Onboarding

Strukturierte Onboarding-Maßnahmen begleiten im Jahr 2020 die Einstellung neuer Fach- und Führungskräfte. Das Bewusstsein im Bereich Human Resources über die Notwendigkeit, neue Mitarbeiter über den reinen Recruiting-Prozess hinaus für das Unternehmen zu begeistern, hat zugenommen. Individuell angepasste Software unterstützt das Onboarding mit intelligenten Funktionen. Der Trend neue Mitarbeiter mit Onboarding-Geschenken im Corporate Design zu begrüßen, setzt sich zunehmend durch. Ob Terminplaner, Polo-Shirt mit Firmenlogo oder Rucksack - bestückt mit kleinen Aufmerksamkeiten wirkt der Schreibtisch von Anfang an einladend.

Im Jahr 2021 ist die Arbeitswelt zunehmend geprägt von der Arbeit im Home-Office. Teilweise bzw. komplett digitales Onboarding setzen voraus, dass Abläufe für die Einarbeitung und Ansprechpartner klar definiert sind. Junge Mitarbeiter erwarten als Digital Natives digitale Onboarding-Prozesse. Sie sparen Zeit und hinterlegte Informationen sind bei Bedarf abrufbar. Feste Gesprächszeiten mit Mentoren der gleichen oder übergeordneten Hierarchieebene sorgen für eine kontinuierliche Kommunikation - auch vom Remote Arbeitsplatz aus. Der neue Mitarbeiter erhält regelmäßig Feedback und findet sich in seiner Rolle innerhalb des bestehenden Teams ein.

Spezielle Maßnahmen zum Onboarding eines neuen Angestellten können von jeglichen Unternehmensformen von klein über mittel bis hin zu groß genutzt werden. Besonders relevant sind diese Maßnahmen jedoch für Firmen, die auf Märkten mit Fachkräftemangel agieren, da sie einer vorzeitigen Kündigung durch den Mitarbeiter vorbeugen. Denn bereits in den ersten Tagen entschein viele neue Mitarbeiter, ob sie längerfristig in der Firma bleiben möchten oder doch das Angebot des Konkurrenten annehmen. In diesem Fall sind die Kosten oft höher als die vorzeitige Investition in strukturierte Onboardingmaßnahmen zur reibungslosen Integration, da der Stellenausschreibungsprozess und die –besetzung erneut angegangen werden muss. Insbesondere in Arbeitsfeldern, in denen Mitarbeiter hart umkämpft sind wie beispielsweise in der IT-Branche oder im Ingenieurswesen sollte rechtzeitig etwas Aufwand betrieben werden, um spätere höhere Aufwände zu vermeiden.

Onboarding beginnt bereits bevor der neue Angestellte überhaupt an Bord ist. Bereits vor der Einstellung beziehungsweise dem ersten Arbeitstag ist es sinnvoll dem neuen Kollegen ein wenig Informationsmaterial über den Arbeitgeber zukommen zu lassen in physischer Form als Broschüre oder digital als Online-Einarbeitungskurs. Zudem sollte der Arbeitsplatz gut vorbereitet sein, so dass am ersten Tag alles Notwendige wie zum Beispiel ein PC, Kunden- und Teaminformationen sowie unter Umständen der Ausweis für den Empfang bereitsteht. Denn besonders zu Beginn sind Neulinge am Arbeitsplatz besonders motiviert und bringen entsprechende Erwartungen mit. Nichts wäre in dieser Phase schlimmer für einen neuen Mitarbeiter, als auf die Fertigstellung seines Arbeitsplatzes zu warten oder keine Aufgaben zu haben, um anzufangen. Bei fehlender Aufmerksamkeit und Unterforderung gehen dann ganz schnell wilde Gedanken zu Kündigung und Firmenwechsel durch den Kopf, obwohl das Arbeitsverhältnis noch gar nicht richtig angefangen hat. Besonders hilfreich ist hierbei ein ausgeklügelter Ablaufplan, damit keine Lücken entstehen und stets eine neue Aufgabe oder eine neue Information zur Verfügung steht.

Neben der fachlichen Integration mit System ist auch die soziale Aufnahme des neuen Angestellten wichtig. Zum einen ist die Begrüßung durch den Chef oder einen höheren Vorgesetzten wichtig. So wird dem neuen Mitarbeiter vermittelt, dass auch er wichtig für das Unternehmen und willkommen ist. Damit er sich nicht im Stich gelassen fühlt, sollte immer ein klarer Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Hier bieten sich nach dem Buddy-System vor allem Mitarbeiter der gleichen Hierarchieebene an. Zudem ist es wichtig alle Kollegen kennenzulernen und deren Aufgabenbereiche. Da insbesondere am Anfang jedoch viele neue Informationen auf einmal einprasseln, kann dieser Kennenlernprozess gleichzeitig mit einer Art Teamboard in digitaler oder ausgedruckter Form sehr hilfreich sein. Des Weiteren sollte ein Neuankömmling in den ersten Pausen nicht nach der Kantine oder der nächstmöglichen Essensoption fragen oder gar suchen müssen sondern von den Mitarbeitern ganz selbstverständlich mitgenommen werden.

Der Aufbau persönlicher Kontakte ist online gar nicht so einfach. Die Einarbeitung, Mitarbeiterbindung und die Einführung in die neue Tätigkeit und Aufgabenfelder stellen daher Herausforderungen für das Personalwesen dar.

