Mitarbeiterbefragung – Definition, Typen und Beispiele

Die (regelmäßige) Befragung unter den Mitarbeitern eines Unternehmens wird seit vielen Jahren verstärkt als Feedback-Medium genutzt. Faktoren wie Führungskräftequalität, Arbeitsplatzbedingungen oder Firmenkultur können von den Beschäftigten anhand eines Fragebogens bewertet werden. Die Ergebnisse dienen der Geschäftsleitung als Grundlage für weitere operative und strategische Planungen zum Geschäftsbetrieb.

Mitarbeiterbefragungen damals und heute

Entstanden ist das Medium Mitarbeiterbefragung bereits in den frühen 1920er Jahren. Wurde sie damals noch von Gewerkschaften und oft gegen die Überzeugung der Geschäftsführung durchgeführt, um die Arbeitsbedingungen in Betrieben zu verbessern, ist sie heute in ca. 75 % der deutschen Unternehmen fester Bestandteil des internen Employer Branding. So können Unternehmensspitzen mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung regelmäßig ein Stimmungsbild in ihrem Unternehmen abfragen, wenn nötig frühzeitig Maßnahmen ergreifen und die Mitarbeiter ggfs. in Entscheidungen und Planungen mit einbeziehen.

Mitarbeiterbefragung 2021 vs. Mitarbeiterbefragung 2020

Weltweit haben die Menschen in 2020 erfahren, wie digital das eigene Leben von heute auf morgen ablaufen kann. Ob in den Bereichen Arbeit und Wissensvermittlung oder im Privatleben - Videokonferenzen anstatt Geschäftsreisen und Home Office anstelle von Großraumbüros sind inzwischen Alltag. Firmengebäude und Büros sind häufig nur noch mit wenigen Mitarbeitern gefüllt, der Großteil absolviert die Arbeitszeit im Home Office.

Gerade in dieser Zeit mit weniger Präsenz vor Ort im Unternehmen ist es für Führungskräfte wichtig, den Kontakt zu allen Mitarbeitern zu halten und sich regelmäßig auszutauschen. Stimmungen und Probleme können so frühzeitig erkannt und gegengesteuert werden. Der reine Prozess der Mitarbeiterbefragung (Zusendung an die Mitarbeiter, das Ausfüllen des Fragebogens, die Rücksendung und die Auswertung) lief bereits in den letzten Jahren vorwiegend digital. Hier ändert sich also wenig, lediglich die Art der Kommunikation mit- und untereinander ist eine andere geworden.

In den 1920er Jahren wurden diese Umfragen zunächst von Gewerkschaften oder größeren Organisationen durchgeführt. Nach mehr als 20 Jahren ihrer Gründung beobachtete die Nationale Industrieberatung Mitte 1944 und 1947 einen Anstieg der Unternehmen um mehr als 200% von 3500, die diese Umfragen durchführten. Heutzutage sind 50-75% der Unternehmen entschlossen, Mitarbeiterbefragungen durchzuführen und die von den Mitarbeitern vorgeschlagenen Änderungen umzusetzen, um sie regelmäßig zu beschäftigen und letztendlich erfolgreich zu sein.

Immer, wenn es darum geht, die Meinung und das Stimmungsbild der Belegschaft in Erfahrung zu bringen, ist die Mitarbeiterbefragung das geeignete Instrument. Das kann in folgenden Situationen der Fall sein:

• Fragen zum Betriebsklima
• Fragen zur Unternehmenskultur
• Stärkung der Motivation der Beschäftigten
• Verbesserung der Führungskultur im Unternehmen
• Schärfung der Ziele
• Erhöhung der Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit
• Stärkung der Employer Brand
• Change Management
• Daten zu wichtigen Themenfeldern

Der Grund für die Bedeutung von Mitarbeiterbefragungen liegt auf der Hand: Arbeitgeber, die Maßnahmen einleiten wollen, die nachhaltig in die Firmenkultur eingreifen – im Guten wie im Schlechten - sollten zunächst jene fragen, die es betrifft: Ihre Mitarbeiter. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass die Ergebnisse nicht passgenau ausfallen. Dann ist der Effekt im schlimmsten Fall das genaue Gegenteil von dem, was eigentlich erreicht werden sollte: Widerstand statt Commitment.

