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Personalplanung – Definition, Berechnung, Ziele

Personalplanung ist so etwas wie die Königsdisziplin im Human Resources Management. Dabei nehmen HR-Verantwortliche den zukünftigen Personalbedarf gedanklich vorweg. Eine zuverlässige Personalplanung trägt dafür Sorge, dass der Personalbedarf eines Unternehmens stets optimal gedeckt ist. Dafür gibt es nützliche Strategien. Kundenwünsche werden immer ausgefallener, der Innovationsdruck in Unternehmen steigt und Prozesse werden infolge der Digitalisierung schneller. Diese Faktoren der modernen Arbeitswelt machen eine optimale und intelligente Personalplanung unabdinglich.

 

 

Eine strategisch ausgerichtete Personalplanung gewinnt an Bedeutung

Denn nur, wenn einem Unternehmen die benötigten Arbeitskräfte kurz-, mittel- und langfristig in der erforderlichen Qualität und Quantität zur Verfügung stehen, ist trotz all dieser Unwägbarkeiten eine effiziente Arbeitsweise gewährleistet.

Weist die Arbeitsdecke hingegen Löcher auf, verzögern sich Arbeitsabläufe, weil mehr Arbeit auf weniger Schultern lastet. Es häufen sich außerdem Überstunden und Ausfälle durch Krankheit, weil Mitarbeiter überlastet sind. Auf lange Sicht für das zu Demotivation, einer erhöhten Fluktuation und irgendwann leidet die Wirtschaftsfähigkeit eines Unternehmens.

 

Die Personalplanung und ihre Teildisziplinen

Um diesem Szenario von vornherein etwas entgegenzusetzen haben, gewinnt eine strategisch ausgerichtete Personalplanung zunehmend an Bedeutung. Und das umso mehr, weil sich aufgrund von Faktoren wie dem Fachkräftemangel und dem demographischen Wandel die Verfügbarkeit von Arbeitskräften in den kommenden Jahren noch einmal drastisch verknappen wird.

Also ist es von höchster Dringlichkeit, dass Unternehmen bereits heute die richtigen Weichen stellen, damit sie morgen noch effizient arbeiten können. Grundsätzlich lässt sich die Personalplanung noch einmal in verschiedene Teildisziplinen unterteilen.

 

Dazu gehören:

 

  • Personalbestandsplanung
  • Personalbeschaffung
  • Personalentwicklung
  • Personaleinsatzplanung
  • Personalfreisetzungsplanung

 

Personalbestandsplanung

Was bedeutet das im Einzelnen? Die Personalbestandsplanung fasst den Status Quo der Personalabdeckung in einem Betrieb innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens ins Auge. Bei der Personalbestandsplanung werden geplante oder ungeplante Abgänge gegen mögliche Zugänge gerechnet. Daraus ergibt sich der quantitative Personalbedarf in dem betrachteten Vergleichszeitraum.

 

Berechnungsgrundlage bei der Personalbestandsplanung:

Aktueller Bestand – geplante oder ungeplante Abgänge + geplante oder ungeplante Zugänge = Zu erwartender Personalbestand im Zeitraum X

 

Mögliche Gründe für Personalaustritte können sein:

  • Kündigung von Mitarbeitern
  • Berentung / Pensionierung von Mitarbeitern
  • Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitern
  • Mutterschutz oder Elternzeit
  • Aufnahme von Wehrdiensten
  • Interne Versetzungen

 

Mögliche Gründe für Personalzugänge können sein:

  • Rückkehr aus dem Mutterschutz
  • Rückkehr aus der Elternzeit
  • Rückkehr aus Langzeitbeurlaubungen
  • Rückkehr aus dem Krankenstand
  • Neueinstellungen
  • Weiterbeschäftigung ehemaliger Auszubildender
  • Zugänge durch Versetzungen aus anderen Abteilungen oder Standorten
  • Einsatz von Leiharbeitnehmern

 

Personalbeschaffung

Aus dem berechneten Personalbedarf lässt sich ableiten, wie viele Mitarbeiter prognostisch innerhalb des gewählten Betrachtungszeitraums neu rekrutiert werden müssen. Hieran schließen sich verschiedene Methoden zur Personalbeschaffung an, die darauf abzielen, die frei werdenden Stellen zum Zeitpunkt des Ausscheidens eines Mitarbeiters wieder neu zu besetzen. Personalbeschaffung wird auch als Personalrekrutierung, Recruiting oder Personalgewinnung bezeichnet. Unterstützung erfährt man durch eine Personalmarketing Agentur.

Allerdings: Der Arbeitsmarkt hat sich in den vergangenen Jahren vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt gedreht. Daher hat sich die Personalbeschaffung zu einem zunehmend komplexeren Thema für HR-Abteilungen entwickelt.

Da sich Arbeitnehmer heute ihre Arbeitgeber aussuchen können, reicht es nicht mehr aus, Stellenanzeigen auf Karrierewebsites, Online-Stellenbörsen oder Social-Media-Plattformen zu platzieren. Immer häufiger erfolgt die Personalbeschaffung zum Beispiel auch über die persönliche Kontaktaufnahme.

