Personalvermittlung – Aufgaben, Ausrichtung und Methoden

Das Recruiting neuer Fach- und Führungskräfte an eine externe Personalvermittlung auszulagern, ist im Jahr 2020 ein Trend, den auch kleine und mittlere Unternehmen aufgreifen. Sie haben erkannt, dass die eigene HR-Abteilung mit der Personalbeschaffung in vielen Fällen überfordert ist. In kleinen Unternehmen fehlen wichtige Kompetenzen im Bereich Online-Recruiting. Unbekannte Mittelständler profitieren von der Arbeit einer professionellen Personalvermittlung, indem sie Zugang zu einem Bewerber-Pool erhalten, den sie über normale Recruiting-Kanäle nicht erreicht hätten. Im Jahr 2021 wird sich das Abwerben von Mitarbeitern, die bei Konkurrenten angestellt sind, kontinuierlich durchsetzen. In hart umkämpften Branchen wie dem Gesundheitswesen ist es oft die einzige Möglichkeit, schnell vakante Stellen zu besetzen.

Es gilt, gute Mitarbeiter durch regelmäßige Mitarbeitergespräche und eine leistungsgerechte Bezahlung zu binden. Die Kompetenzen einer Personalvermittlung beschränken sich im Jahr 2021 nicht mehr ausschließlich auf die Personalbeschaffung. Sie werden zunehmend eingebunden in die Bereiche Bedarfsplanung und Strategieentwicklung. Maßnahmen des Employer Branding zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität werden eng mit der beauftragten Personalvermittlung abgestimmt, um potenzielle Kandidaten in Zukunft gezielt anzusprechen.

Die großen Dienstleister in der Personalvermittlung heißen Randstad, Adecco, Manpower, HAPEKO oder Hays. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. In Deutschland gibt es etwa 2.000 Personalvermittlungen, in der Schweiz sind es an die 200 und im Nachbarland Österreich verrichten etwa 300 ihren Dienst. Was sie konkret tun? Der Name sagt’s eigentlich schon: Sie vermitteln Personal.

Und genau dazu werden sie von Unternehmen immer öfter konsultiert. Der zunehmende Fachkräftemangel und die boomende Konjunktur haben die Personalvermittlungs-Branche in den letzten Jahren ordentlich beflügelt und das Geschäft brummt. 2017 stieg der Umsatz erstmals über die 2-Milliarden-Euro-Marke. Der Markt wuchs in diesem Jahr mit einem Plus von 10,3 Prozent fast fünf Mal stärker als das Bruttoinlandsprodukt. Rund 7.500 Personalvermittler haben in Deutschland allein in 2017 68.000 Kandidaten vermittelt. Tendenz weiter steigend.

Doch wie geht eine Personalvermittlung konkret vor? Hier gibt es verschiedene Szenarien. Einmal angenommen, eine Kreativagentur bräuchte für ein laufendes Projekt schnell Verstärkung, weil die eigene Manpower nicht ausreicht. Dann könnte der hauseigene Recruiter vermutlich nichts anderes tun, als traurig mit dem Kopf zu schütteln. Denn über klassische Recruiting-Methoden wie der Schaltung von Stellenanzeigen würde es einfach viel zu lange dauern, Personal zu finden.

An dieser Stelle kommt die Personalvermittlung ins Spiel. Diese sucht im Auftrag eines Arbeitgebers nach passenden Kräften. Dabei hat sie im Vergleich zur hauseigenen HR-Abteilung einen ganz entscheidenden Vorteil auf ihrer Seite. Sie verfügt über eine riesige Lebenslaufdatenbank.

In dieser tummeln sich Handwerker, Spezialisten für Nischenbereiche, High Potentials für verschiedene Branchen, Fachkräfte oder auch Hilfsarbeiter. Für ausgeschriebene Vakanzen, die schnell besetzt werden müssen, finden Personalvermittler hierin quasi auf Knopfdruck passendes Personal, schlagen es dem Arbeitgeber vor und stellen den Kontakt her.

So können Unternehmen sehr kurzfristig auf unvorhergesehenen Personalbedarf reagieren, der sich zum Beispiel durch plötzliche Auftragsspitzen, Krankheitsausfälle oder Projektengpässe ergeben kann. Noch häufiger sind Personalvermittler aber gefragt, wenn es darum geht, Führungspositionen zu besetzen.

Der Hintergrund: C-Level-Kandidaten lassen sich in der Regel schlecht über klassische Recruitingwege erreichen. Sie lesen keine Stellenanzeigen. Meist werden Stellen in diesen Bereichen eher über Branchenbekanntschaften vergeben. Zu diesen brancheninternen Netzwerken haben Personalvermittler einen guten Zugang.

Das Procedere läuft dann wie folgt ab: Die Personalvermittlung recherchiert nach Kandidaten, die möglichst perfekt zu der ausgeschriebenen Stelle passen und präsentiert dem suchenden Arbeitgeber ein Kandidatenranking. Dieser wählt die Wunschkandidaten aus und die Personalvermittlung spricht ihn in seinem Auftrag an.

Gerade in hochspezialisierten Sektoren befinden sich die angefragten Manager natürlich meist in Lohn und Brot. Nun ist das Verhandlungsgeschick des Personalvermittlers gefragt. Er muss den Kandidaten bereits bei der ersten Kontaktaufnahme mit den richtigen Argumenten davon überzeugen, dass ihm ein anderer Arbeitgeber die besseren Bedingungen und Möglichkeiten bietet. Ist die Ansprache von Erfolg gekrönt, stellt der Personalvermittler den Kontakt zwischen Talent und Arbeitgeber her.

