Personalentwicklungsmaßnahmen

Die Corona-Krise hat unser Leben auf den Kopf gestellt: Von einem Tag auf den anderen mussten zahlreiche Mitarbeiter ins Home-Office wechseln und vieles wird nun online umgesetzt. Ob Zoom-Meeting, Arbeiten in den eigenen vier Wänden oder digitale Workshops - die Personalentwicklung wurde vor zahlreiche neue Herausforderungen gestellt. Personalentwicklungsmaßnahmen wie Mobile Learning haben bereits vor der Krise einen Aufschwung erfahren. In den Jahren 2021 und 2022 wird sich diese Entwicklung noch einmal beschleunigen. Das Interesse von Mitarbeitern an Fort- und Weiterbildungen ist groß. Um diesen Wissensdurst zu stillen und auch um qualifiziertes Personal zu fördern, werden Personalentwicklungsmaßnahmen wie Mobile Learning immer wichtiger. Laut einer Studie wurden digitale Weiterbildungsmöglichkeiten bereits 2018 von 70% der Unternehmen genützt.

Im Jahr 2021 und 2022 ist von einem weiteren Anstieg auszugehen. Solche Personalentwicklungsmaßnahmen sind ein wichtiges Tool, um dem fortschreitenden Fachkräftemangel entgegen zu wirken. Der Digitalisierungsschub in der Corona-Krise hat den Fachkräftemangel im IT-Bereich weiter verschärft. Auch der Fachkräftemangel in der Baubranche ebbt nicht ab. Mit Hilfe von Mobile Learning können neue Nachwuchskräfte auf einfache und unkomplizierte Weise an Schulungen bzw. Fort- und Weiterbildungen teilnehmen. Wenn auf dem Arbeitsmarkt nicht genügend Bewerber zur Verfügung stehen, dann ist internes Recruiting verbunden mit Personalentwicklungsmaßnahmen wie E-Learning die ideale Lösung. Digitale Personalentwicklungsmaßnahmen sind nicht nur in Zeiten des Mindestabstands von Vorteil, sondern auch nach der Krise: Digitalisierungen sparen Geld ein, sind orts- und zeitunabhängig, fördern die digitale Kompetenz der Mitarbeiter und bieten den Arbeitnehmern die Möglichkeit, flexibel zu lernen.

Die Personalentwicklung ist ein klassischer Begriff aus dem Personalwesen und umfasst alle Maßnahmen, die zur Förderung, Bildung und Qualifikation der Mitarbeiter dienen. Es kann sich dabei um die Verbesserung von fachlichen, methodischen oder sozialen Kompetenzen handeln.

Ein besonderer Teilbereich der Personalentwicklung ist das Talent Management. Dabei werden besonders talentierte Mitarbeiter, sogenannte High Potentials, gezielt rekrutiert und gefördert. Ziel ist dabei in den meisten Fällen ihre Vorbereitung auf Führungspositionen.

Das grundsätzliche Ziel der Personalentwicklung ist die Sicherstellung, dass die richtigen Mitarbeiter zu einer bestimmten Zeit in der benötigten Position eingesetzt werden können. Im Detail können Personalentwicklungsmaßnahmen aber sehr viele Ziele verfolgen:

Ziele für das Unternehmen:

• Die Verbesserung von fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Fähigkeiten
• Sicherung des Mitarbeiterbestandes
• Das Identifizieren und vorbereiten geeigneter Nachwuchsführungskräfte
• Verbesserung von Effizienz und Wirtschaftlichkeit
• Anpassung an den ständigen Wandel der Technologie, Markt und Gesellschaft
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit in Bezug auf ihre Arbeit und den Arbeitgeber
• Erhöhung der Mitarbeiterbindung
• Produktivitäts- bzw. Leistungssteigerung der Mitarbeiter durch erhöhte Zufriedenheit; zugleich geringere Fehlzeiten
• Identifikation von Fehlbesetzungen
• Gezielte Verbesserung von Schlüsselqualifikationen
• Einsparungen bei den Recruiting-Kosten aufgrund von geringerer Mitarbeiterfluktuation

Ziele für die Mitarbeiter:

• Wissenslücken schließen, ungenutzte Potenziale fördern und vorhandene Qualifikationen ausbauen
• Erweiterung des eigenen Aufgaben- und Verantwortungsgebiets
• Steigerung des eigenen Wertes beim derzeitigen Arbeitgeber und am Arbeitsmarkt
• Verbesserte Karrieremöglichkeiten und ggf. Gehaltserhöhung
• Erhöhung des eigenen Selbstwertgefühls und Selbstvertrauens

Ziele für die Gesellschaft

• Steigerung der langfristigen Beschäftigungssicherung von Berufstätigen
• Optimale Verteilung und Einsatz der Ressource Mensch (Stichwort: „job-man-fit)
• Erhöhung der Chancengleichheit, Persönlichkeitsentfaltung und sozialer Mobilität

Der typische Personalentwicklungs-Prozess (kurz PE-Prozess) läuft in folgenden Schritten ab:

1. Bedarfsanalyse

In der ersten Phase geht es um den Vergleich von Ist- und Soll-Situation. Hierbei werden bereits ökonomische Aspekte und die Realisierbarkeit mit berücksichtigt. Um den Bedarf an Maßnahmen zu ermitteln bieten sich verschiedenste Methoden an, wie z.B. Befragungen oder Beobachtungen.

