstage im Jahr, gilt das auch für Teilzeitkräfte, die fünf Tage die Woche arbeiten. Grundlage hierfür ist das AGG. Denn Arbeitgeber dürfen einzelne Gruppen an Mitarbeitenden nicht diskriminieren – auch nicht in Hinblick auf die gewährten Urlaubstage. Auch sie haben Anspruch auf ausgleichende Erholungspausen. Die Urlaubstage reduzieren sich dennoch, sofern die Teilzeitkraft ihre Arbeitstage nicht an ebenso vielen Arbeitstagen wie Vollzeitkräfte absolviert. Sind es beispielsweise nur vier Werktage die Woche, bleibt es bei einem Urlaubsanspruch von 16 Tagen im Jahr.

Besonderheiten bei Schichtarbeit

Da sich Schichtarbeit über mehr als fünf Werktage pro Woche erstreckt, gelten für betroffene Berufsgruppen Sonderregelungen. Rein rechtlich gelten Samstage und Sonntage dann auch als Werktage. So müssen Arbeitnehmende Urlaub nehmen, um samstags Zuhause zu bleiben. Oder andersherum: Sie haben Anspruch auf mehr Urlaub, aufgrund zwei weiterer Werktage die Woche.

Eine weitere Besonderheit betrifft die Dauer der Beschäftigung. Erstreckt sich eine Schicht auf zwei Tage, beginnt also am Abend von Tag X und endet am Morgen von Tag Y, so ist diese wiederum mit zwei Urlaubstagen auszugleichen. Diese Regelung entstand aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 21. Juli 2015.

In besonderen Fällen ist es Arbeitgebern erlaubt, Urlaubsansprüche zu kürzen.

Elternzeit

Arbeitgeber dürfen Urlaubsansprüche während der Elternzeit kürzen, sofern der Mitarbeitende während der Elternzeit nicht in Teilzeit beschäftigt ist. Laut § 17 Abs. 1 BEEG ist die Kürzung für jeden vollen Kalendermonat zulässig, den die Person in Elternzeit verbringt. Pro vollen Kalendermonat darf der Arbeitgeber den Urlaub um ein Zwölftel kürzen.

Kurzarbeit

Gleiches gilt bei Kurzarbeit. Vollständig ausgefallene Arbeitstage sind in der Höhe des Jahresurlaubs zu berücksichtigen, so eine Entscheidung des BAGs vom 30. November 2021. In Kombination mit § 3 Abs. 1 BUrlG bedeutet das: Sofern Kurzarbeit Null mehrere Monate in Folge stattfand, dürfen Arbeitgeber den Jahresurlaub für jeden vollen Kurzarbeitsmonat um ein Zwölftel kürzen – auch unterjährig.

Sabbatical

Da es sich bei einem Sabbatical um einen Sonderurlaub handelt, ruht das Arbeitsverhältnis in der Zeit. Schließlich erhält die Person während der Zeit auch kein Gehalt. Einen Anspruch auf Mindesturlaub gibt es währenddessen demnach ebenfalls nicht.

Krankheit

Fraglich ist, ob Arbeitgeber auch bei langjähriger Krankheit Urlaubstage von Arbeitnehmenden kürzen dürfen. Dies mit Nein zu beantworten. Der Urlaubsanspruch bleibt unabhängig von der Dauer der Krankheit oder Anzahl von Krankheitstagen bestehen.

Sollten Arbeitnehmende während eines gewährten Urlaubs krank werden, konnten sie ihre gesetzlich zustehende Erholungspause nicht nutzen. Aus diesem Grund sind Arbeitgeber verpflichtet, den gewährten Urlaub um die Krankheitstage gutzuschreiben. Dafür ist es notwendig, dem Arbeitgeber ein Attest vom Arzt zukommen zu lassen, das die Krankheit bescheinigt. Sind Mitarbeitende also an drei von sieben Urlaubstagen krank, schreibt der Arbeitgeber drei der erhaltenen Urlaubstage wieder gut.

Urlaubsansprüche verfallen in der Regel, wenn Mitarbeitende ihren Urlaub nicht bis zum Jahresende nehmen oder ihn nicht im Zeitraum der Übertragungsfristen antreten. Dies ist allerdings nur dann der Fall, wenn Arbeitgeber vorab ihren Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen sind.

