Online Onboarding
Der erste Eindruck im Leben ist immer besonders. Das Onboarding von neuen Arbeitskräften ist in diesem Sinne eine Königsdisziplin für das Personalwesen in Zeiten von Corona. Online Onboarding ist die Lösung und Teil des Remote-Work-Konzepts vieler Unternehmen. Doch wie gelingt es, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter online einzuarbeiten? Wir schauen uns die Möglichkeiten genauer an.
Online Onboarding im Überblick
Die ersten Tage in einem neuen Unternehmen tragen erheblich zur Mitarbeiterbindung bei: Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten das Unternehmen kennenlernen, sich mit der Arbeitsumwelt vertraut machen und die Kolleginnen und Kollegen begrüßen. Der Aufbau persönlicher Kontakte ist online jedoch gar nicht so einfach. Die Einarbeitung, Mitarbeiterbindung und die Einführung in die neue Tätigkeit und Aufgabenfelder stellen daher Herausforderungen für das Personalwesen dar.
Eine strategische und zielgerichtete Ausrichtung des Online Onboarding Prozesses ist in diesem Sinne essenziell. Nur so kann eine fachliche Einarbeitung in Prozesse und Aufgaben sowie die soziale Integration der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice heraus gelingen. Eine Anpassung der Schwerpunkte vom Onboarding sowie die Nutzung von digitalen Tools sind daher wichtige Priorisierungspunkte in der Personalarbeit während der digitalen Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dank digitaler Tools gelingt es Informationen bestmöglich zu kommunizieren, moderne Software ist in der Regel bereits auf die Einarbeitung online ausgelegt. Auch ohne Software können neue Wege im Online Onboarding gegangen werden – beispielsweise mit dem Einsatz von Videoinhalten. Diese können neuen Mitarbeitern Systeme erklären, die Arbeitsplatzeinrichtung erleichtern oder fachliches Know-How vermitteln. Darüber hinaus ermöglichen Videos erste Einblicke in die Strukturen und Prozesse von Unternehmen. Auch Kommunikationstools, wie Slack oder Microsoft Teams, sind hilfreich, um die soziale Komponente zu stärken. Fragen zu Aufgaben können leichter und schneller über die Kommunikationstools gestellt werden. Das ist insbesondere für die Integration von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nützlich. Zudem ist die Hemmschwelle bei den neuen Talenten geringer, da eine solche Kommunikation nicht so formal wie das Schreiben einer E-Mail ist. Das bringt den Teeküchen-Charakter in die Online Welt.
Darüber hinaus sollte sich die HR immer wieder vergegenwärtigen, dass das Online Onboarding vor dem ersten Arbeitstag bereits beginnt. In dem Moment sprechen wir von Preboarding. Eine Begrüßung, die Arbeitsplatzeinrichtung und die Versendung eines Willkommenspaketes sind hilfreiche Mittel, um den neuen Mitarbeiter direkt abzuholen. Das Ankommen am ersten Arbeitstag fällt so direkt leichter, wenn man bereits einige Tipps verinnerlicht oder mit dem einen oder anderen Prozess vertraut ist.
Vor- und Nachteile einer Online Onboarding Plattform
Das virtuelle Onboarding sollte somit gut geplant sein und alle Prozesse des Onboardings inkludieren. Diese sind:
- Pre-Onboarding / Preboarding
- Erster Arbeitstag
- Orientierungsphase
- Einarbeitungsphase
- Integrationsphase
Die Phase des Onboardings endet in der Regel mit der Probezeit. Um diese Zeitspanne möglichst effizient digital abzubilden, sind Online Onboarding Plattformen oder Software ein hilfreiches Tool für die HR.
Die Online Plattformen ermöglichen das Abbilden des Onboarding-Prozesses und der Erzielung von Meilensteinen in einem Tool. Phase für Phase können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mittels der Online Plattformen begleitet und abgebildet werden. Ein Learning Campus mit Erklärvideos, Tests und Lernfragen ist ein geeignetes Tool. Auch Tipps und Hacks zu bestimmten Tools können dort platziert werden. Doch nicht nur die Einarbeitung, sondern auch die Abbildung des Prozessverlaufs ist über Online Onboarding Plattformen möglich. So kann durch automatisierte Erinnerungen, Benachrichtigungen und Termine eine Timeline gesetzt werden. Remote Arbeitende fühlen sich so täglich abgeholt und wissen, was der nächste Schritt ist, ohne jemanden nach Hilfe Fragen zu müssen.
Es gibt verschiedene Anbieter von bewerten Online Onboarding Tools, die die Personalarbeit erleichtern können. Hier sollte jedoch jede HR-Abteilung individuell prüfen, was zum eigenen Unternehmen passt. Klar sein sollte jedoch, dass eine virtuelle Plattform niemals den Direktkontakt mit den neuen Kolleginnen und Kollegen ersetzt. Daher sollte eine solche Plattform nur als Ergänzung für den Onboarding Prozess und nicht als Ersatz dienen und als digitaler Einarbeitungsplan verstanden werden. Das verbessert die Onboarding Experience für den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich auch dann zurecht finden und wohl fühlen wollen, wenn Home Office wieder ab- und der direkte Kontakt zunimmt.
Online Onboarding Checkliste: Kernanforderungen an das Personalwesen
Das digitale Onboarding bedarf einer strategischen Ausrichtung. Informationen wollen vermittelt und die Integration neuer Mitarbeiter von Beginn an auf einem starken Fundament basieren – dies ist ein Prozess des regelmäßigen Direktkontakts mit dem Firmennachwuchs. Im Sinne des Online Onboarding gibt es daher die folgenden Kernanforderungen an die HR:
- Virtuelle Unternehmensvorstellung: Im ersten Schritt muss der neue Mitarbeiter auch im Home Office abgeholt werden. Das Unternehmensportrait, und die Unternehmensphilosophie sollten im direkten Kontakt anschaulich erklärt werden. Natürlich sollte auch die Vorstellung von Kolleginnen du Kollegen erfolgen – am besten in nicht zu großen Gruppen.
- Networking: Der Direktkontakt im Home Office ist wichtiger denn je, um schnell in das Team integriert zu werden. Die Implementierung von Videokonferenzen und Kommunikationstools und digitalen Teamevents ist zu empfehlen.
- Digitale Prozessabbildung: Die Investition in eine Onboarding Plattform ist eine gute Richtschnur für neue Kolleginnen und Kollegen und begleitet diese vom Pre-Onboarding bis zum Ende der Probezeit. Die passende Software für die Plattform sollte für das jeweilige Unternehmen kompatibel sein.
- Menschlichkeit: Mitarbeiterbindung ist der Schlüsselfaktor. Virtuelle Teamevents, Feedbackgespräche, Aufzeigen von Entwicklungsmöglichkeiten und das Abfragen von Eindrücken ist hilfreich um Unterstützung und Nähe zu vermitteln.
Weiterführende Links
Avantgarde Experts: Remote Onboaring: So geling die digitale Online-Einarbeitung
Campusjäger: Online Onboarding: Einarbeitung während Corona
coursepath: Erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding mit neuen Technologien
Personio: Remote Onboarding Checklist
Tipps der Haufe Group: So gelingt virtuelles Onboarding
- Wir rufen am selben Werktag bis 17 Uhr zurück.
- Nutzen Sie unsere kostenfreie Erstberatung zum Employer Branding.