Es gibt 5 Haupttypen von Mitarbeiterbefragungen, die Geschäftsinhabern helfen können, ihre Beziehung zu den Mitarbeitern zu verbessern.

Diese Umfrage, auch bekannt als Mitarbeiter-Moralumfrage, wird verwendet, um Meinungen zu sammeln, die das Management und die Personalabteilung nutzen können, um ein positives Umfeld für die Mitarbeiter aufzubauen. Dies geschieht durch das Verständnis mehrerer Mitarbeiterperspektiven, wie z.B.:

• Bewertung der Personalabteilung
• Zufriedenheit in Bezug auf das Gehalt und andere Vergünstigungen
• Allgemeine Arbeitszufriedenheit
• Gründe für den Verbleib oder das Verlassen des Arbeitsplatzes
• Bewertung der Unternehmensrichtlinien

Diese Umfragen beinhalten Fragen, die für das Wachstum eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, wie z.B. die Loyalität der Mitarbeiter, Aspekte der Organisation, die sie motivieren, den Umfang des Wachstums oder Trainingsmöglichkeiten. Aus diesem Grund sind diese Mitarbeiterbefragungen in der Regel langwierig und erstrecken sich über 60-120 Fragen. Das Feedback der Mitarbeiter wird von der Geschäftsleitung zusammengefasst und ausgewertet, um die Funktion entsprechend zu verbessern. Die Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage wird am besten genutzt, um eine gründliche Vorstellung davon zu erhalten, was einen Mitarbeiter zum Bleiben oder zur Bindung an das Management eines Unternehmens veranlasst.

Diese Mitarbeiterbefragung wird durchgeführt, wenn ein Unternehmen beabsichtigt, Faktoren zu überwachen, die zur Leistung seiner Mitarbeiter beitragen. Eine Mitarbeiterbefragung wird mit einem oder mehreren Zielen durchgeführt. Die Fragen können dem Management einen Einblick in die Sichtweise eines Mitarbeiters auf Veränderungen in der Organisation geben, seine Motivation, produktiv zu sein, wie eng er mit der Arbeitskultur und -mission verbunden ist, etc. Diese Parameter werden mittels einer Mitarbeiterbefragung gemessen:

• Qualifikation der Mitarbeiter
• Mitarbeiterverständnis für zugewiesene Aufgaben
• Beziehung zu direkten und indirekten Managern/Supervisoren
• Abteilungsübergreifendes Beziehungsmanagement
• Die Häufigkeit der Umstände, unter denen die Mitarbeiter gedeihen können.

Viele dieser Fragen in einer Mitarbeiterbefragung liefern möglicherweise nicht die Ergebnisse, die ein Unternehmen erwarten würde. Es wird empfohlen, 30-40 Umfragefragen zu verwenden, aus denen das Management die Ergebnisse analysieren kann und ein entsprechender Aktionsplan entwickelt werden kann.

Auch bekannt als „Culture Alignment Survey“, normalerweise verwendet in Situationen wie Fusionen, Employer Branding und Übernahmen oder wenn es strukturelle Veränderungen in einem Unternehmen gibt. Es sind Werkzeuge, mit denen man weiß, wie gut die Mitarbeiter die Kultur eines Unternehmens und ihr Engagement für ein Unternehmen verstehen. Die folgenden Parameter können mit Hilfe von Umfragen zur Organisationskultur gemessen werden:

• Die Mission des Unternehmens, wie sie von den Mitarbeitern verstanden wird.
• Im Falle einer Fusion, Unterschiede in der Arbeitskultur der Mitarbeiter der beiden beteiligten Unternehmen.
• Beitrag zur Einheit des Teams
• Verbindung mit Vorgesetzten
• Transparenz über die Geschäftsergebnisse

Diese Umfrage wird im Allgemeinen verwendet, um zu verstehen, wie beteiligt ein Mitarbeiter an der Kultur und dem Wachstum des Unternehmens ist.

