Teamentwicklung

Aufgrund der Corona-Krise wurde es 2020 für viele Teams ohne große Vorbereitungszeit notwendig, ihren Arbeitsplatz von der gewohnten persönlichen Team-Atmosphäre ins Home-Office zu verlegen. Diese neue Situation stellte vor allem remote unerfahrene Mitarbeiter vor neue Herausforderungen und hat die Anforderungen an die Teamentwicklung stark verändert. Es wurde notwendig, den persönlichen Kontakt durch visuelle Verbindungen über Videochat zu ersetzen, und zu versuchen, die Distanz abzubauen und trotzdem das WIR-Gefühl aufrechtzuerhalten. Eine große Herausforderung bei der Teamentwicklung war es, die Kommunikation nicht nur auf die fachliche Ebene zu beschränken, sondern zu verhindern, dass die soziale Ebene komplett verloren geht. Das Thema "psychologische Sicherheit" nahm an Bedeutung zu. Psychologische Sicherheit bedeutet, dass sich ein Team-Mitglied in der aktuellen Situation sicher fühlen kann, um in der Lage zu sein, kritische Meinungen zu äußern und Feedback anzunehmen. Diese neue Art der offenen Kommunikation war und ist hilfreich, um die Corona-Krise als erfolgreiches Team zu meistern und Projekte, Aufgaben und Prozesse effizient zu erledigen.

Im Jahr 2021 stehen Teams vor der neuen Herausforderung, wieder in die Arbeitsnormalität zurückzufinden. Das präsente Thema Remote-Working wird langsam wieder in den Hintergrund treten und durch persönliche Meetings abgelöst werden. Dennoch war die Trendwende in der Arbeitswelt 2020 so groß, dass vereinzelte Elemente einen nachhaltigen Einfluss auf die Teamentwicklung haben werden. Obwohl der Anteil von Home-Office wieder abnehmen wird, ist das ortsunabhängige Arbeiten nicht mehr komplett aus der Arbeitswelt wegzudenken. Teams stehen 2021 vor der großen Herausforderung, aus den gesammelten neuen Erfahrungen zu lernen und daraus ihren individuellen Nutzen zu ziehen.

Das Prinzip der Teamentwicklung ist schnell auf den Punkt gebracht. Dahinter steckt der Prozess, den ein Team durchläuft, um Abläufe und Strukturen innerhalb der Gruppe zu entwickeln und zu optimieren. Eine passgenaue Teamentwicklung zielt auf die Steigerung der Produktivität ab, mit der der gesamtwirtschaftliche Erfolg des Unternehmens gesteigert werden soll. Logisch: Je besser ein Team zusammenarbeitet, umso besser seine Ergebnisse und der Output fürs Unternehmen.

In der modernen, schnelllebigen Arbeitswelt sind Teams allerdings permanent im Wandel. Diese Dynamik macht die konstante und konsequente Teamentwicklung zu einem wichtigen Bestandteil des HR-Managements.

Dass das Thema Teamentwicklung in den vergangenen Jahren aber auch aus Mitarbeitersicht mehr und mehr an Bedeutung gewonnen hat, belegen gleich mehrere Studien. Im Jahr 2016 war eines der augenfälligsten Ergebnisse einer Studie zum Thema Arbeitsmotivation der ManpowerGroup, dass eine gelingende Teamarbeit ein erheblicher Motivationsfaktor für Mitarbeiter ist.

Befragt wurden bevölkerungsrepräsentativ 1040 Bundesbürger. Während noch 2015 etwa 33 Prozent der Befragten „viel Teamarbeit“ als für ihre Arbeitsmoral förderlich einschätzten, waren es 2016 bereits 43 Prozent. Inzwischen wird die Liste der Top-Motivationsfaktoren für Mitarbeiter von dem Wunsch nach einem „guten Arbeitsverhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten“ sogar angeführt, wie die jährliche Studie „Recruting Trends“ der Universität Bamberg belegt.

„Wenn’s weiter nichts ist“, mag sich mancher Personaler angesichts dessen nun denken. „Teamarbeit ist doch ohnehin Gang und Gäbe in der Arbeitswelt.“ Ganz so einfach ist es dann aber doch nicht.

Es stimmt schon: Vorbei die Zeiten, in denen jeder für sich seine Aufgaben abarbeitete. Da sich im Zeitalter der Digitalisierung Prozesse mehr und mehr beschleunigen, Innovationszyklen in allen Wirtschaftsbereichen verkürzen und auch der Konsument und Kunde immer stärker die Richtung mitbestimmt, in die sich Produkte oder Dienstleistungen entwickeln, ist längst agile Projektarbeit zur dominierenden Form der Zusammenarbeit geworden. Und diese fußt naturgemäß auf Teamarbeit.

Soweit, so gut. Doch, damit diese auch wirklich funktioniert und ihre motivierenden Eigenschaften entfaltet, muss HR die richtigen Weichen stellen. Oft kommen in Projektteams Mitarbeiter zusammen, die noch nie miteinander gearbeitet haben und vielleicht sogar auf verschiedene Kontinente oder Zeitzonen verteilt sind. Gerade in global agierenden Unternehmen mit mehreren Standorten ist das keine Seltenheit.

