Personalakte

In der Personalakte sind alle Daten und Vorgänge enthalten, die mit dem einzelnen Arbeitnehmer zu tun haben. Sie enthält sowohl Angaben über die Person als auch zum Arbeitsverhältnis im Betrieb. Die Personalakte gibt Aufschluss über den dienstlichen Werdegang des Mitarbeiters und zwar möglichst vollständig, wahrheitsgemäß und sorgfältig. In Zeiten der digitalen Transformation haben sich Unternehmen längst von der Personalakte im verstaubten Aktenschrank verabschiedet. In den Jahren 2021 und 2022 wird man kaum noch eine Firma finden, die ihre Personalakten nicht digital verwaltet. Die elektronische Personalakte ist an keine spezielle Form gebunden und rechtlich bedenkenlos. Allerdings nimmt bei digital verwalteten Personalakten der Datenschutz eine besondere Rolle ein.

Wie in den Jahren zuvor gehören auch 2021/2022 nur jene Inhalte in die Akte, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Dazu gehören die Bewerbungsunterlagen und der Dienstvertrag. Abmahnungen werden ebenfalls in die Personalakte aufgenommen, allerdings nur für einen Zeitraum von circa 2 Jahren. Ebenfalls zulässige Inhalte der Personalakte sind Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Ergebnisse von Auswahlprüfungen, Angaben zur Sozialversicherung, Personalfragebögen, Leistungsbeurteilungen und (Arbeits-)Zeugnisse, Fortbildungsmaßnahmen, Krankheitsbescheide, Urlaubsanträge, Angaben über Darlehen und Lohnpfändungen sowie Kündigungsschreiben. Alle Dokumente, die in die Personalakte aufgenommen werden, müssen ein objektives Bild von der Person und ihren Leistungen ergeben. Der Paragraph 83 des Betriebsverfassungsgesetzes regelt übrigens das Recht auf die Einsichtnahme in die Personalakte. Viele Arbeitnehmer wissen häufig gar nicht, dass sie ein Recht auf Einsicht ihre Akte besitzen. Wenn sich also zum Beispiel herausstellt, dass die Akte ungerechtfertigte Abmahnungen enthält, kann der Arbeitnehmer die Entfernung beantragen.

In einer Personalakte fließen alle Informationen über einen Arbeitnehmer zusammen, die für die Personalverwaltung relevant sind. Dazu gehören neben Name, Anschrift und Lebenslauf zum Beispiel auch Zeugnisse, Führungszeugnisse, medizinische Daten oder Führerscheine.

Ebenfalls darin abgelegt sind:

• Anstellungsvertrag
• Belege über Gehaltsveränderungen
• Beurteilungen im Rahmen der Zielvereinbarung
• Verwarnungen oder Abmahnungen
• Vermerke über erlaubte Nebentätigkeiten
• Urlaubs- und Fehlzeiten
• Vereinbarungen zur Elternzeit

Aus arbeitsrechtlicher Sicht müssen alle Dokumente in der Personalakte, die über den Arbeitnehmer erstellt werden ein objektives Bild von der Person und ihren Leistungen ergeben. Was viele Angestellte nicht wissen: Sie haben jederzeit ein Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte – so regelt es Paragraph 83 des Betriebsverfassungsgesetzes. Bei Bedarf können sie dazu auch ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen.

Stellt sich bei der Einsicht in die Personalakte heraus, dass Berichte nicht sachgemäß verfasst oder beispielweise ungerechtfertigte Abmahnungen in der Personalakte enthalten sind, kann der Arbeitnehmer die Berichtigung des Berichts oder sogar die Entfernung des betreffenden Dokumentes aus der Personalakte verlangen. Der Arbeitgeber ist im Rahmen seiner Fürsorgepflicht verpflichtet, dem Wunsch entgegen zu kommen.

Da Personalakten sehr vertrauliche personenbezogene Daten enthalten, unterliegen sie auch den Vorgaben des europäischen Datenschutzes. Erst kürzlich wurde eine Neuregelung der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) verabschiedet. Sie trat im Mai 2018 in Kraft. Die EU Datenschutzgrundverordnung zielt vor allem darauf ab, die Rechte von Arbeitnehmern nachhaltig zu stärken und ein unberechtigtes Ausspähen intimer Daten zu vermeiden. Sie ist sowohl für händisch als auch digital geführte Personalakten relevant. Arbeitgebern, die die Bestimmungen nicht einhalten, drohen empfindliche Strafen: Die Rede ist von Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des globalen Umsatzes. Damit fallen die Bußgelder deutlich höher aus als früher. Fällig ist der jeweils höhere Betrag.