Mitarbeiter sind integrale Eckpfeiler für den Erfolg eines Unternehmens. Die meisten Mitarbeiter, die direkt mit Kunden interagieren oder am Forschungs- und Entwicklungsprozess eines Produkts beteiligt sind, können Ideen und Vorschläge haben, die einem Unternehmen helfen können zu wachsen. Es ist normal, nicht in der Lage zu sein, jeden einzelnen Vorschlag auszuführen, aber die Bitte um ihre Meinung gibt ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit, was sie motiviert, härter zu arbeiten. Einige Gründe, warum Sie eine Mitarbeiterbefragung zur Geschäftsentwicklung durchführen sollten:

• Geben Sie eine ehrliche Meinung über Aspekte ab, die das Management eines Unternehmens übersehen könnte.
• Die Mitarbeiter fühlen sich geschätzt, da sie in den Entscheidungsprozess eingebunden werden.
• Probleme, die sich unmittelbar auf das Geschäft auswirken, können durch die enge Zusammenarbeit der Mitarbeiter mit Kunden und Produkten/Dienstleistungen hervorgehoben werden.

Das Feedback der Mitarbeiter des Unternehmens ist wichtig. In einigen Fällen kann aber auch Feedback von anderen Quellen wie Vorgesetzten, Führungskräften, Kunden usw. mittels einer 360°-Feedback-Umfrage eingeholt werden. Der Schlüssel zu dieser Mitarbeiterbefragung liegt darin, Mitarbeiter verschiedener Kategorien, ihre jeweiligen Kollegen, zur Teilnahme an einer Umfrage aufzufordern und auch eine Selbstanalyse durchzuführen.

Eine 360-Grad-Feedback-Umfrage gibt mehrere Perspektiven auf die Leistung eines Mitarbeiters, auf deren Grundlage Entscheidungen über Training, Arbeitsbelastung und andere Faktoren getroffen werden können, die die Leistung eines Mitarbeiters weiter verbessern können.

Diese Umfragen bestehen aus Fragen von 4 bis 7 Punkten, die genaue Einblicke in die Leistung eines Mitarbeiters geben. In einigen Fällen werden auch offene Fragen verwendet, um mehr Informationen über das Thema zu erhalten. Feedback über das gesamte Team, die gesamte Organisation und auch einen Vergleich zwischen zwei Mitarbeitern und ihren Ergebnissen. Die Spezifität dieser Mitarbeiterbefragung hängt vom Leistungsbedarf eines Unternehmens ab.

Die Analyse der erhaltenen Ergebnisse kann genutzt werden, um bestehende Strategien zu modifizieren und auch neue zu entwickeln. Ein kritisches Feedback ist ein Zeichen von Verbesserung, das konstruktiv umgesetzt werden muss. Es gibt einem Unternehmen den Spielraum, die vorhandenen Fehler zu beseitigen, die den Mitarbeitern und Teams die Möglichkeit bieten, Fortschritte zu erzielen.

360-Grad-Feedback-Umfragen sind entscheidend für das Verständnis der Stärken und Schwächen jedes einzelnen Mitarbeiters. Wenn das Management Feedback aus mehreren Quellen erhält, kann es entscheiden, ob es Trainingspläne für Personen, die sich motiviert fühlen, zu arbeiten, personalisiert, die den Einzelnen auf professioneller Ebene verbessern und ihn/sie für ein Unternehmen besser geeignet machen.