Eine strategische und zielgerichtete Ausrichtung des Online Onboarding Prozesses ist in diesem Sinne essenziell. Nur so kann eine fachliche Einarbeitung in Prozesse und Aufgaben sowie die soziale Integration der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice heraus gelingen. Eine Anpassung der Schwerpunkte vom Onboarding sowie die Nutzung von digitalen Tools sind daher wichtige Priorisierungspunkte in der Personalarbeit während der digitalen Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dank digitaler Tools gelingt es Informationen bestmöglich zu kommunizieren, moderne Software ist in der Regel bereits auf die Einarbeitung online ausgelegt. Auch ohne Software können neue Wege im Online Onboarding gegangen werden – beispielsweise mit dem Einsatz von Videoinhalten. Diese können neuen Mitarbeitern Systeme erklären, die Arbeitsplatzeinrichtung erleichtern oder fachliches Know-How vermitteln. Darüber hinaus ermöglichen Videos erste Einblicke in die Strukturen und Prozesse von Unternehmen. Auch Kommunikationstools, wie Slack oder Microsoft Teams, sind hilfreich, um die soziale Komponente zu stärken. Fragen zu Aufgaben können leichter und schneller über die Kommunikationstools gestellt werden. Das ist insbesondere für die Integration von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nützlich. Zudem ist die Hemmschwelle bei den neuen Talenten geringer, da eine solche Kommunikation nicht so formal wie das Schreiben einer E-Mail ist. Das bringt den Teeküchen-Charakter in die Online Welt.

Darüber hinaus sollte sich die HR immer wieder vergegenwärtigen, dass das Online Onboarding vor dem ersten Arbeitstag bereits beginnt. In dem Moment sprechen wir von Preboarding. Eine Begrüßung, die Arbeitsplatzeinrichtung und die Versendung eines Willkommenspaketes sind hilfreiche Mittel, um den neuen Mitarbeiter direkt abzuholen. Das Ankommen am ersten Arbeitstag fällt so direkt leichter, wenn man bereits einige Tipps verinnerlicht oder mit dem einen oder anderen Prozess vertraut ist.

Das virtuelle Onboarding sollte somit gut geplant sein und alle Prozesse des Onboardings inkludieren. Diese sind:

• Pre-Onboarding / Preboarding
• Erster Arbeitstag
• Orientierungsphase
• Einarbeitungsphase
• Integrationsphase

Die Phase des Onboardings endet in der Regel mit der Probezeit. Um diese Zeitspanne möglichst effizient digital abzubilden, sind Online Onboarding Plattformen oder Software ein hilfreiches Tool für die HR.

Die Online Plattformen ermöglichen das Abbilden des Onboarding-Prozesses und der Erzielung von Meilensteinen in einem Tool. Phase für Phase können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mittels der Online Plattformen begleitet und abgebildet werden. Ein Learning Campus mit Erklärvideos, Tests und Lernfragen ist ein geeignetes Tool. Auch Tipps und Hacks zu bestimmten Tools können dort platziert werden. Doch nicht nur die Einarbeitung, sondern auch die Abbildung des Prozessverlaufs ist über Online Onboarding Plattformen möglich. So kann durch automatisierte Erinnerungen, Benachrichtigungen und Termine eine Timeline gesetzt werden. Remote Arbeitende fühlen sich so täglich abgeholt und wissen, was der nächste Schritt ist, ohne jemanden nach Hilfe Fragen zu müssen.

Es gibt verschiedene Anbieter von bewerten Online Onboarding Tools, die die Personalarbeit erleichtern können. Hier sollte jedoch jede HR-Abteilung individuell prüfen, was zum eigenen Unternehmen passt. Klar sein sollte jedoch, dass eine virtuelle Plattform niemals den Direktkontakt mit den neuen Kolleginnen und Kollegen ersetzt. Daher sollte eine solche Plattform nur als Ergänzung für den Onboarding Prozess und nicht als Ersatz dienen und als digitaler Einarbeitungsplan verstanden werden. Das verbessert die Onboarding Experience für den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich auch dann zurecht finden und wohl fühlen wollen, wenn Home Office wieder ab- und der direkte Kontakt zunimmt.

Das digitale Onboarding bedarf einer strategischen Ausrichtung. Informationen wollen vermittelt und die Integration neuer Mitarbeiter von Beginn an auf einem starken Fundament basieren – dies ist ein Prozess des regelmäßigen Direktkontakts mit dem Firmennachwuchs. Im Sinne des Online Onboarding gibt es daher die folgenden Kernanforderungen an die HR:

• Virtuelle Unternehmensvorstellung: Im ersten Schritt muss der neue Mitarbeiter auch im Home Office abgeholt werden. Das Unternehmensportrait, und die Unternehmensphilosophie sollten im direkten Kontakt anschaulich erklärt werden. Natürlich sollte auch die Vorstellung von Kolleginnen du Kollegen erfolgen – am besten in nicht zu großen Gruppen.
• Networking: Der Direktkontakt im Home Office ist wichtiger denn je, um schnell in das Team integriert zu werden. Die Implementierung von Videokonferenzen und Kommunikationstools und digitalen Teamevents ist zu empfehlen.
• Digitale Prozessabbildung: Die Investition in eine Onboarding Plattform ist eine gute Richtschnur für neue Kolleginnen und Kollegen und begleitet diese vom Pre-Onboarding bis zum Ende der Probezeit. Die passende Software für die Plattform sollte für das jeweilige Unternehmen kompatibel sein.
• Menschlichkeit: Mitarbeiterbindung ist der Schlüsselfaktor. Virtuelle Teamevents, Feedbackgespräche, Aufzeigen von Entwicklungsmöglichkeiten und das Abfragen von Eindrücken ist hilfreich um Unterstützung und Nähe zu vermitteln.