2. Planung der Ziele

Im zweiten Schritt sollten die Ziele, die erreicht werden sollen, genau definiert werden. Denn danach richtet sich auch die Wahl der Maßnahmen.

3. Planung der Maßnahmen

Auf Grundlage der Ergebnisse der vorangegangenen Schritte, werden nun Maßnahmen gesucht bzw. entwickelt, die zur Zielstellung, zu den eigenen Ressourcen und zum Unternehmen passt.

4. Durchführung der Maßnahmen

Die Maßnahmen müssen natürlich auch durchgeführt werden. Eine offene und ausführliche Kommunikation zwischen den Beteiligten Personen ist im Vorfeld besonders wichtig. Nicht nur der Bildungsaspekt sollte dabei im Fokus stehen, sondern auch, dass es den Mitarbeitern Freude macht und sie gern die Angebote annehmen.

5. Erfolgskontrolle

Haben sich die Maßnahmen gelohnt? Wurden die festgelegten Ziele erreicht? Wie sieht das Kosten-Leistungsverhältnis aus und wieviel Zeit wurde benötigt? Wie ist die Meinung der Beteiligten Mitarbeiter? Gibt es Verbesserungsvorschläge? Diese und weitere Fragen sollten in der letzten Phase des PE-Prozesses behandelt werden, um herauszufinden, ob die gewählten Maßnahmen geeignet waren oder nicht.

Der PE-Prozess sollte aber auch nach der 5. Phase nicht als abgeschlossen angesehen werden. Es ist ein Kreislauf und daher sollten Personalentwicklungsmethoden kontinuierlich eingesetzt werden, statt nur dann wenn es brenzlig wird. Bereits eingesetzte Maßnahmen können weiter verbessert werden, weitere Methoden getestet oder neue entwickelt werden.

Es gibt die verschiedensten Maßnahmen in der Personalentwicklung. Gegliedert werden können sie beispielsweise in die Abhängigkeit von ihrem Einsatzort und der Einsatzzeit. Welche Maßnahmen eingesetzt werden sollten ist abhängig vom Unternehmen, der Zielgruppe und den zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Die meisten Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen fallen in diese Kategorie. Meist werden sie aber durch weitere Maßnahmen der anderen Bereiche ergänzt. Maßnahmen können sein:

• Einführung eines gut organisierten und umfangreichen Onboarding-Prozesses zum Antritt der Jobposition
• Mentoringprogramme, also die Einarbeitung durch erfahrenere bzw. länger im Unternehmen arbeitende Kollegen
• Coaching durch einen dafür ausgebildeten Coach
• Job Enrichment, also die qualitative Erweiterung des Aufgabengebiets
• Job Enlargement, also die quantitative Erweiterung des Arbeitsgebiets
• Job Rotation, bei der der Arbeitsplatz- bzw. die Tätigkeiten unter Mitarbeitern gewechselt werden

Einführend in den Beruf / berufsvorbereitend („into the job“)

Potentieller Nachwuchs sollte frühzeitig gefunden, gefördert und an das Unternehmen gebunden werden. Dafür bieten sich beispielsweise die Bereitstellung folgender Angebote an:

• Betriebsinterne Ausbildung
• Duales Studium
• Werkstudententätigkeiten
• Praktika
• Trainee-Programm

Berufsbegleitend („along the job“)

In diesem Bereich sollen die Mitarbeiter berufsbegleitend zusätzliche, neue Qualifikationen erlernen, z.B. zur Vorbereitung auf eine Führungsposition. Langfristiges Ziel ist grundsätzlich die Vorbereitung auf eine andere Position im Unternehmen. Folgende Maßnahmen bieten sich an:

• Talent Management, also die Förderung von „High Potentials“
• Karriereplanung (z.B. Potenzialanalysen, Assessmentcenter)
• Arbeit in Projekten
• Job Enrichment, also die qualitative Erweiterung des Aufgabengebiets
• Job Enlargement, also die quantitative Erweiterung des Arbeitsgebiets
• Job Rotation, bei der der Arbeitsplatz- bzw. die Tätigkeiten unter Mitarbeitern gewechselt werden
• Mentoringprogramme, also die Einarbeitung durch erfahrenere bzw. länger im Unternehmen arbeitende Kollegen
• Coaching durch einen dafür ausgebildeten Coach

