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Aufgaben und Ziele der Personalbedarfsplanung
Konjunktur und Auftragslage erfordern von Unternehmen ständige Flexibilität – auch in personeller Hinsicht. Die Personalbedarfsplanung dient dazu, den zukünftigen Personalbedarf besser abschätzen zu können. Dabei ist zu ermitteln, wie hoch die Anzahl der erforderlichen Arbeitskräfte ist (quantitativer Bedarf) und welche Anforderungen sie für die Leistungserbringung erfüllen müssen (qualitativer Bedarf).
Zur Personalbedarfsplanung gehören alle Aufgaben, die der Ermittlung des zukünftigen quantitativen und qualitativen Bedarfs an Mitarbeitenden eines Unternehmens dienen. Je nach Länge der Planungsperiode hilft die Personalbedarfsplanung dabei, dass kurz-, mittel- oder langfristig die benötigten Arbeitskräfte zur Verfügung stehen, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Sie verbindet die Unternehmensplanung mit der Personalplanung. Ihre Ergebnisse bilden die Grundlage für weitergehende Personalaufgaben, denn Personalsuche, Personalentwicklung und Personalbindung fußen auf den Ergebnissen der Personalbedarfsanalyse.
Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs
Der Personalbedarf kann in Brutto- und Nettobedarf unterteilt werden. Der Bruttopersonalbedarf ist der Bedarf, der notwendig ist, um die anfallenden Arbeitsaufgaben zu erfüllen. Er setzt sich aus dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf, der von Urlaub und (krankheitsbedingten) Fehlzeiten abhängig ist, zusammen. Der Nettobedarf ist die Differenz zwischen dem derzeitigen Ist-Stand und den Bruttopersonalbedarf. Bei personeller Deckung stimmen Ist- und Soll-Bestand überein. Gibt es hier Differenzen, spricht man von Über- oder Unterdeckung.
Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie der quantitative Personalbedarf ermittelt wird: Eine Spedition geht aufgrund der aktuell guten Auftragslage davon aus, dass im kommenden Jahr 105 LKW-Fahrer benötigt werden. Durch Urlaub und Krankheit von Mitarbeitenden wird mit einem Reservebedarf von fünf weiteren Fahrern gerechnet. Somit ergibt sich ein Bruttopersonalbedarf von 110 Fahrern. Aktuell beschäftigt die Spedition 100 LKW-Fahrer. Durch anstehende Pensionierungen und ausgesprochen Kündigungen werden in Kürze drei Fahrer das Unternehmen verlassen. Alle drei Stellen sollen aber direkt wieder besetzt werden. Somit liegt der Ist-Bestand zum Planungszeitpunkt bei 100 Fahrern. Der Nettopersonalbedarf weist dementsprechend eine Personalunterdeckung auf (110-100=10). Die Spedition sollte Personalbeschaffungsmaßnahmen einleiten, um zehn neue Mitarbeitende zu gewinnen. Unterstützung erhalten Unternehmen durch unser HR Consulting.
Qualitative Personalbedarfsermittlung
Für die Personalbedarfsplanung ist nicht nur wichtig wie viele Mitarbeitende benötigt werden, sondern auch, welche Qualifikationen gebraucht werden. In einer Stellenbeschreibung legt das Unternehmen die Aufgaben fest, die der künftige Mitarbeitende erbringen soll. Daraus können Art und Höhe der Anforderungen an den künftigen Stelleninhaber abgeleitet werden, die im Anforderungsprofil festgehalten werden. Auf Grundlage dieses Profils werden dann gezielt entsprechende Mitarbeitende rekrutiert. Die qualitative Bedarfsermittlung bildet somit die Grundlage für Einstellungsentscheidungen. Sie berücksichtigt, dass sich durch technische und/oder organisatorische Veränderungen Arbeitsinhalte wandeln, die zu veränderten Aufgaben und damit zu einem veränderten Personalbedarf führen.
Bedeutung der Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsermittlung ist für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen von großer Bedeutung. Steht das passende Personal nicht zur geforderten Zeit und am benötigten Ort zur Verfügung, drohen Produktivität und Effizienz des Unternehmens zu sinken. Im Fallbeispiel der Spedition muss das Unternehmen möglicherweise sogar Aufträge ablehnen, wenn es kein Personal zur Ausführung hat oder das vorhandene Personal nicht die passende Qualifikation, z.B. die erforderliche Führerscheinklasse, vorweisen kann. Regelmäßig durchgeführt sichert die Personalbedarfsplanung die Handlungsfähigkeit des Unternehmens. Sie sollte sowohl für die operative Personalplanung (kurzfristiger Planungshorizont, bis zu einem Jahr) als auch für die strategische Personalplanung (langfristiger Planungshorizont, über drei Jahre) durchgeführt werden.