Warum das so ist, lässt sich an ein, zwei Beispielen anschaulich erklären. Angenommen, ein Arbeitgeber befindet sich in der Phase des Wandels, was ja heute eher die Regel denn die Ausnahme ist. Dann eignen sich Mitarbeiterbefragungen perfekt, um das Stimmungsbild unter den Mitarbeitern einzufangen: Gibt es Ängste, Sorgen oder bestehen bestimmte Erwartungen an den Arbeitgeber?

Wer als Arbeitgeber die offenen Fragen in seiner Belegschaft kennt, kann zeitnah Antworten liefern und so für eine ausgewogene Stimmung sorgen, indem er den Mitarbeitern signalisiert: Ich höre Euch zu, bin für Euch da, nehme Eure Sorgen ernst und sorge für Aufklärung.

Das schafft Vertrauen und steigert die Chance, dass Belegschaft und Geschäftsführung auch in schwierigen Zeiten konstruktiv zusammenarbeiten. Die Alternativen? Steigende Unsicherheit, Flurtalk und ein immenses Brodeln in der Gerüchteküche. Das kann keiner wollen!

Beispiel Nummer zwei: Was passieren kann, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eigentlich Gutes tun wollen, deren Bedürfnisse aber nicht kennen, zeigt die Studie Recruiting Trends der Universität Bamberg recht anschaulich. Dieser zufolge sind sich Unternehmen in großen Teilen zwar einig, dass im Employer Branding insbesondere die Stärkung der Work-Life-Balance der Angestellten immer wichtiger wird, um diese langfristig zu binden.

Soweit, so richtig. 86,1 Prozent der Kandidaten sehen die Work-Life-Balance als wichtig an. 47,6 Prozent würden sogar Einbußen im Gehalt hinnehmen, wenn sich die Balance zwischen Berufs- und Privatleben verbessert. Falsch ist aber, den Arbeitnehmern einfach irgendwelche Maßnahmen überzustülpen. Nach dem Motto: Wird schon passen.

Doch genau so scheinen viele Arbeitgeber vorzugehen. Die meisten Unternehmen bieten zum Beispiel Sportangebote an, die aber nur von knapp der Hälfte der Arbeitnehmer als wichtig angesehen werden. Andere Betriebe offerieren Sabbaticals oder After-Work-Events, verschwenden aber nur wenige Gedanken an die betriebseigene Kinderbetreuung. Die Arbeitnehmer bewerten die Wichtigkeit dieser Maßnahmen jedoch genau andersherum.

Hier ist Frust vorprogrammiert. Er wäre der mit einer einzigen Mitarbeiterbefragung vermeidbar gewesen. Sie ist ein probates Mittel, mit dem sich die echten Anliegen der Arbeitnehmer eruieren lassen, um letztlich passgenaue Lösungen anbieten zu können. Zur Zufriedenheit aller.

Die Beispiele zeigen, wie essentiell Mitarbeiterbefragungen für die Employer Brand sind. Die daraus abgeleiteten Elemente führen dazu, Sorgen zu schmälern oder bestehende Probleme und Bedürfnisse unmittelbar zu lösen oder zu stillen. Der Effekt: Eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, des Wohlbefindens im Betrieb und eine geringere Fluktuation.

Wichtig ist das auch für die externe Employer Brand. Im Social Media Zeitalter spricht es sich schließlich herum, wenn sich ein Arbeitgeber intensiv um seine Mitarbeiter kümmert. So überzeugt man nicht nur die bestehende Belegschaft zu bleiben, sondern auch künftige Mitarbeiter beim Unternehmen anzuheuern.

Aus diesen Gründen sind Mitarbeiterbefragungen wichtiger als je zuvor. Denn Fachkräfte werden knapp und knapper. Umso mehr steigt die Bedeutung einer guten Mitarbeiterbindung und eines guten Arbeitgeberimages. Das ist auch bei den Unternehmen angekommen. Laut dem HR Survey Monitor von questback bezeichnen 84 Prozent der Betriebe Mitarbeiterbefragungen als wichtiges Managementwerkzeug.

