Organisationsentwicklung

Prozesse und Zustände in Organisationen, die nicht optimal oder gut aufeinander abgestimmt sind, können mit Hilfe der Organisationsentwicklung optimiert werden. Bei der Organisationsentwicklung handelt es sich um einen Beratungsansatz, der in Organisationen eine nachhaltige Weiterentwicklung und Veränderung von Organisations- und Kommunikationsprozessen bewirken soll. Das bezieht sich nicht nur auf die Organisation selbst, sondern auch auf die Entwicklung der Teilnehmer. Individuelle Verhaltensmuster, Einstellungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter werden weiterentwickelt und gefördert. Das führt dazu, dass Arbeitnehmer neue Lösungsansätze und Ideen und somit frischen Wind ins Unternehmen mit einbringen. Organisationen und ihre Teilnehmer beeinflussen sich so gegenseitig positiv. Im Fokus der Organisationsentwicklung stehen häufig Themen wie Arbeitszeit, Lohnformen und Arbeitsorganisation.

In der Organisationsentwicklung wird zunächst der "IST-Zustand" näher betrachtet. Ausgehend davon sucht man in einem nächsten Schritt nach Erklärungen, warum die aktuelle Lage gerade nicht optimal ist. Anschließend werden mehrere Prognosen erstellt, die sich damit beschäftigen, wie künftige Entwicklungen aussehen könnten und ob eventuell Interventionen erforderlich sind. Außerdem deckt die Organisationsentwicklung auch die Frage ab, wie die Entwicklungen ohne eine Intervention verlaufen könnten. Danach werden Konzepte und Methoden entwickelt, um den sogenannten "SOLL-Zustand", also den gewünschten Zustand zu erreichen. Im letzten Schritt findet eine Evaluation statt. In dieser wird evaluiert, ob die Intervention erfolgreich war. Organisationsentwicklung ist heute kaum mehr aus Unternehmen weg zu denken. Immer kürzere Produktlebenszyklen, Wissenshalbwertszeit aber auch demographische, politische und technologische Entwicklungen machen Organisationsentwicklung unerlässlich. Unternehmen müssen ihre Prozesse immer wieder hinterfragen, um wettbewerbsfähig bleiben zu können. Gerade in den kommenden Jahren 2021 und 2022 wird Organisationsentwicklung daher eine immer größere Rolle spielen.

Die Konsequenz: In Unternehmen erfordert das mehr Flexibilität und Reaktionsschnelligkeit. Starre Hierarchien, langwierige Entscheidungswege und komplizierte Abstimmungsprozesse stehen dem entgegen. Doch genau diese gehören in vielen Betrieben noch zum Standard. Hier ist die Organisationsentwicklung (OE) gefragt, neue Strukturen zu schaffen. Schnell!

Denn halten Unternehmen an veralteten Führungs- und Organisationsformen fest, können sie über kurz oder lang nicht mehr mit der Konkurrenz mithalten und verlieren den Marktanschluss. Denn der Wettbewerb schläft nicht.

„Dies haben die Unternehmen zwar erkannt, wissen aber nicht immer genau, wie ihnen das in der täglichen Praxis gelingen soll“, sagt Martin Haas, Gründer und Vorstand der Unternehmensberatung Staufen AG. Mehr als 40 Prozent der Industrie-Unternehmen gaben in einer hauseigenen Erhebung an, in diesem Punkt sehr unsicher zu sein.

Der Theorie zufolge steht im Mittelpunkt der Organisationsentwicklung zunächst die Klärung der folgenden Fragen, gefolgt von dem Schaffen von Lösungsansätzen, die exakt zu einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern passen:

• Wohin will sich das Unternehmen entwickeln?
• Wie sieht die dazu passende Organisationsform der Zukunft aus?
• Inwiefern müssen dafür innere Strukturen verändert werden?
• Welche technischen Möglichkeiten bietet der Markt, die dabei unterstützen?
• Wie müssen Mitarbeiter und Management auf die neue Organisationsform vorbereitet werden?
• Inwiefern verändern sich Rollen und Zuständigkeiten in der Belegschaft?

„Kürzere Innovationszyklen benötigen einen schlanken Innovationsprozess“, fasst Staufen-Vorstand Haas zusammen, was im ersten Schritt zu tun ist. Um dies zu erreichen, sind agile Ansätze in der Organisationsentwicklung gefragt. Sie tragen zum langfristigen Unternehmenserfolg bei, weil sie ein an die neue Arbeitswelt angepasstes Arbeiten ermöglichen. Unterstützung erhalten Unternehmen z.B. von einer Strategieberatung.