Auch die Anforderungen im Hinblick auf die datenschutzkonforme Umsetzung von Prozessen fallen etwas zugespitzter aus. Zu beachten sind unter anderem die folgenden Punkte:

• Es dürfen nur solche Daten gesammelt werden, die für die Aufnahme, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
• Arbeitnehmer müssen zu jederzeit wissen, ob und zu welchem Zweck der Arbeitgeber personenbezogene Daten speichert und nutzt.
• Arbeitnehmer müssen ihre Einwilligung zur Datenspeicherung geben.
• Arbeitnehmer dürfen jederzeit einsehen, welche Daten über sie gespeichert werden.
• Sobald der Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entfällt, etwa durch die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, müssen Daten grundsätzlich unverzüglich gelöscht werden.
• Nur ausdrücklich befugte Personen dürfen Zugriff auf die vorgehaltenen personenbezogenen Daten haben. Diese müssen zwingend vor dem unbefugten Zugriff Dritter bewahrt werden.
• Unternehmen stehen in der Nachweispflicht, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten rechtmäßig, zweckgebunden und nur im erforderlichen Maß durchgeführt wird.

Dabei gilt: Verlangt ein Mitarbeiter Einblick in seine Personalakte, oder müssen Daten gelöscht werden, weil ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, muss ein Arbeitgeber so schnell wie möglich reagieren. Ansonsten kann es für ihn sehr teuer werden. Aber Vorsicht: Wer noch mit Akten aus Papier arbeitet oder in Excellisten, kann leicht Fehler machen. Zum Beispiel, weil Daten mangels automatisierter Suchmechanismen nicht vollständig gefunden und gelöscht oder dem Mitarbeiter nicht vollständig ausgehändigt werden können.

Hierbei hilft die moderne Technik weiter. Wer zum Beispiel eine DSGVO-konforme digitale Personalakte im Einsatz hat, kann sich sicher sein, dass Mitarbeiter die unter ihrem Namen abgelegten Daten nicht nur vollständig einsehen können, sondern, dass diese auch automatisch und fristgerecht gelöscht werden.

Dazu definieren Anwender bereits beim Anlegen der Personalakte das potenzielle Löschdatum – zum Beispiel mit dem Ende eines befristeten Vertrags - den Rest erledigt das Programm automatisch. Ändern sich Bedingungen, etwa durch die Verlängerung eines Vertrags oder den vorzeitigen Austritt eines Mitarbeiters, passt sich die Löschfrist automatisch an.

Auch die verpflichtende Einwilligung eines Mitarbeiters in die Speicherung seiner Daten lässt sich über die Programme einholen. Dazu versenden die Tools zum Beispiel via Mail einen Link zu den Datenschutzbestimmungen des Unternehmens. Mit einem Klick darauf erklären Arbeitnehmer ihre Einwilligung und das System gibt dem Personaler Rückmeldung, dass das „GO“ vorliegt. Lässt sich der Arbeitnehmer zu viel Zeit, erinnern ihn die digitalen Helfer daran, dass noch eine Einwilligung aussteht.

Auch die Autorisierungen zur Einsicht in die Personalakte lassen sich mit elektronischen Helfern leicht regeln. In die Personalarbeit sind meist viele Kollegen involviert: Der Vorgesetzte aus der Fachabteilung, die Personalentwicklung oder die Kollegen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Im Fall einer Personalakte aus Papier wandert oft das ganze Dokument durch verschiedene Hände und Abteilungen. Das ist insofern problematisch, weil auf diese Weise Kollegen sehr leicht auf Inhalte zugreifen können, die für ihre Arbeit nicht relevant sind.

So muss sich ein Kollege, der die Gehaltsabrechnung vornimmt nicht für die Personalentwicklung eines Mitarbeiters interessieren oder umgekehrt. Ein so offener Umgang mit den Daten ist ein klarer Verstoß gegen die gesetzlichen Vorgaben. Mit einer digitalen Personalakte lässt sich diese Problematik leicht umgehen. In dem Tool lassen sich für jeden Anwender genaue Zugriffsrechte festlegen, so dass jeder wirklich nur die Inhalte einsehen kann, die er für seine Arbeit braucht. Sicher ist sicher und im Zweifel auch kostengünstiger.