Personalbedarfsplanung

Unternehmen müssen immer schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren. Die zunehmende Automatisierung von Prozessen sowie der Fachkräftemangel spitzen die Situation zu und Unternehmen müssen dementsprechend reagieren. Was also tun, wenn Prozesse automatisiert werden und sich die Abteilungen plötzlich um Aufträge reißen? Oder was wenn mehr Arbeit ansteht, als von den Mitarbeitern bewältigt werden kann? Wegen diesen dringenden Fragen gewinnt die Personalbedarfsplanung auch 2021/2022 zunehmend an Bedeutung. Ziel der Personalbedarfsplanung ist es, zu jeder Zeit das geeignete Personal mit der richtigen Qualifikation für ausgeschriebene Stellen/Projekte/Aufträge bereitzustellen. Nur auf diese Weise kann die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens sichergestellt werden. Die Personalbedarfsplanung findet unter Berücksichtigung der finanziellen Mittel statt und plant Ressourcen effizient ein.

In der Personalbedarfsplanung wird grundsätzlich zwischen der quantitativen und qualitativen Personalplanung unterschieden. In der quantitativen Personalplanung müssen sich Recruiter beispielsweise die Frage stellen, wie viele Arbeitskräfte sie künftig benötigen, um die Unternehmensziele tatsächlich erreichen zu können. Die Ermittlung dieses Wertes kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Fällt der Wert positiv aus, ist zu wenig Personal für die nächste Planungsphase vorhanden. Fällt er hingegen negativ aus, sind zu viele Arbeitnehmer im Unternehmen beschäftigt. In der qualitativen Personalbedarfsplanung rücken bestehende und neue Mitarbeiter ins Zentrum der Planung. Personaler müssen sich fragen, welche Entwicklungsmaßnahmen sich für die Mitarbeiter eignen, damit sich das Unternehmen bestmöglich entwickeln kann. Wir leben in Zeiten massiver Umbrüche, weshalb eine sorgfältige Personalbedarfsplanung von zentraler Bedeutung für Unternehmen ist. 2021/2022 sollten Personaler auch verstärkt auf E-Recruiting setzen, um neue Bewerber anzusprechen und vernünftig planen zu können.

Die Personalbedarfsermittlung ist für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen von großer Bedeutung. Steht das passende Personal nicht zur geforderten Zeit und am benötigten Ort zur Verfügung, drohen Produktivität und Effizienz des Unternehmens zu sinken. Im Fallbeispiel der Spedition muss das Unternehmen möglicherweise sogar Aufträge ablehnen, wenn es kein Personal zur Ausführung hat oder das vorhandene Personal nicht die passende Qualifikation, z.B. die erforderliche Führerscheinklasse, vorweisen kann. Regelmäßig durchgeführt sichert die Personalbedarfsplanung die Handlungsfähigkeit des Unternehmens. Sie sollte sowohl für die operative Personalplanung (kurzfristiger Planungshorizont, bis zu einem Jahr) als auch für die strategische Personalplanung (langfristiger Planungshorizont, über drei Jahre) durchgeführt werden.

Um diesem Szenario von vornherein etwas entgegenzusetzen haben, gewinnt eine strategisch ausgerichtete Personalplanung zunehmend an Bedeutung. Und das umso mehr, weil sich aufgrund von Faktoren wie dem Fachkräftemangel und dem demographischen Wandel die Verfügbarkeit von Arbeitskräften in den kommenden Jahren noch einmal drastisch verknappen wird.

Also ist es von höchster Dringlichkeit, dass Unternehmen bereits heute die richtigen Weichen stellen, damit sie morgen noch effizient arbeiten können. Grundsätzlich lässt sich die Personalplanung noch einmal in verschiedene Teildisziplinen unterteilen.

Dazu gehören:

• Personalbestandsplanung
• Personalbeschaffung
• Personalentwicklung
• Personaleinsatzplanung
• Personalfreisetzungsplanung

Der Personalbedarf kann in Brutto- und Nettobedarf unterteilt werden. Der Bruttopersonalbedarf ist der Bedarf, der notwendig ist, um die anfallenden Arbeitsaufgaben zu erfüllen. Er setzt sich aus dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf, der von Urlaub und (krankheitsbedingten) Fehlzeiten abhängig ist, zusammen. Der Nettobedarf ist die Differenz zwischen dem derzeitigen Ist-Stand und den Bruttopersonalbedarf. Bei personeller Deckung stimmen Ist- und Soll-Bestand überein. Gibt es hier Differenzen, spricht man von Über- oder Unterdeckung.

Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie der quantitative Personalbedarf ermittelt wird: Eine Spedition geht aufgrund der aktuell guten Auftragslage davon aus, dass im kommenden Jahr 105 LKW-Fahrer benötigt werden. Durch Urlaub und Krankheit von Mitarbeitenden wird mit einem Reservebedarf von fünf weiteren Fahrern gerechnet. Somit ergibt sich ein Bruttopersonalbedarf von 110 Fahrern. Aktuell beschäftigt die Spedition 100 LKW-Fahrer. Durch anstehende Pensionierungen und ausgesprochen Kündigungen werden in Kürze drei Fahrer das Unternehmen verlassen. Alle drei Stellen sollen aber direkt wieder besetzt werden. Somit liegt der Ist-Bestand zum Planungszeitpunkt bei 100 Fahrern. Der Nettopersonalbedarf weist dementsprechend eine Personalunterdeckung auf (110-100=10). Die Spedition sollte Personalbeschaffungsmaßnahmen einleiten, um zehn neue Mitarbeitende zu gewinnen. Unterstützung erhalten Unternehmen durch unser HR Consulting.

Für die Personalbedarfsplanung ist nicht nur wichtig wie viele Mitarbeitende benötigt werden, sondern auch, welche Qualifikationen gebraucht werden. In einer Stellenbeschreibung legt das Unternehmen die Aufgaben fest, die der künftige Mitarbeitende erbringen soll. Daraus können Art und Höhe der Anforderungen an den künftigen Stelleninhaber abgeleitet werden, die im Anforderungsprofil festgehalten werden. Auf Grundlage dieses Profils werden dann gezielt entsprechende Mitarbeitende rekrutiert. Die qualitative Bedarfsermittlung bildet somit die Grundlage für Einstellungsentscheidungen. Sie berücksichtigt, dass sich durch technische und/oder organisatorische Veränderungen Arbeitsinhalte wandeln, die zu veränderten Aufgaben und damit zu einem veränderten Personalbedarf führen.