Lernen können Unternehmen hier zum Beispiel von den Methoden, die in der Keimzelle der Digitalisierung angewandt werden: Der Softwareentwicklung. In diesem hochagilen Umfeld gehört SCRUM zu den am weitesten verbreiteten Methoden.

SCRUM geht davon aus, dass sich umfangreiche Produktionsfertigungs- wie auch Entwicklungsprozesse in ihren einzelnen Phasen und Arbeitsschritten im Vorfeld nicht planen lassen. Damit weicht die Methode von der klassischen Vorgehensweise vieler Unternehmen ab, in der zunächst alles en Detail festgelegt und erst im nächsten Schritt das Produkt entwickelt wird.

Das allerdings in so starrer Manier, dass Anpassungen, die im Laufe der Entwicklung augenscheinlich werden, nicht mehr ausgeführt werden können, weil dem Projektteam dann im schlimmsten Fall die komplette Planung um die Ohren fliegt. Also geht man sich bei der traditionellen Vorgehensweise strikt nach Masterplan vor.

Doch je schneller die Uhren in den einzelnen Märkten ticken, umso mehr stößt das Prinzip an seine Grenzen. Denn kurzfristige, aber entscheidende Marktentwicklungen oder sich veränderte Kundenwünsche fließen nicht ein. Bei der Konkurrenz aus Fernost oder Amerika, die ganz selbstverständlich mit agilen Methoden wie SCRUM arbeitet, dagegen schon. Wer hier nicht mithält, hat schnell verloren.

Doch wie funktioniert SCRUM im Detail? Vereinfacht gesagt, plant das Team bei diesem Arbeitskonzept immer nur einen begrenzten Entwicklungszyklus innerhalb eines Projektes. Diese Planung wird dann in so genannten Sprints konsequent umgesetzt und danach direkt getestet: Von dem Teams, dem Auftraggeber und späteren Anwendern. Das gesammelte Feedback fließt in die weitere Entwicklung mit ein. Im Ergebnis entsteht ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Anwendung, die mit den modernsten Anforderungen ihrer Zielgruppe perfekt mithält.

Es gibt inzwischen auch noch andere Methoden, die ein ähnlich agiles Arbeiten ermöglichen. Egal für welche sich ein Unternehmen entscheidet – fest steht: Auf die Organisationsentwicklung kommt viel Arbeit zu. Insbesondere in klassisch geprägten Umfeldern müssen alle Unternehmensstrukturen überprüft und modernisiert werden.

Oftmals wird dafür ein kompletter Kulturwandel nötig sein:

• Zerklüftete Hierarchien, die eine schnelle Abstimmung unmöglich machen, müssen abgeflacht werden
• Es bedarf neuer, schnellerer Kommunikationswege mit regelmäßigen Feedbackschleifen
• Mitarbeiter und Management müssen das neue, agile Arbeiten erlernen und darin geschult werden

Bei diesem Prozess wird auch bei der Organisationsentwicklung das Prinzip der Agilität gefragt sein. Ein Unternehmen, das sich mit einer Unternehmenskultur 4.0 beschäftigen möchte, sollte sich nicht zu lange mit einer Strategie aufhalten, sondern diese in kleinen Schritten umsetzen und möglichst schnell in ein lebendiges Bild umwandeln. Umso schneller werden Ergebnisse und Erfolge messbar.

Im Zentrum sollte dabei nicht die Technik, sondern der einzelne Beschäftigte stehen. Denn der Umbau einer Organisation wird nur gelingen, wenn alle an einem Strang ziehen und sich auf die Veränderung einlassen. Dann ist die Akzeptanz am größten. Das setzt eine umfassende Einbeziehung der Mitarbeiter und des Managements voraus.

Zum Beispiel kann in gemeinsamen Strategie-Workshops mit dem Management festgelegt werden, wohin sich das Unternehmen entwickeln soll. In einer Mitarbeiterbefragung sollte eruiert werden, welche Bedingungen die Mitarbeiter brauchen, um die neuen Ziele umsetzen zu können.

Zum Beispiel:

• Orte schaffen, die zu kreativem Arbeiten anregen
• Neue Arbeitsmethoden ausloten
• Formate schaffen, die Austausch und Diskussion ermöglichen
• Tests, Miniprojekte und Experimente anregen, um schnell erste Prototypen zu erhalten
• Schnittpunkte zwischen Abteilungen, aber auch zu Kunden und Universitäten schaffen, um einen konstanten Austausch zu gewähren
• Das Unternehmen für externe Kooperationspartner und Studierende öffnen

Immer wieder wird es nötig sein, die Bedingungen anzupassen, zu verbessern und zu verfeinern, um den Mitarbeitern stets ein perfektes Umfeld zu kredenzen. Eines ist damit sicher: Konstant ist im Digitalzeitalter nur eines – die Veränderung.