Probearbeiten – Definition, Möglichkeiten und Checkliste

Update: Was passiert in den Jahren 2020 und 2021?

Die Bewerbung eines vielversprechenden Kandidaten / einer vielversprechenden Kandidatin ist top, das Bewerbungsgespräch verlief für Bewerber und Unternehmensvertreter vielversprechend und beide Seiten können sich eine Zusammenarbeit durchaus vorstellen. So weit, so gut. Um sich vor der Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag noch besser kennen zu lernen, gehen Betriebe häufig dazu über, vielversprechende Bewerber einige Stunden oder Tage zur beiderseitigen Probe im Unternehmen arbeiten zu lassen. So werden das Unternehmen, Prozesse und Produkte und nicht zuletzt das Team näher kennen gelernt und beide Seiten können schauen, ob sie langfristig zusammenpassen.

Probearbeiten im Unternehmen der Wahl vermittelt sowohl für den Kandidaten als auch für die Verantwortlichen im Unternehmen. Doch wie wird dies im aktuellen Jahr 2020 und in 2021 möglich sein? Und wie erreichen Unternehmen derzeit geeignete KandidatInnen für anspruchsvolle Jobs?

Relevant ist der persönliche Kontakt zwischen Bewerber und Unternehmensvertreter. Bewerbungsgespräche finden in der heutigen Zeit meist über Plattformen wie Facetime oder Zoom statt und nicht wie früher im persönlichen Gespräch. Doch wie könnte Probearbeiten derzeit ablaufen, wenn Präsenztage im Unternehmen vor Ort nicht möglich sind?

Hier sind die Unternehmen gefragt, den Bewerbern adäquate Möglichkeiten zu bieten, sei es über einen Tag mit Vorgesetzten und Team via Zoom oder Teams oder mit kleiner Besetzung im Büro für Probearbeiten. Innovative Ideen sind gefragt, um auch in Zukunft erfolgsversprechende Bewerber als motivierte Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.

Probearbeiten: Immer beliebteres Auswahlinstrument

Die Arbeitswelt hat sich extrem gewandelt und mit ihr die Jobprofile, die in einem Unternehmen zum Einsatz kommen. Häufig handelt es sich um Stellen, die hochspezifisches Firmen-Know-how voraussetzen. Das beginnt bei den verwendeten Programmen, setzt sich bei dem benötigten fachlichen Wissen fort und geht bis hin zu hochspezifischen Compliance-Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Darauf muss jeder Jobanwärter in der Onboarding-Phase gezielt vorbereitet werden.

Personalverantwortliche tun sich gerade bei der Besetzung von hochspezifischen Stellen immer schwerer. Wie sollen sie nach nur einem Vorstellungsgespräch entscheiden, ob ein Talent zum Unternehmen passt? Meist lässt sich hier nur ein eher vager Eindruck gewinnen, wie sich ein Bewerber im Joballtag anstellen könnte. Für viele Organisationen ist in einem solchen Fall das Instrument der Probearbeit das Mittel der Wahl. Ein Probearbeitstag vermittelt ein besseres Bild, wie Kandidaten mit neuen Aufgaben umgehen, wie sie sich einem Problem annähern und wie selbstständig sie arbeiten.

Passt der Cultural Fit? Probearbeiten bringt es ans Licht!

Auch gewinnen Personaler und Führungskräfte dank Probearbeitstagen einen guten Eindruck, wie es um den Cultural Fit bestellt ist. Sprich: Passt das Talent ins Team? Stimmt die Chemie mit den Kollegen? Auch dieser Aspekt ist ungeheuer wichtig bei der Personalauswahl. Immerhin arbeiten heute viele Teams eng in Projekten zusammen und erledigen Aufgaben Hand in Hand. Hier muss es zwischenmenschlich einfach passen.

Probearbeiten: Was ist aus rechtlicher Sicht zu beachten?

Vieles spricht also dafür, sich bei der Personalauswahl nicht allein auf das eigene Bauchgefühl nach dem Jobinterview zu verlassen, sondern Kandidaten in Aktion kennenzulernen.

Doch was müssen Arbeitgeber dabei beachten? Gibt es zum Beispiel arbeitsrechtliche Vorgaben, die eingehalten werden sollten? Die gibt es allerdings! Ein wesentlicher Unterschied zu einem Festangestelltenverhältnis besteht beim Probearbeiten zum Beispiel darin, dass Arbeitgeber keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Talent haben. Bedeutet: Das Unternehmen kann einen Probearbeitnehmer nicht anweisen, Aufgaben erledigen zu müssen. Es kann den Bewerber lediglich darum bitten. Ob er dieser Bitte nachkommt oder nicht, ist eine Frage der Freiwilligkeit.

