Personalcontrolling

Das Unternehmenscontrolling zur Steuerung, Planung und Kontrolle eines Betriebes kann in verschiedene Bereiche herunter gebrochen werden. Einer dieser Bereiche umfasst das Personalcontrolling, mit dem sich Kennzahlen und Prozesse innerhalb der Personalwirtschaft steuern lassen. So z. B. wie viele Mitarbeiter beschäftigt das Unternehmen, die Anzahl der Mitarbeiterkrankheitstage der einzelnen Abteilungen pro Jahr, etc.

Die Aufgaben des Personalcontrollings

Diese lassen sich - grob gefasst - in drei Bereiche gliedern:

1. Analyse und Auswertung
Hierunter versteht man die Erfassung, Koordination der Personalkapazitäten sowie die Verknüpfung mit den relevanten funktionalen Bereichen. Beispielsweise wird erfasst, wie viele Köpfe eine jeweilige Abteilung hat und welchen Output sie erwirtschaftet.

2. Die Berichterstattung
Personalwirtschaftliche Entscheidungsträger und Führungsverantwortliche werden regelmäßig mit relevanten Daten aus dem Personalbereich versorgt. Hieraus werden weitere Maßnahmen für die erfolgreiche Entwicklung des Betriebes abgeleitet, diese Daten dienen als Grundlage für personalpolitische Entscheidungen.

3. Weitergabe von relevanten Daten an Dritte
Aus dem Bereich Personalcontrolling werden Daten an Institutionen wie beispielsweise die Agentur für Arbeit, an Sozialversicherungsträger und das Statistische Bundesamt weiter geleitet.

Was hat sich bereits in 2021 im Vergleich zu vergangenen Jahren geändert und wie sind die weiteren Aussichten?

Unsere Arbeits- und Geschäftswelt ist, so wie auch unser Privatleben, sehr viel digitaler geworden. Persönliche Kontakte wurden weniger und wurden zum größten Teil ersetzt durch Videocalls, Chats und virtuelle Meetings.

Für das Personalcontrolling kamen in 2021 und werden auch in den kommenden Monaten weitere Kennzahlen dazu, die es auch in Zukunft als festen Bestandteil dieses Instruments einzuplanen gilt. Die sind beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die remote bzw. aus dem Home Office arbeiten, die Anzahl der Corona-bedingten Krankheitstage, mögliche personelle Änderungen durch Kurzarbeit usw. Hier gilt, die Kennzahlen den Gegebenheiten anzupassen, um frühzeitig die Weichen für die weitere Unternehmenssteuerung ableiten zu können.

Beim Personalcontrolling sind in der Regel nicht einzelne Mitarbeiter, sondern Gruppen oder auch die gesamte Belegschaft im Fokus. Zu den typischen Betätigungsfeldern gehören Personalplanung, Mitarbeiterzahlen, Risikomanagement, Kostenstrukturen, Planstellen, Organisationseinheiten oder die Bildungsbedarfsanalyse. Es gibt, je nach Bereich, verschiedene Wege, Personalcontrolling einzusetzen. Beim quantitativen Personalcontrolling werden Daten genutzt, die direkt messbar sind. Diese betreffen zum Beispiel die Personalkosten oder die Personalstruktur. Das qualitative Personalcontrolling beschäftigt sich mit Faktoren wie Führungsverhalten, Innovationswillen, Bindung zum Unternehmen oder Mitarbeiterzufriedenheit, die nicht einfach mit Zahlen festzuhalten sind. Strategisches Personalcontrolling ist eher langfristig ausgerichtet. Hierbei werden die strategischen Ziele des Unternehmens verfolgt. Das operative Personalcontrolling beschäftigt sich damit, wie die Ziele erreicht werden sollen. Dabei spielen das Verhältnis von Kosten und Nutzen sowie die Erfolgsaussichten der Maßnahmen eine Rolle.

Das Personalcontrolling gehört zum Personalwesen eines Unternehmens, liegt also in der Verantwortung des Personalcontrollers. Es wird vor allem auf zwei Anwendungsgebieten genutzt. Einerseits kommt es in der Personalarbeit zum Einsatz, also bei allen Personalprozessen, Personalprojekten und –verfahren. Andererseits geht es aber auch um Fragen, von denen das Personal selbst betroffen ist. Diese drehen sich unter anderem um die Anzahl der Mitarbeiter, deren Einsatzorte und Funktionen, die Zahl der Auszubildenden sowie die Zusammensetzung der Belegschaft unter soziodemographischen Gesichtspunkten. Der Personalcontroller kann ein einfacher Dienstleister, jedoch auch ein qualifizierter Berater sein, wie etwa ein Consultant. Dabei sollte das Personalcontrolling in die strategischen Entwicklungen der Geschäftsleitung eingebunden sein. Eine enge Kommunikation beinhaltet die Beratung der Entscheider sowie die Leitung von Projekten.

Es gibt diverse Beispiele, wie Personalcontrolling eingesetzt werden kann. Zeitvergleichskontrollen, Planfortschrittskontrollen oder Prognosenkontrollen erfolgen durch den Vergleich verschiedener Ist-, Soll- oder Wird-Zustände. Das Anfertigen von Benchmarks lässt sich durch den externen Vergleich mit der Konkurrenz oder den internen Vergleich mit anderen Standorten bewerkstelligen. Zeitreihen dienen dazu, durch den Vergleich verschiedener Zeitpunkte Trends und Entwicklungen zu beschreiben beziehungsweise zu prognostizieren. Die Human Ressource Scorecard ist ein ausgewogenes System aus Kennzahlen, das speziell auf die Nutzung im Personalmanagement zugeschnitten ist. Hiermit lassen sich erfolgskritische Ziele und Key Performance Indicators definieren. Human Ressource Audits dienen dazu, Risiken und Chancen frühzeitig zu erkennen, die von den Mitarbeitern ausgehen können. Befragungen von Mitarbeitern sind ein weiteres Beispiel für Personalcontrolling. Hierbei können Informationen direkt von der Belegschaft gesammelt werden, um die Schwächen und Stärken eines Unternehmens besser analysieren zu können.