Personalverwaltung

Die Personalverwaltung gehört zu den Hauptaufgaben im Personalmanagement. Alle administrativen und routinemäßigen Aufgaben des Personalwesens fallen in diesen Bereich. Personalführung, -planung und -entwicklung zählen ebenfalls zu den zentralen Aufgaben des Personalmanagements. Häufig wird Personalverwaltung auch als Personaladministration bezeichnet. Im Rahmen der Personalverwaltung beschäftigt man sich intensiv mit dem Verhältnis von Arbeitnehmern zum Unternehmen. Personaladministration umfasst auch transaktionale Aufgaben wie die Datenübermittlung an Dritte. So dürfen zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen an zuständige Behörden weitergeleitet werden. Zu den administrativen und routinemäßigen Aufgaben des Personalverwaltungsbereiches zählen alle Aufgaben, die mit dem Mitarbeiter zu tun haben - von der Einstellung bis zum Austritt. Da die Personalverwaltung aktuelle Personendaten bereitstellt, optimale innerbetriebliche Kommunikation sowie eine reibungslose interne Zusammenarbeit gewährleistet, ist dieser Unternehmensbereich bereits seit jeher von Bedeutung.

Personalverwaltung ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Allerdings befinden wir uns gerade in einem folgenschweren Wandel - die digitale Transformation schreitet immer weiter voran, der Fachkräftemangel verschärft sich und Arbeitskräfte werden immer älter. Personalmanagement und Personalverwaltung müssen am Puls der Zeit bleiben und sich stetig weiterentwickeln. In den Jahren 2021 und 2022 werden veraltete Organisationsstrukturen neuen und flexibleren Strukturen weichen müssen. Die Personalverwaltung wird dazu aufgefordert, ihren Nutzen für das Unternehmen transparent zu machen. Zunehmend verdichtete Märkte, steigender Konkurrenzdruck und rückläufiges Wirtschaftswachstum macht eine gute Personalverwaltung unabdinglich. Die Ressource Mitarbeiter muss optimal bereitgestellt, betreut, aus- und weitergebildet sowie verwaltet werden. Nur so können Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen gebunden werden und offene Stellen schnell nachbesetzt werden.

Personalverwaltung – was ist das eigentlich? Die Personalverwaltung wird auch als Personaladministration oder transaktionale Personalarbeit bezeichnet. In ihr fließen alle Personalangelegenheiten zusammen, die im Personalmanagement mit administrativen, also verwaltenden Aufgaben, oder auch transaktionalen Aufgaben verbunden sind. Bei letzten werden denen Daten von A nach B übermittelt. Zum Beispiel im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung an die zuständigen Behörden.

Die klassischen Aufgaben der Personalverwaltung sind:

• Erfassen von Personalzugängen
• Erfassen von Personalveränderungen
• Erfassen von Personalabgängen
• Bearbeitung laufender Mitarbeiteranträge - zum Beispiel für Urlaube oder Fortbildungen
• Ausfüllen und Abgabe von Meldebescheinigungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger
• Führen von Personalakten
• Führen von Personalstatistiken
• Lohn- und Gehaltszahlungen
• Zeiterfassung

Bei all diesen Vorgängen ist es das A und O, dass alle Arbeiten strikt nach den Regelungen des jeweils aktuell geltenden Rechts ausgeführt werden. Insofern tragen Mitarbeiter in der Personalverwaltung eine hohe Verantwortung. Denn gerade in Zeiten des sich verschärfenden Datenschutzes gilt es, die Rechtskonformität der hauseigenen Vorgänge im Blick zu haben.

Schließlich hantieren Mitarbeiter in der Personalverwaltung mit hochsensiblen, personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, Lebenslauf, Zeugnisse, Pfändungsurteile, Führungszeugnisse, Medizinische Daten, Kontodaten, Einkommensdaten und, und, und. Diese sind von Gesetzeswegen besonders geschützt.

Ab Mai 2018 tritt die neue Datenschutznovelle (EU-DSGVO) der EU für 28 Mitglieds-Staaten in Kraft. Diese sieht bei Verstößen noch einmal höhere Bußgelder vor als bisher. Von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des globalen Umsatzes sind im Gesetzestext die Rede. Fällig ist der jeweils höhere Betrag.

Die Gesetzesnovelle sieht knapp zusammenfasst die folgenden Vorgaben in Sachen Datenschutz vor:

• EU-weit gelten die gleichen Datenschutzregeln.
• Werden personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, müssen sie von einem Unternehmen gelöscht werden.
• Sollen persönliche Daten verarbeitet werden, müssen Nutzer aktiv zustimmen.
• Nutzer dürfen auf Nachfrage erfahren, welche Daten über sie gesammelt und wie diese verarbeitet werden.
• Ein Mitarbeiter darf von seinem Arbeitnehmer verlangen, dass der ihm eine Kopie sämtlicher gespeicherter Daten aushändigt.
• Tritt ein Datenverlust auf, müssen Arbeitgeber binnen 72 Stunden, mindestens aber so schnell wie möglich, ihrer behördlichen Meldepflicht nachkommen.

Die gute Nachricht: Durch die fortschreitende Digitalisierung in der Personalverwaltung können viele dieser Vorgaben von smarten Computerprogrammen weitgehend automatisch erfüllt werden. Viele Softwarehersteller achten inzwischen darauf, Funktionen einzubauen, die zum Beispiel die zeitgerechte automatische Löschung von Daten ohne weiteres Zutun garantieren.

