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Scrum – Kurz und einfach erklärt inkl. Definition

Immer mehr Unternehmen setzen auf Projektarbeit. Sie gilt als Alleiheilmittel, um Prozesse schneller und effektiver zu gestalten. Das ist grundsätzlich nicht falsch. Allerdings gehen viele Projekte schief, weil sie zu langfristig und zu komplex gedacht werden. Die Methode SCRUM setzt hier den entscheidenden Kontrapunkt. Sie ermöglicht ein Projektmanagement in kleinen Etappen.

 

 

Studie belegt: Projektarbeit in Unternehmen nimmt zu

Die Projektarbeit in Unternehmen nimmt zu. Das ist nicht neu. Bereits im Jahr 2015 konstatierte Hays in Zusammenarbeit mit PAC in einer Studie: „Die Projektarbeit (…) löst zunehmend die Arbeit in der klassischen Linienorganisation ab. In den letzten zwei bis drei Jahren ist ihr Anteil um 62 Prozent gestiegen. Insgesamt verbringen Mitarbeiter aus den Bereichen IT, Finanzen sowie Forschung und Entwicklung mittlerweile 35 Prozent ihrer Arbeitszeit in Projekten. In der IT sind es bereits 45 Prozent.“

Weiter heißt es: „Unternehmen entscheiden sich vor allem für Projekte als passende Organisationsform, um neue Lösungen einzuführen (88 Prozent) und selbst neue Produkte und Services zu entwickeln (74 Prozent). Change Management ist das drittwichtigste Thema, das über Projekte angegangen wird (57 Prozent).“

 

Warum viele Projekte scheitern

Das gilt bis heute. Was sich seitdem außerdem nur unwesentlich geändert hat: Viele Projekte scheitern nach wie vor glamourös.

 

Aus fünf Gründen:

  1. Die Projektplanung ist nicht realistisch.
  2. Wichtige Entscheidungen werden nicht getroffen.
  3. Fristen werden nicht eingehalten.
  4. Wesentliche Details werden nicht erkannt.
  5. Zwischen den projektbeteiligten Fachbereichen mangelt es an Kooperation.

 

Die Idee & Definition hinter SCRUM

Helfen kann SCRUM. Der Begriff stammt aus dem Englischen und steht für „Gedränge“ oder „Gewühl“. Falsch wäre es allerdings zu denken, die Methode zielte darauf ab, Chaos zu erzeugen. Im Gegenteil. Sie bringt Ordnung ins Gemenge.

SCRUM ist eine Projektmanagement-Methode, die ursprünglich aus der IT stammt und schon lange bei der agilen Softwareentwicklung zum Einsatz kommt. Längst hat sich das Prinzip aufgrund seiner Effektivität aber auch in vielen anderen Bereichen durchgesetzt.

 

Das SCRUM-Prinzip: Einfach denke statt komplex

Dabei besticht SCRUM vor allem durch seine Einfachheit. Das kommt nicht von ungefähr. SCRUM beruht nämlich auf der Erkenntnis, dass sich Organisationen in ihrem Projektmanagement oft selbst im Weg stehen. Vor allem deshalb, weil sie versuchen Entwicklungsprojekte in einen vollumfänglichen Plan zu packen.

 

 

Doch das ist meist ein Ding der Unmöglichkeit. Dafür sind die Aufgaben oft viel zu komplex. Außerdem kann es passieren, dass sich Lösungsansätze während eines Projekts verändern. Ist aber alles von Anfang an festgezurrt, können grundlegend neue Erkenntnisse nicht mehr eingearbeitet werden.

Ansonsten könnte das die komplette Projektplanung und -organisation sowie alle Abläufe ins Wanken bringen. Das wollen viele Unternehmen nicht riskieren – und rennen sehenden Auges ins Unglück. Nicht selten kommt es vor, dass Projekte mit dem Wissen vorangetrieben werden, dass eigentlich ein erheblich besseres Ergebnis möglich wäre.