Fließende Grenzen zwischen Probearbeiten und Festangestelltenverhältnis

Natürlich ist davon auszugehen, dass er das tut – er will ja schließlich den Job ergattern. Dennoch sollten Sie sich als Arbeitgeber darüber klar sein. Denn die Quintessenz daraus ist: Sie können den Arbeitnehmer im Nachhinein nicht belangen, falls er eine wichtige Aufgabe verweigert und sich das geschäftsschädigend auswirken könnte. Zugegeben: Das Risiko, dass ein solches Szenario eintritt, ist eher gering. Immerhin werden bei einem Probearbeitstag in der Regel keine hochbrisanten Aufgaben übertragen. Dennoch sollten Sie sich über diesen Sachverhalt bewusst sein.

Hinzu kommt: Die Grenzen zwischen Probearbeit und einem regulären Arbeitsverhältnis sind fließend. Auch das machen sich viele Arbeitgeber nicht bewusst. In der Regel erstreckt sich Probearbeiten auf ein, zwei Tage. Wenn es sich allerdings über einen längeren Zeitraum erstreckt und der Bewerber wie ein regulärer Mitarbeiter eingebunden wird, ist Vorsicht geboten. In einem solchen Fall gehen Juristen von einem echten Arbeitsverhältnis aus. Und das bringt völlig andere Arbeitgeberpflichten mit sich als das Probearbeiten.

Wenn Probearbeiten in ein Festangestelltenverhältnis mündet

Was heißt das konkret? Indizien dafür, dass ein Probearbeitnehmer gleichwertig wie ein Mitarbeiter behandelt wird, sind zum Beispiel,

• dass er eine Vergütung erhält, dass er ein Aufgabengebiet zugewiesen bekommen hat
• dass er Projektaufgaben eigenverantwortlich erledigt
• dass er die gleichen Arbeits- und Pausenzeiten hat wie andere Mitarbeiter auch
• und dass ihm der Vorgesetzte Anweisungen gibt.

Aus juristischer Sicht geht das Probearbeitsverhältnis damit automatisch in ein Anstellungsverhältnis über. Daraus ergeben sich erhebliche Konsequenzen für das Unternehmen: Zunächst einmal muss der Arbeitgeber prüfen, ob er den betroffenen Arbeitnehmer bislang angemessen bezahlt hat.

Lohnnachzahlungen und Strafen drohen

Bei der Prüfung kommt heraus, dass erhebliche Unterschiede zur Vergütung in einem vergleichbaren Festangestelltenverhältnis bestehen? Dann muss das Unternehmen diese ausgleichen! Das gilt natürlich auch für die Sozialabgaben und Rentenversicherungsbeiträge, die für diese Zeit fällig gewesen wären. Auch seitens der gesetzlichen Unfallversicherung bestehen Forderungsansprüche. Gut möglich, dass Arbeitgeber auch hier Nachzahlungen leisten müssen.

Abgesehen von dem ganzen Papierkram und den monetären Belastungen, die auf den Arbeitgeber zukommen, gilt außerdem der reguläre Kündigungsschutz. Wurde zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht explizit eine Probezeit vereinbart, bestehen von Anfang an die vollen Arbeitnehmerrechte und Arbeitgeberpflichten. Die einzige Ausnahme: Wer sich in einem Ausbildungsverhältnis befindet, der muss nach § 20 Berufsbildungsgesetz (BBiG) eine Probezeit von mindestens einem Monat absolvieren. Diese Probezeit darf jedoch nie länger als vier Monate gehen.

In der Regel heißt das: Sollte sich in der Phase des „Probearbeitens“ herausstellen, dass der Probearbeitnehmer nicht zum Unternehmen passt, muss das Arbeitsverhältnis ordentlich gekündigt werden. Im Klartext: Der Arbeitgeber muss die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten und auch eine Abfindungszahlung kann fällig werden.

Checkliste: Was ist beim Probearbeiten zu beachten?

Um nicht in dies oben beschriebene arbeitsrechtliche Falle zu tappen, hier nochmal eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die Sie als Arbeitgeber beim Thema Probearbeiten beachten sollten:

• Das Probearbeiten sollte nicht länger als ein, zwei Tage dauern
• Ist diese Zeit aufgrund der Komplexität der zu bearbeitenden Aufgaben zu kurz, sollte das Probearbeiten maximal eine Woche in Anspruch nehmen
• Der Probearbeitnehmer sollte nicht ganze Arbeitstage im Unternehmen verbringen, sondern nur jeweils ein paar Stunden
• Der Probearbeitnehmer sollte weitgehend hospitieren und nur wenige Aufgaben selbst erledigen
• Dabei sollte immer ein Mitarbeiter ein Auge auf den Probearbeitnehmer haben und ihn die übertragenen To Do’s nicht alleine erledigen lassen, sondern ihn aktiv anleiten