Für die Teamentwicklung ist das eine einzige große Herausforderung. Die Fragen, die sich stellen:

• wie kann man gerade in solch agilen Umfeldern dafür sorgen, dass die Teamarbeit tatsächlich motivierend ist?
• Kann das überhaupt gelingen?

Die Antwort: Ja, kann es. Aber nur mit einer sehr stringenten Vorgehensweise in der Teamentwicklung.

Ansonsten ist die Gefahr ist groß, dass sich neu zusammengewürfelte Teams verzetteln. Zum Beispiel, weil der eine nicht weiß, was der andere macht, weil Zugehörigkeiten und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geklärt wurden. Die Folge: Während Aufgaben an der einen Stelle doppelt abgearbeitet werden, bleiben sie an anderer Stelle liegen.

Für Unternehmen birgt das große Gefahren: Einerseits, weil es mangels Absprachen zu Verzögerungen in Prozessen kommen kann. Das sorgt für verärgerte Kunden aufgrund des Nichteinhaltens von Deadlines. Andererseits ist eine nicht funktionierende Teamarbeit für alle Beteiligten reichlich nervtötend: Aufgaben müssen immer wieder nachgebessert oder schlimmstenfalls neu aufgesetzt werden, doch keiner fühlt sich so recht verantwortlich.

Die Folge: Frustration auf ganzer Linie. Und damit beginnt ein Teufelskreis. Unmotivierte Mitarbeiter erbringen schlechtere Ergebnisse als motivierte und die Resultate sacken in der Qualität weiter und weiter ab. Im schlimmsten Fall ist die Genervtheit im Unternehmen so groß, dass Mitarbeiter abwandern. Handelt es sich dabei um wichtige Wissensträger kann das den Anfang vom Ende bedeuten.

Umso wichtiger ist eine fundierte Teamentwicklung, die bereits vor Projektbeginn ansetzt – ganz egal, ob es sich um ein konstantes oder ein kurzfristig zusammengesetztes Team handelt: Sie ist das A und O für gelingende und reibungslose Prozesse.

Wesentliche Arbeitsfelder in der Teamentwicklung sind:

• Klärung von Aufgaben und Zuständigkeiten
• Abläufe und Prozesse
• Kommunikation und Schnittstellen
• Rollen und Funktionen

Phasen der Teamentwicklung

Der Prozess der Teamentwicklung untergliedert sich in vier Phasen. Nummer eins: Die Orientierungsphase. In dieser lernt sich das Team kennen und die Rollen sowie die dazugehörigen Aufgaben, die die einzelnen Mitglieder ausüben sollen, werden klar festgelegt und abgesteckt. Das Ganze gelingt zum Beispiel, indem sich das Team bei einem separaten Event außerhalb des Unternehmens trifft. Das Kennenlernen kann aber im Falle virtueller Gruppen aber auch per Videoschalte durchgeführt werden.

Die zweite Phase der Teamentwicklung steht unter dem Motto „Konfrontation“. Nach ein, zwei Wochen der gemeinsamen Zusammenarbeit und der ersten Eingewöhnungsphase können erste Konflikte oder Probleme aufkommen. Möglicherweise, weil Zuständigkeiten doch nicht exakt zu den Talenten der Projektmitarbeiter passen und Aufgaben deshalb nicht perfekt erledigt wurden. Dann macht es Sinn, die jeweiligen Rollen und Aufgaben noch einmal zu überprüfen und „feinzujustieren“. Das schafft mehr Zufriedenheit unter allen Beteiligten, sorgt für straffe Abläufe und vermeidet „Machtkämpfe“ zwischen Teammitgliedern.

Die Phasen der Konsolidierung und Verabschiedung

Die Konfrontationsphase geht nahtlos über in Phase drei: Die Konsolidierung. Nun ist die Zeit des ersten Kennenlernens und Zusammenfindens vorüber und es geht ans „Eingemachte“. Aufgaben und Rollen sind vereinbart und optimiert und das Team kann effizient arbeiten und sich in festen Teammeetings „in real live“ oder per Video austauschen und dazwischen in so genannten Sprints seine Aufgaben stringent abarbeiten.

Die Teammitglieder hatten nun genügend Zeit, sich zu „beschnuppern“, wissen, wie die anderen ticken und können auch unterschiedliche Standpunkte mit dieser Kommunikationserfahrung gütlich miteinander lösen, um Ideen gemeinsam voranzutreiben. Das ist die Basis für eine gelingende Zusammenarbeit und Ausführung der gemeinsamen Aufgabe. Diese wird unter diesen Voraussetzungen aller Voraussicht nach optimal zu Ende gebracht.

Wurde ein Projektteam auf Zeit gebildet, trennt sich dieses nach Erreichung des gemeinsamen Zieles wieder. Um das Gefühl, dass das Projekt beendet ist, zu konsolidieren, sollten Teamleiter ein Abschlussevent abstreben, bei dem man gemeinsame Learnings austauschen kann. Davon profitieren alle Beteiligten, denn so lassen sich zum Beispiel einmal gemachte Fehler in der Zukunft vermeiden.

Kleiner Tipp: Falls das Abschlussevent nicht virtuell, sondern real stattfindet, ist auch ein Glas Sekt nicht schlecht. Danach scheiden die Mitglieder voneinander und stehen für das nächste Projekt zur Verfügung. Dann gilt: Nach der Teamentwicklung ist vor der Teamentwicklung.