In der Regel bewegen sich Personalvermittler vornehmlich in diesen hochdotieren Arbeitsmarktsegmenten. Die von den Personalvermittlern besetzten Stellen hatten im Jahr 2017 zum Beispiel ein durchschnittliches Brutto-Jahreseinkommen von 155.000 Euro. Entsprechend hoch fallen die Honorare aus, die die Spezialisten für eine erfolgreiche Stellenbesetzung einstreichen. Im Schnitt erhalten Personalvermittler für eine erfolgreiche Vermittlung einen Obolus in Höhe von 26 Prozent des Brutto-Jahresgehalts der besetzten Stelle.

Besonders stark sind Personalvermittlungen in Arbeitsmarktbereichen im Geschäft, in denen der größte Fachkräftemangel herrscht: Im Maschinenbau und dem Gesundheitswesen zum Beispiel. Aber auch in der IT und zunehmend in der Versicherungsbranche. Immer häufiger vermitteln sie auch Personal für den öffentlichen Sektor.

Das Geschäftsfeld der Personalvermittlung ist also breit gefächert. Fast genauso breit gefächert sind übrigens die Bezeichnungen, die für die Dienstleister um Umlauf sind. Am häufigsten verwendet werden diese:

• Personaldienstleister
• Personalberater
• Consultant
• Executive Search
• Headhunter
• Arbeitsvermittler
• Direct Search
• Personalcoach

Achtung: Nicht zu verwechseln sind Personalvermittlung mit Zeitarbeitsunternehmen. Der Geschäftszweck einer Personalvermittlung ist es, für einen Arbeitgeber einen Mitarbeiter zu finden, den dieser dann fest einstellt. Die Dienstleistung von Zeitarbeitsfirmen unterscheidet sich insofern davon, als dass Arbeitgeber einen Mitarbeiter hier nur „ausleihen“. Das heißt: Der Arbeitnehmer ist bei dem Zeitarbeitsunternehmen angestellt und arbeitet nur für einen bestimmten Leih-Zeitraum bei dem Arbeitgeber. Das Zeitarbeitsunternehmen bekommt hierfür von dem Arbeitgeber eine regelmäßige "Miet"-Zahlung.

Aber zurück zum Personalvermittler. Was zeichnet eigentlich eine gute Personalvermittlung aus? Worauf ist bei der Auswahl zu achten? Dazu sei angemerkt: Eine gute und sorgfältige Auswahl eines Personaldienstleisters ist wichtig. In Deutschland gibt es keinen Berufsbezeichnungsschutz und keine gesetzlich geregelte Berufsordnung. Das heißt: Im Prinzip kann jeder eine Personalvermittlung gründen und sich als Personalvermittler bezeichnen, der will. Entsprechend unterschiedlich ist die Qualität von Personalberatern und umso genauer müssen die Leistungen im Vorfeld unter die Lupe genommen werden.

Wer einen Personalvermittler sucht, sollte bei der Recherche unbedingt auf die folgenden Auswahlkriterien achten und dazu Nachweise einfordern:

• Branchenerfahrung
• Tätigkeitserfahrung
• Spezialisierungen
• Dienstleistungsportfolio
• Unternehmensgröße
• Erfahrung am Markt
• Relevante Referenzen von Klienten
• Beziehungsnetz in der Branche
• Qualität und Ausbildung der Berater
• Wichtige Kennzahlen
• Angebots- und Vertragslegung
• Honorarstruktur und Gestaltung von Nebenkosten

Wird man sich einig, ist es im nächsten Schritt wichtig, zu erkennen, ob auch der von der Personalvermittlung zugewiesene Headhunter die benötigte Erfahrung und das nötige Fachwissen mitbringt. Hier lohnt sich der Blick auf das Profil des Beraters. Dieses sollten das Personalvermittlungen ihren Auftraggebern zur Verfügung stellen. Viele veröffentlichen die wichtigsten Informationen über ihre Berater sogar direkt auf ihrer Webseite, um größtmögliche Transparenz zu gewährleisten. Zeigt sich ein Personalvermittler hier aber eher zugeknöpft, ist Vorsicht geboten. Hier könnten Scharlatane am Werk sein.

Was sollte das Profil eines Personalvermittlers beinhalten? Zunächst einmal ist ein fundiertes Studium aus dem Arbeitsmarktbereich, in dem er seine Kunden berät, hilfreich. Immerhin muss er Kandidaten auf ihre fachliche Eignung prüfen. Und das geht nur, wenn er selbst mit der Materie vertraut ist. Außerdem sollten Berater auch über eine langjährige Lebens- und Berufserfahrung verfügen – umso besser können sie aktuelle Arbeitsmarkttrends und Entwicklungen in einer Branche einschätzen. Auch diese Faktoren sind für den Vermittlungserfolg ausschlaggebend.

Darüber hinaus sollten Personal-Spezialisten aber auch über einige spezifische Soft Skills verfügen. Die wichtigsten von ihnen werden im direkten Kontakt schnell ersichtlich.

Am meisten kommt es auf die folgenden Fähigkeiten an:

• Interesse für Menschen
• Denken in Beziehungen
• Ein gutes Vorstellungsvermögen
• Offener, kommunikativer und extrovertierter Charakter
• Interesse für Zwischenmenschliches
• Seriöser, vertrauenserweckender Auftritt
• Sorgfalt und Wahrhaftigkeit
• Einfühlungsvermögen
• Respektvolles Verhalten
• Kritikfähigkeit
• Flexibilität im Umgang mit neuen oder kritischen Situationen

Zugegeben: Die Auswahl einer Personalvermittlung ist ein gutes Stück Arbeit. Aber sie lohnt sich. Mit dem richtigen Partner an der Seite, findet sich passgenaues Personal auch in ausgedünnten Bereichen des Arbeitsmarktes schnell und zuverlässig. Mission erfüllt.