So sind Arbeitgeber verpflichtet, jeden Beschäftigten zu Beginn eines Kalenderjahres in Textform darüber zu informieren, welche Urlaubstage noch vorhanden sind und wann sie verfallen. Darüber hinaus muss aus der Erklärung hervorgehen, dass der Arbeitgeber den individuellen Mitarbeitenden darauf hinweist, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen. Die Konsequenz, also der Verfall der Urlaubstage, ist ebenfalls auszuweisen. Rechtlich sicher erfolgt die Belehrung, wenn Arbeitgeber diese schriftlich nachweisbar an ihre Mitarbeitenden zustellt. Die Frist zur Belehrung beginnt zum Start des Kalenderjahres allerdings unverzüglich. Unverzüglich meint in diesem Sinne, dass der Zeitraum eines normalen Urlaubs (einer Urlaubswoche) genügt.

Ausnahmen gibt es in Falle von langjähriger Krankheit oder Schwerbehindertenzusatzurlaub. Vergehen nach Entstehung des Urlaubsanspruches 15 Kalendermonate verfällt dieser.

Übrigens: Wann tariflicher Mehrurlaub verfällt, ist im jeweiligen Tarifvertrag geregelt.

Es besteht keine grundsätzliche Erlaubnis, Urlaubstage ins nächste Jahr zu übertragen.

Ein Anspruch besteht jedoch, wenn ein Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt bzw. es dem Mitarbeitenden unmöglich war, den Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers schützen Arbeitnehmende vor einem automatischen Verfall ihrer Urlaubstage. Sprich: Arbeitgeber müssen ihre Angestellten darauf hinweisen, ihren Resturlaub rechtzeitig zu nehmen.

Dringende persönliche und betriebliche Gründe erlauben es, Urlaubstage ins neue Jahr zu übertragen. Ein dringender persönlicher Grund ist beispielsweise Arbeitsunfähigkeit. Dringende betriebliche Gründe können wiederum saisongebundene Aufträge oder Probleme im Betriebsablauf sein. Doch auch im Folgejahr gibt es Fristen: Urlaubstage verfallen dann wirklich, sofern sie nicht bis zum 31. März angetreten wurden.

Gemäß BUrlG dürfen Arbeitgeber beeinflussen, wie lange Mitarbeitende Urlaub am Stück nehmen. Allerdings haben Mitarbeitende das Recht, jedes Jahr einmal für zwei Wochen am Stück Urlaub zu beantragen. Genauso ist es Arbeitgebern erlaubt, Urlaub anzuordnen – etwa in Falle eines Betriebsurlaubs.

Kurz gesagt: Arbeitgebern ist es gestattet, den Urlaub ihrer Mitarbeitenden zu beeinflussen. Doch auch hier gibt es Grenzen.

Nicht bewilligter Urlaub

Arbeitgeber dürfen einen Urlaub nur ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen. Personalmängel oder Auftragsspitzen sind mögliche Gründe. Denn rein rechtlich müssen Unternehmen den Wünschen ihrer Mitarbeitenden nachkommen – also auch die Zeit des Urlaubs anerkennen.

Bewilligten Urlaub wieder zurückziehen

Bewilligter Urlaub lässt sich von Arbeitgebern wiederum nur zurückziehen, wenn derjenige Mitarbeitende dem zustimmt. Ausnahmen sind nur in Notfällen möglich, gelten dann aber sowohl für Urlaube, die genehmigt, aber noch nicht angetreten wurden als auch bereits angetretene Urlaube, die aktuell laufen. So ist es für Arbeitgeber zulässig, den Urlaub zurückzuziehen, sofern aufgrund einer Ausnahmesituation der Betriebsablauf gefährdet wäre. Die Kosten trägt in diesem Fall der Arbeitgeber.

Auch nach einer Kündigung haben Angestellte Anspruch auf ihren Resturlaub. Der Kündigungszeitpunkt bestimmt, wie hoch dieser ausfällt. § 5 BUrlG unterscheidet zwischen einer Kündigung vor dem 30. Juni und nach dem 30. Juni eines Kalenderjahres:

• Vor dem 30. Juni: Arbeitnehmenden steht anteilig ihr Resturlaub zu. Dieser berechnet sich aus jedem Monat, den der Arbeitnehmende voll im Unternehmen beschäftigt war. Für jeden vollen Monat hat der Arbeitnehmende einen Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs.
• Nach dem 30. Juni: Arbeitnehmende steht ihr Resturlaub in Höhe des Mindesturlaubsanspruchs in Gänze zu – vorausgesetzt, sie arbeiten bereits sechs Monate im Unternehmen.