 

Wie sich SCRUM vom klassischen Projektmanagement unterscheidet

SCRUM folgt aus diesen Gründen den diametral entgegengesetzten Prinzipien. Die Methode stützt sich nicht auf ein final festgelegtes Endergebnis. Und: Sie geht in Etappen vor. Von einem Zwischenergebnis zum nächsten. Ist ein Milestone erreicht, geht das Projektteam noch einmal in sich:

  • Könnte der Anforderungskatalog an das Endprodukt zum jetzigen Zeitpunkt noch einmal verfeinert werden?
  • Welche Lösungsansätze würden dazu beitragen?

 

Die Erkenntnisse werden in das laufende Projekt integriert. Der Effekt: Ein bestmögliches Projektergebnis, in das alle Ideen, die im laufenden Prozess aufkommen, eingebunden wurden. So entsteht ein Produkt von maximaler Qualität.

 

Wie funktioniert SCRUM?

Natürlich gibt es auch bei solch hochagilen Projektmanagement-Techniken wie SCRUM einen grundsätzlichen Plan, dem alles folgt. Er ist im so genannten Product Backlog festgehalten. Doch dieser kann im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement kontinuierlich verfeinert und verbessert werden.

Was unterscheidet ihn vom klassischen Projektplan? Ganz einfach: Er ist bei weitem nicht so detailliert aufbereitet. Das lässt Spielräume für neue Erkenntnisse zu, die erst während des Projekts entstehen. Sie können berücksichtigt werden, wenn sie sich als tauglich erweisen. Lediglich im Detailplan, dem Sprint Backlog, ist jedes erdenkliche To Do erfasst. Dieser gilt aber jeweils nur für einzelne Projektetappen.

 

Ablauf

In Stein gemeißelt ist nur dieser. Arbeiten Projektmitarbeiter an einer solchen Zwischenetappe, befinden sie sich im so genannten Sprint. Jetzt fokussieren sie sich voll und ganz auf die vereinbarten Vorgaben. Das stellt sicher, dass die Projektplanung einerseits immer auf das Wesentliche fokussiert bleibt und andererseits nicht aus dem Ruder läuft, weil sich Parameter zu häufig ändern.

SCRUM basiert auf einer weiteren wesentlichen Säule: Transparenz. Der Fortschritt und die Hindernisse eines Projektes werden regelmäßig und für alle sichtbar in den einzelnen Logfiles festgehalten. Auch der „Daily Scrum“ verschafft den nötigen Durchblick.

 

Daily Scrum: Täglicher Austausch ist Pflicht

Das Prinzip: Am Anfang der Arbeitszeit trifft sich das Entwicklerteam zu einer etwa 15-minütigen Session. In dieser tauschen sie sich mit dem Scrum Master, der auf die konsequente Einhaltung der SCRUM-Regeln achtet, und dem Product Owner aus. Dieser trifft alle finalen Entscheidungen über das Produkt, seine Eigenschaften und die Reihenfolge der Implementierung.

 

In dieser Viertelstunde verschaffen sich alle Beteiligten einen Überblick über:

  • Fortschritte
  • Bestehende Probleme
  • Mögliche Lösungsansätze

 

Bestehende Probleme früh erkennen und lösen

Der Effekt: Bestehende Probleme werden auf diese Weise frühzeitig erkannt, angesprochen und beseitigt. Das gewährleistet einen zügigen Projektablauf.  So bewegt sich das Team gemeinsam auf den Projektabschluss zu. Schritt für Schritt.

Das Fazit: Mit SCRUM sind Projekte grundsätzlich nicht weniger komplex. Die Methode hilft aber, sie besser zu strukturieren und Aufgaben für alle Beteiligten in kleinere und verdaulichere Häppchen aufzuteilen. Auch diese haben übrigens im SCRUM-Paralleluniversum ihren eigenen Namen: Inkremente.