Hierzu können beispielsweise Headhunter eingesetzt werden. Alternativ sprechen Personaler neue Talente über soziale Netzwerke oder bei Karriereevents direkt an. Es gibt auch Software-Lösungen, die bei diesem so genannten Active Sourcing im Internet unterstützen und zum Beispiel das World Wide Web nach passenden Kandidaten durchsuchen, die es wert sind, angesprochen zu werden, weil sie perfekt zu einer Vakanz passen.

Aber auch der richtige Mix aus Stellenanzeigenschaltung und Direktansprache reicht noch nicht aus, um Talente zu rekrutieren. Überdies müssen Unternehmen in ihrer Kommunikation mit Talenten Anreize schaffen, um diese für sich zu begeistern. Zum Beispiel müssen sie mit besonderen Work Life Balance Angeboten oder einer speziellen Arbeitssituation und Unternehmenskultur und einer optimale Candidate Experience für sich werben. Gelingt das Arbeitgebern im Rahmen ihres Employer Brandings nicht, reduziert das die Chance Kandidaten anzulocken erheblich, wie aktuelle Studien belegen.

 

Personalentwicklung

Ist die Personaldecke gefüllt, kommt es darauf an, das bestehende Personal im Unternehmen so zu entwickeln, dass es seine Ideen, Talente und Qualifikationen stets vollumfänglich einsetzen und einbringen kann. Dieses Ziel setzt sich die Personalentwicklung.

Dazu werden die Bedarfe und Bedürfnisse der Organisation kontinuierlich eruiert und analysiert und mit den im Unternehmen verfügbaren Talenten und Skills abgeglichen. Ergibt diese Potenzialanalyse, dass bestimmte Qualifikationen fehlen, werden daraus die benötigten berufsbegleitenden und arbeitsplatznahen Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten für das Personal abgeleitet.

Bei der Personalentwicklung geht es aber nicht nur um die fachliche Qualifikation der Mitarbeiter, sondern auch um die Beurteilung ihrer Karrierepotenziale. Ergibt die entsprechende Potenzialanalyse, dass ein Talent beispielsweise für eine Führungslaufbahn geeignet ist, kann dieses gezielt durch die passenden Weiterbildungs- und Trainingsmaßnahmen auf die neue Rolle vorbereitet werden.

 

Personaleinsatzplanung

Nun kommt alles darauf an, das gut qualifizierte Personal auch bedarfsgerecht einzusetzen. Das ist das Ziel der Personaleinsatzplanung, die in vielen Bereichen zunehmend komplexer wird. Für eine gelingende Personaleinsatzplanung genügt es nicht mehr nur, Arbeitszeit und -platz zu bestimmen. Immer wichtiger wird es auch, externe Faktoren einzubeziehen, die einen verstärkten Bedarf von Personal zu bestimmten Stoßzeiten zur Folge haben.

 

Zum Beispiel

  • Kundenfrequenzen im Handel
  • Belegungsquoten im Krankenhaus
  • Anrufaufkommen im Call Center
  • Unstete Auftragsvolumina in der Industrie

Auch Gesetze, Tarife, Betriebsvereinbarungen und individuelle Kriterien sind feste Bestandteile einer professionellen Personaleinsatzplanung. Dazu gehören zum Beispiel Qualifikationen, spezifische Arbeitszeitmodelle, altersbedingte Einschränkungen, Arbeitszeitwünsche oder arbeitsergonomische Anforderungen. Nur wenn alle diese Parameter in die Planung einfließen, ist eine optimale Verfügbarkeit des Personals gewährleistet.

 

Personalfreisetzungsplanung

Trotz aller Sorgfalt bei der Personalplanung kann es dazu kommen, dass der Personalbestand den Personalbedarf übersteigt. Auslöser können zum Beispiel folgende Gründe sein:

  • Unerwarteter Wegfall von Aufträgen
  • Restrukturierungsmaßnahmen bei Geschäftsübernahmen
  • Umsatzeinbrüche

 

In solchen Fällen kann es zu einem Personalüberhang kommen, der unnötige Kosten verschlingt, da mehr Mitarbeiter beschäftigt werden, als eigentlich benötigt. Um diesen zu reduzieren, bieten sich verschiedene Maßnahmen an. Nicht immer sind Kündigungen das Mittel der Wahl. Es gibt auch alternative Möglichkeiten, die Belegschaft zu reduzieren.

 

Dazu gehören:

  • Abbau von Überstunden
  • Arbeitszeitverkürzung
  • Kurzarbeit
  • Rückruf von Aufträgen an externe Dienstleister
  • Nichtersetzen frei werdender Stellen

 

In ihrer Gesamtheit ist eine gut durchdachte Personalplanung ein zentrales Element der Personalwirtschaft. Gerade in dem rohstoffarmem Standort Deutschland gelten Mitarbeiter als entscheidender Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Um die betriebliche Zukunft auf hohem Niveau zu sichern, muss die Personalplanung daher angesichts des bestehenden und sich weiter verschärfenden Fachkräftengpasses langfristig gedacht werden.