Pareto Prinzip oder 80/20 Regel – Definition, Herkunft und Zeitmanagement

Mit nur 20 Prozent der Arbeit werden 80 Prozent der Resultate erzielt. Das besagt das Pareto-Prinzip. Es besagt auch, dass sich Arbeitnehmer und Betriebe stärker auf die Aufgaben fokussieren sollten, die tatsächlich zum Erfolg beitragen. Das verspricht einen Quantensprung bei der Produktivität. Aber Vorsicht! Nur bei richtiger Anwendung ist das so. Wer das Pareto Prinzip oder die 80-20-Regel missinterpretiert, muss mit der gegenteiligen Wirkung rechnen.

Was ist das Pareto Prinzip?

Ein Merkmal unserer digital geprägten Welt ist, dass alles hektischer und schneller wird. Unsere smarten Helfer in Form von Laptops, Handys oder Tablets, die wir immer bei uns haben, erleichtern es uns inzwischen, viele Dinge gleichzeitig zu managen. Und so haben wir das Gefühl, dass wir uns zunehmend gestresst und mit immer höherer Geschwindigkeit durchs Leben bewegen.

Das muss nicht sein. Zum Beispiel, sollten sich Arbeitnehmer nicht verleiten lassen, tausend Dinge gleichzeitig anzufangen, um sich letztlich in einem Wirrwarr an Aufgaben zu verlieren. Das Pareto Prinzip oder die 80-20-Regel hilft dabei. Dahinter verbirgt sich eine etwas ältere Methode für das Zeitmanagement, die wieder zunehmend en Vogue kommt.

Woher stammt das Pareto Prinzip?

Das Pareto-Prinzip geht auf dessen Erfinder und Namensgeber zurück – Vilfredo Pareto, ein italienischer Ingenieur. Dieser machte Anfang des 20. Jahrhunderts bei der Untersuchung der Bodenbesitzverteilung Italiens die Entdeckung, dass 20 Prozent der italienischen Staatsbürger 80 Prozent des Staatsvermögens besitzen. Pareto schlussfolgerte daraus, dass die italienischen Banken dementsprechend in einem Fünftel ihrer Arbeitszeit 80 Prozent des Kapitals verwalteten.

Pareto stellte auch an anderen Beispielen in der Natur und der Kultur fest, dass vieles einer 80-20-Prozent Verteilung folgt. 20 Prozent eines Eisbergs sind zum Beispiel über dem Wasser, 80 Prozent darunter und so weiter.

Was besagt das Pareto Prinzip im Detail?

Aus dieser Einsicht leitete er das Pareto-Prinzip, auch als 80-20-Regel bekannt, ab. Es besagt: 80 Prozent der Ergebnisse können im Idealfall mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit.

Das Pareto-Prinzip kann auf viele Bereiche der Arbeitswelt übertragen werden:

• 20 Prozent der Produkte sind für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich – Betriebe tun also gut daran, sich von den Produkten trennen, die nur Zeit fressen und sich auf die Weiterentwicklung derer zu fokussieren, die den größten Gewinn bringen.
• 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes – also tun Unternehmen gut daran, ihre Marketingstrategie vor allem auf die kaufkräftigsten 20 Prozent auszurichten.
• 20 Prozent der Unterlagen, die man zu einem Thema liest, bringen 80 Prozent der nötigen Informationen – also sollte man sich nur auf die relevanten Details fokussieren.

Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip

Paretos Schlussfolgerungen mündeten letztlich in einer Zeitmanagement-Methode. Die Idee dahinter: Sind die Prioritäten im Berufsalltag richtig verteilt, lassen sich mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent der Aufgaben erledigen. Schön und gut. Aber wie lässt sich das nun in den Alltag übertragen?

Das Geheimnis liegt in der Analyse der anfallenden Aufgaben:

• Welche gehören zu den wesentlichen To Do’s, die sich 20 Prozent der eigenen Zeit bearbeiten lassen?
• Welche sind die Zeitfresser, für die 80 Prozent der eigenen Zeit anfallen?