Individualvereinbarungen können zudem Regelungen zum Resturlaub beeinflussen – etwa die pro-rata-temporis-Klausel. Arbeitgeber steht es dann frei, den Mehrurlaub von Angestellten nur anteilig zu gewähren.

Grundsätzlich sind Arbeitgeber verpflichtet, den Resturlaub zu gewähren. Eine Ausbezahlung der Resturlaubstage ist demnach nur erlaubt, wenn es dem Arbeitgeber unmöglich war, dem Arbeitnehmenden diesen zu geben. Die Gesetzesgrundlage hierfür ist § 4 Abs. 4 BUrlG. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Angestellte im Krankenstand den Job verlässt, die Urlaubstage über den Kündigungszeitraum hinausgehen oder dringende betriebliche Gründe dagegensprechen, den Resturlaub zu gewähren.

Nach dem Tod eines Arbeitnehmenden endet das Arbeitsverhältnis – logisch. Ansprüche erlöschen in diesem Moment jedoch nicht. Urlaubstage sind beispielsweise vererbbar. Gemäß § 1992 Abs. 1 BGB sowie § 7 Abs. 4 BUrlG gehen nicht genommene Urlaubstage in die Erbmasse über. Arbeitgeber sind in diesem Zuge verpflichtet, nicht genommenen Resturlaub der verstorbenen Angestellten an die Erben auszuzahlen. Diese Regelung gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub sowie für Zusatzurlaube von schwerbehinderten Personen und tariflich vereinbarten Mehrurlaub.

Trotz Mindesturlaubsansprüchen gewähren viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zusätzliche Urlaubstage. Diese dienen nicht allein dem Ziel der Erholung der Mitarbeitenden. Weitere Urlaubstage können auch ein Motivator sein, zufriedener die eigene Arbeit zu erledigen, produktiver Arbeitsschritte auszuführen und allgemein Fehlzeiten minimieren.

Kurzum: Für Arbeitgeber können zusätzliche Urlaubstage ein wichtiges Instrument im Employer Branding sein. Denn Studien zufolge ist für 51 Prozent der Arbeitnehmenden die Anzahl der Urlaubstage ein wesentlicher Faktor bei der Jobwahl.

Urlaubstage sind in Zeiten von Work-Life-Balance also durchaus ein Corporate Benefit. Smart umgesetzt, stärken sie auch die Arbeitgebermarke. Das sind Möglichkeiten:

• Jubiläen: Mitarbeitende erhalten zu Dienstjubiläen X einmalig weitere Urlaubstage geschenkt.
• Unlimited Vacation: Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitenden so viele Urlaubstage, wie sie möchten.
• Überstunden gegen Urlaub eintauschen: Geleistete Stunden lassen sich in zusätzliche freie Tage umwandeln.
• Geburtstagsurlaub: Ein freier Tag am Geburtstag.
• Mental-Health-Days: Unternehmensweite freie Tage für die mentale Gesundheit.

Ein Best Practice für besondere Urlaubsmodelle ist übrigens die People Branding Company. Jeden ersten Freitag im Monat haben die Mitarbeitenden in diesem Unternehmen frei. Die „Fresh Fridays“ dienen zur persönlichen Belohnung und bringen zwölf weitere Urlaubstage im Jahr.

Urlaubstage stehen jedem Mitarbeitenden in Deutschland zu. Längere Pausen zwischen der Arbeit dienen der Erholung und stehen im Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz. Arbeitgeber stehen hier in der Mitwirkungspflicht, dass Arbeitnehmende ihre Mindesturlaubsansprüche auch wahrnehmen. Alternativ den Urlaub auszahlen, funktioniert nicht ohne Weiteres. Dennoch muss der Urlaub mit dem Job vereinbar sein. So haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die Zeit und Dauer des Urlaubes zu beeinflussen – allerdings gibt es auch hier Grenzen. Nach oben gibt es diese aber nicht: Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitenden so viel Mehrurlaub wie sie möchten gewähren – und so gute Arbeit belohnen.

1. Durchschnittliche Urlaubstage in Deutschland - Stepstone Magazin