Häufig handelt es sich dabei um Cloud-Anwendungen. Dagegen spricht auch nichts. Wichtig bei der Auswahl eines Herstellers ist jedoch, dass dieser eine Datenschutz-Zertifizierung nach DSGVO vorweisen kann. Die Zertifizierung „Trusted Cloud Datenschutz-Profil für Cloud-Dienste (TCDP)“ steht zum Beispiel für eine datenschutzkonforme Cloud.

Auch der Standort des Servers, auf dem ein Cloud-Anbieter seine Daten hostet, ist relevant. Denn in Amerika darf der Staat ohne jede richterliche Verfügung auf die Server von US-Unternehmen zugreifen. Dieses Recht erstreckt sich auch auf die europäischen Tochtergesellschaften von US-Firmen. Das ist nicht DSGVO-konform. Daher sollten Anwenderunternehmen darauf achten, dass sich die Server ihres Softwaredienstleisters auf europäischen Boden befinden.

Für jeden Bereich der Personalverwaltung gibt es inzwischen digitale HR-Prozesse. In einer digitalen Personalakte können beispielsweise sämtliche Personaldokumente der Mitarbeiter zentral verwaltet werden:

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag
• Abmahnungen
• Kündigungsschreiben
• Arbeitszeugnisse
• Einstellung
• Versetzung
• Beförderung
• Veränderungen
• Austritte

Alle zugriffsberechtigten Personen können jederzeit orts- und zeitunabhängig Einblick in die digitale Personalakte erhalten, wobei ein Rechtesystem dafür sorgt, dass jeder nur das sieht, wofür er auch autorisiert ist.

Gegenüber der Akte aus Papier hat das entscheidende Vorteile: Die Personalverwaltung wird zum Beispiel durch eine zentrale Datenverwaltung sowie durch effiziente Bericht- und Recherchemethoden auf Knopfdruck entlastet. Zumal eine digitale Personalakte im Gegensatz zur Papierakte zeitgleich von mehreren Anwendern parallel bearbeitet werden kann und nicht mühsam von A nach B transportiert werden muss. Wartezeiten sind damit passé. Und auch das Archiv kann eingespart werden, weil Papierakten entfallen.

Auch im Bereich der Lohnkostenabrechnung stehen Programme zur Verfügung, mit der sich Lohnabrechnungen per Knopfdruck durchführen und an den Arbeitnehmer in digitaler Form übermitteln lassen. Auch der Transfer relevanter Informationen an das Finanzamt und an Sozialversicherungsträger ist per Knopfdruck mit wenig Aufwand möglich.

Die automatisierte Datenübertragung an Behörden ist eine spürbare Erleichterung für die Personalverwaltung. Weil Dokumente nicht mehr wie früher einzeln ausgedruckt, kuvertiert und verschickt werden müssen, sondern nun per Mausklick ihren Besitzer wechseln. Neben der Zeitersparnis sagt auch die Umwelt „danke“ – denn infolge der zunehmenden Automatisierung der Personalverwaltung lässt sich eine Menge Papier einsparen.

Ebenso digital verwalten lassen sich im Bereich des Arbeitszeiten- und Fehlzeitenmanagements Vorgänge wie:

• Fehlzeitenberechnung
• Fluktuation im Unternehmen
• Überstunden
• Ausfallzeiten wegen Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz etc.
• Urlaubsinanspruchnahme
• Arbeitszeiterfassung bei Gleitzeit
• Nachfolgeplanung
• Weiterbildungen

Unterm Strich hat die Digitalisierung vieler HR-Prozesse zu einer erheblichen Entlastung in der Personalverwaltung geführt. Viele Prozesse müssen nicht mehr doppelt dokumentiert werden, sondern es reicht, diese einmal zu erfassen und jeder Berechtigte kann in der Folge darauf zugreifen, wann er will. Das spart Zeit und vermindert Fehler.

Die Digitalisierung hat aber nicht nur die Geschwindigkeit in der Personalverwaltung verändert. Was sich auch verändert hat, sind Rollen- und Zuständigkeitsbereiche. Stichwort: Employee Self Services. Diese halten verstärkt Einzug in die Personalverwaltung.

Hierbei handelt es sich um Tools, über die Mitarbeiter zum Beispiel Zugriff zu ihren persönlichen Daten erhalten und diese selbst verwalten können. Das vermeidet im Zweifel Übertragungsfehler – wer kennt schließlich seine Daten besser als der Mitarbeiter selbst? Auch Urlaubsanträge, Zeiterfassungen, Anträge für Weiterbildungen und vieles weitere mehr lässt sich über Employee Self Services an die Mitarbeiter auslagern.

Der Effekt: Mitarbeiter erhalten einen besseren Einblick in Unternehmensabläufe – zum Beispiel können sie im Bereich der Urlaubsplanung jederzeit einsehen, wie weit die Bearbeitung des Antrags fortgeschritten ist.

Derweil wird die Personalverwaltung dank Employee Self Services erheblich entlastet, weil Mitarbeiter nun für sie viele administrative Schritte vornehmen. Einfache Prozesse können sogar komplett automatisiert abgewickelt werden, wie etwa die Zeiterfassung über mobile Zeiterfassung- und Zeitmanagement-Produkte.