Der Fokus bei der Bearbeitung der jeweiligen To Do’s sollte im Anschluss im Wesentlichen auf der Bearbeitung des ersten Teils der Aufgaben liegen. Das sind die wirklich wichtigen, die sich gleichzeitig effizient erledigen lassen. Hier sollten sich Arbeitnehmer Phasen in ihrem Arbeitsalltag einplanen, in denen sie sich diesen möglichst ungestört und mit voller Kraft widmen.

Zeitfresser eliminieren

Zwar müssen auch die Zeitfresser bearbeitet werden. Aber es lohnt, diese genau zu hinterfragen. Denn nicht jeder von ihnen ist wirklich wichtig und sinnvoll. Zum Beispiel kann unheimlich viel Zeit für überflüssige Detailarbeiten und Perfektionierungsarbeiten draufgehen, die das Ergebnis zwar hübscher aussehen lassen, aber inhaltlich nichts an ihm ändern. So muss etwa bei der Ausarbeitung einer Präsentation nicht jedes Detail animiert oder mit Grafiken und Bildern untermauert werden. Oft reichen bloße Fakten. Wer sich das klar macht, spart viel Zeit – bei gleichem Ergebnis.

Zeitfresser sind häufig auch wiederkehrende Meetings und Jour Fixes. Hinterfragen die Teilnehmer vor jedem Meeting, ob sie wirklich etwas Neues zu besprechen haben und sagen den Termin ab, falls nicht – so sparen sie auch hier wertvolle Zeit.

Ein anderes Beispiel ist die Bearbeitung von E-Mails. Es ist eine Eigenart der modernen Welt überdimensionierte E-Mail-Verteiler zu erstellen. Hier hilft es, kurz zu entscheiden, ob man zu dem Thema wirklich etwas beitragen kann. Falls nicht, ignoriert man die entsprechenden Mails oder lässt sich aus dem Verteiler entfernen.

Die täglichen To Do’s genau inspizieren

Wer seine täglichen To Do’s so genau inspiziert, wird schnell erkennen, wie viel Energie er in unnütze Aufgaben steckt. So logisch das Pareto-Prinzip auch klingen mag – es bietet auch Fallstricke. Bei der Anwendung des Pareto Prinzips müssen sich Arbeitnehmer stets vor Augen halten, dass zwar 20 Prozent Aufwand für ein 80-prozentiges Ergebnis reichen können. Dazu müssen sie aber nach wie vor 100 Prozent Arbeit leisten, um ein 100-prozentiges Ergebnis zu erhalten.

Das Pareto Prinzip darf also nicht als Ausrede für mangelhafte Sorgfalt herhalten oder dafür, dass man sich um die nebensächlicheren Dinge gar nicht mehr kümmert. Es geht darum, andere Schwerpunkte zu setzen und überflüssige Abläufe auszumerzen. Das, was übrigbleibt, muss all das aber mindestens mit gleicher Energie erledigt werden. Wer sich zum Beispiel nur noch um die 20 Prozent seiner Kunden kümmert, die die 80 Prozent des Gewinns ausmachen und bei den übrigen 80 Prozent nicht einmal mehr E-Mails beantwortet, der gefährdet den guten Ruf des Unternehmens und letztlich seinen Job.

80:20-Prinzip: Nicht in Stein gemeißelt

Gleichermaßen ist das Verhältnis 80:20 eher als eine Metapher und nicht als in Stein gemeißelt zu sehen. Pareto wollte damit nur sagen, dass wir einen Teil unserer Zeit unhinterfragt vergeuden. Dieser kann aber auch bei 50 Prozent oder 20 Prozent liegen.

Fazit: Wer das Pareto-Prinzip falsch anwendet, wird seine Erfolge nicht maximieren, sondern gefährdet diese. Nur durch die korrekte Anwendung der 80-20-Regel wird das Leben einfacher. Das dann aber sehr wirkungsvoll! Denn so kann die wertvolle Ressource Zeit in die Projekte investiert werden, die sich wirklich auszahlen – für das Unternehmen und somit auch die eigene Karriere.