Mit Nähe zum Beruf („near the job“)

Diese Maßnahmen finden während der Arbeitszeit statt, aber nicht direkt am Arbeitsplatz. Maßnahmen dafür sind beispielsweise:

• Arbeit in Projekten
• Lernpartnerschaften, Lerngruppen, Lernstätten oder Qualitätszirkel zu ausgewählten Themen
• Seminare
• Workshops

Mit Entfernung zum Beruf („off the job“)

Diese Maßnahmen finden nicht während der Arbeitszeit statt. Daher müssen die Mitarbeiter besonders motiviert sein an diesen Maßnahmen teilnehmen zu wollen. Es darf nicht als eine Strafe angesehen werden, sondern als Bereicherung, obwohl es ein Mehraufwand für den Mitarbeiter bedeutet. Es ist also eine ganz besondere Herausforderung für ein Unternehmen diese Maßnahmen umzusetzen, auch weil sie meist zeit- und kostenintensiver als andere Angebote. Maßnahmen sind beispielsweise:

• Teambuilding –Maßnahmen
• Seminare, Fortbildungen, Workshops, Assessment-Center außerhalb der Arbeitszeit (z.B. am Wochenende)
• Angebot zusätzlicher Aus- und Weiterbildungen (z.B. zusätzliche Ausbildung oder Studium neben dem Beruf)

Tipps zur Gestaltung von Maßnahmen

• Bei der Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern sollte darauf geachtet werden, dass sie dabei weder unter- noch überfordert werden und zudem auch immer wieder Erfolgserlebnisse Nur so bleibt ihre Motivation zur Teilnahme an den Maßnahmen erhalten.
• Personalentwicklungsmaßnahmen sollten, soweit wie möglich, individuell auf die Mitarbeiter abgestimmt Ein Seminar für alle Mitarbeiter verfehlt sein Ziel, da es für einen Großteil nicht im hohen Maße relevant und interessant sein wird. Eine ausreichende Kommunikation im Vorfeld und die Wahl kleinerer Gruppen bei den Maßnahmen, können dabei helfen.
• Interne Mitarbeiter als Trainer/Coaches werden meist als glaubwürdiger angesehen, da sie das Unternehmen selbst sehr gut kennen. Schauen Sie daher erst einmal im eigenen Unternehmen nach, wer welche Kompetenzen bereits vermitteln kann oder wen Sie dazu befähigen können.
• Den Mitarbeitern sollte Zeit gegeben werden das Gelernte auch zu üben. Daher ist es äußerst zielführend praktische Übungen in die Maßnahmen mit einzubauen, damit sich das Wissen festigt und die Mitarbeiter motiviert bleiben.
• Es ist empfehlenswert nach Durchführung einer Maßnahme das Feedback der teilgenommenen Mitarbeiter einzuholen. Dabei sollte nicht nur direkt nach der Maßnahme eine Abfrage erfolgen, sondern auch mit etwas zeitlichem Abstand, da dann auch die Nachhaltigkeit der Angebote berücksichtigt werden kann. Eingesetzte Maßnahmen können dann weiterentwickelt oder ggf. ausgetauscht Auch die Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen und merken, dass ihre Meinung von Bedeutung für das Unternehmen ist.
• Teilnehmer an Personalentwicklungsmaßnahmen können gezielt als Multiplikatoren eingesetzt werden. Beispielsweise können Sie an ihre Kollegen in einem kurzen Meeting berichten, wie die Maßnahme ablief und was sie dabei gelernt haben. So wird das Gelernte auch noch einmal wiederholt und gefestigt.

Es gibt in der Praxis viele Möglichkeiten, zu der Entwicklung des Personals beizutragen. Je nach Betriebsgröße und Zielgruppe kommen verschiedene Maßnahmen in Frage. Beispiele für Personalentwicklung bei Berufseinsteigern sind die klassische Berufsausbildung, ein berufsbegleitendes Studium, Tätigkeiten als Praktikant oder Trainee sowie Coachings. Angestellte profitieren durch Maßnahmen am Arbeitsplatz, wie Job Rotation, Job Enlargement, Job Enrichment oder Mentoring. Sie können aber auch an berufsbezogenen Maßnahmen in Projekten, Seminaren, Fortbildungen, auf Workshops, bei Förderkreisen, in Lernstätten oder im Rahmen von Lernpartnerschaften teilnehmen. Ebenfalls sind berufsbegleitende Maßnahmen denkbar, wie zum Beispiel Karriereplanung oder Projektarbeiten. Noch als Berufsausteiger gibt es die Möglichkeit, Seminare und Vorträge zu besuchen, sowie an Personalgesprächen oder Informationsveranstaltungen des Betriebs teilzunehmen.