Onboarding

Die Jahre 2020 & 2021: Ein Update

Strukturierte Onboarding-Maßnahmen begleiten im Jahr 2020 die Einstellung neuer Fach- und Führungskräfte. Das Bewusstsein im Bereich Human Resources über die Notwendigkeit, neue Mitarbeiter über den reinen Recruiting-Prozess hinaus für das Unternehmen zu begeistern, hat zugenommen. Individuell angepasste Software unterstützt das Onboarding mit intelligenten Funktionen. Der Trend neue Mitarbeiter mit Onboarding-Geschenken im Corporate Design zu begrüßen, setzt sich zunehmend durch. Ob Terminplaner, Polo-Shirt mit Firmenlogo oder Rucksack - bestückt mit kleinen Aufmerksamkeiten wirkt der Schreibtisch von Anfang an einladend.

Im Jahr 2021 ist die Arbeitswelt zunehmend geprägt von der Arbeit im Home-Office. Teilweise bzw. komplett digitales Onboarding setzen voraus, dass Abläufe für die Einarbeitung und Ansprechpartner klar definiert sind. Junge Mitarbeiter erwarten als Digital Natives digitale Onboarding-Prozesse. Sie sparen Zeit und hinterlegte Informationen sind bei Bedarf abrufbar. Feste Gesprächszeiten mit Mentoren der gleichen oder übergeordneten Hierarchieebene sorgen für eine kontinuierliche Kommunikation - auch vom Remote Arbeitsplatz aus. Der neue Mitarbeiter erhält regelmäßig Feedback und findet sich in seiner Rolle innerhalb des bestehenden Teams ein.

Wer kann Onboarding nutzen?

Spezielle Maßnahmen zum Onboarding eines neuen Angestellten können von jeglichen Unternehmensformen von klein über mittel bis hin zu groß genutzt werden. Besonders relevant sind diese Maßnahmen jedoch für Firmen, die auf Märkten mit Fachkräftemangel agieren, da sie einer vorzeitigen Kündigung durch den Mitarbeiter vorbeugen. Denn bereits in den ersten Tagen entschein viele neue Mitarbeiter, ob sie längerfristig in der Firma bleiben möchten oder doch das Angebot des Konkurrenten annehmen. In diesem Fall sind die Kosten oft höher als die vorzeitige Investition in strukturierte Onboardingmaßnahmen zur reibungslosen Integration, da der Stellenausschreibungsprozess und die –besetzung erneut angegangen werden muss. Insbesondere in Arbeitsfeldern, in denen Mitarbeiter hart umkämpft sind wie beispielsweise in der IT-Branche oder im Ingenieurswesen sollte rechtzeitig etwas Aufwand betrieben werden, um spätere höhere Aufwände zu vermeiden.

Wie setzt man Onboarding ein und welche Beispiele gibt es für Onboarding?

Onboarding beginnt bereits bevor der neue Angestellte überhaupt an Bord ist. Bereits vor der Einstellung beziehungsweise dem ersten Arbeitstag ist es sinnvoll dem neuen Kollegen ein wenig Informationsmaterial über den Arbeitgeber zukommen zu lassen in physischer Form als Broschüre oder digital als Online-Einarbeitungskurs. Zudem sollte der Arbeitsplatz gut vorbereitet sein, so dass am ersten Tag alles Notwendige wie zum Beispiel ein PC, Kunden- und Teaminformationen sowie unter Umständen der Ausweis für den Empfang bereitsteht. Denn besonders zu Beginn sind Neulinge am Arbeitsplatz besonders motiviert und bringen entsprechende Erwartungen mit. Nichts wäre in dieser Phase schlimmer für einen neuen Mitarbeiter, als auf die Fertigstellung seines Arbeitsplatzes zu warten oder keine Aufgaben zu haben, um anzufangen. Bei fehlender Aufmerksamkeit und Unterforderung gehen dann ganz schnell wilde Gedanken zu Kündigung und Firmenwechsel durch den Kopf, obwohl das Arbeitsverhältnis noch gar nicht richtig angefangen hat. Besonders hilfreich ist hierbei ein ausgeklügelter Ablaufplan, damit keine Lücken entstehen und stets eine neue Aufgabe oder eine neue Information zur Verfügung steht.

Neben der fachlichen Integration mit System ist auch die soziale Aufnahme des neuen Angestellten wichtig. Zum einen ist die Begrüßung durch den Chef oder einen höheren Vorgesetzten wichtig. So wird dem neuen Mitarbeiter vermittelt, dass auch er wichtig für das Unternehmen und willkommen ist. Damit er sich nicht im Stich gelassen fühlt, sollte immer ein klarer Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Hier bieten sich nach dem Buddy-System vor allem Mitarbeiter der gleichen Hierarchieebene an. Zudem ist es wichtig alle Kollegen kennenzulernen und deren Aufgabenbereiche. Da insbesondere am Anfang jedoch viele neue Informationen auf einmal einprasseln, kann dieser Kennenlernprozess gleichzeitig mit einer Art Teamboard in digitaler oder ausgedruckter Form sehr hilfreich sein. Des Weiteren sollte ein Neuankömmling in den ersten Pausen nicht nach der Kantine oder der nächstmöglichen Essensoption fragen oder gar suchen müssen sondern von den Mitarbeitern ganz selbstverständlich mitgenommen werden.