Doch trotz der gestiegenen Relevanz, die der Mitarbeiterbefragung beigemessen wird, ergreifen viele Unternehmen viel zu selten die Chance, brauchbare Resultate zu sammeln, um ihre interne und externe Employer Brand zu stärken. Lediglich 48 Prozent der Organisationen führen jährlich eine Mitarbeiterbefragung durch.

Dabei sind Mitarbeiterbefragungen längst nicht mehr so kompliziert in der Umsetzung, wie das vor ein paar Jahren noch der Fall war. Es gibt performante Tools, in denen sich Fragebögen individuell anpassen und an alle Mitarbeiter oder eine ausgewählte Zielgruppe versenden lassen. Die Adressaten können antworten, indem sie Häkchen setzen oder Freifelder ausfüllen. Auch die Auswertung erfolgt innerhalb der Tools per Mausklick. Einfacher geht’s nicht.

Auf diese Weise lassen sich Mitarbeiterbefragungen zu den verschiedensten Zwecken durchführen:

• Meinungsumfragen
• Benchmarkingumfragen
• Klimabefragungen
• Befragungen zu Veränderungen des Unternehmens
• Informationen zu einzelnen Themen

Der Prozess einer Mitarbeiterbefragung beinhaltet prinzipiell die folgenden Phasen:

• Planung von Fragebogen und Prozess
• Vorbereitung - Datenschutz & Anonymität beachten
• Durchführung der Befragung
• Auswertung
• Feedback an die Beteiligten
• Maßnahmenplanung
• Maßnahmenumsetzung
• Evaluation

Eine Mitarbeiterbefragung besteht aus Fragen, die einem Unternehmen helfen, die Gesamterfahrung eines Mitarbeiters zu messen, die darüber berichtet, was ein Mitarbeiter in einem Unternehmen erlebt, gespürt und gelernt hat. Eine Mitarbeiterbefragung muss eine angemessene Mischung aus offenen Fragen und geschlossenen Fragen enthalten, um Mitarbeiterfeedback zu sammeln. Das hilft, ihre Erfahrungen zu vermitteln. Die Erfahrung der Mitarbeiter kann an verschiedenen Meilensteinen im Lebenszyklus eines Mitarbeiters gemessen werden, wie z.B. Onboarding, Training und Entwicklung sowie beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Mitarbeiterbefragungen geben einem Unternehmen die Möglichkeit, sich auf Aspekte wie Arbeitskultur, Gewinnung neuer Mitarbeiter, Bindung der bestehenden Mitarbeiter und ständige Konzentration auf die Erhaltung der Mitarbeiterzufriedenheit zu konzentrieren. Es können Anstrengungen unternommen werden, die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern.

Das Management eines Unternehmens kann sich bemühen, die verschiedenen Anliegen der Mitarbeiter im Alltag zu berücksichtigen und schließlich den gesamten Prozess der effizienten Lösung von Mitarbeiterbeschwerden zu verbessern.

Optimieren Sie die Kommunikation mit den Mitarbeitern, damit sie nicht davor zurückschrecken, ihre Probleme mit dem Management eines Unternehmens zu teilen.

Die Mitarbeiterleistung, die von Teammitgliedern und Führungskräften bewertet wird, kann kontinuierlich bewertet werden. Jede verfolgte Verbesserung kann anerkannt und jeder gemeldete Fehler kann bearbeitet werden.

Erhalten Sie Inputs darüber, was anders getan werden kann, um das Geschäft zu verbessern und Probleme aufzudecken, die nach Ansicht der Mitarbeiter Verluste für das Unternehmen verursachen können.

• Identifizieren Sie, was Sie in einer Umfrage abdecken möchten: Schon bevor Sie das Umfragedesign abschließen, ist es wichtig, darüber nachzudenken, was das Ziel der Bereitstellung einer Umfrage ist. Identifizieren Sie, was Sie in Ihrer Mitarbeiterbefragung berücksichtigen möchten, und stellen Sie sicher, dass das Thema sofort klar ist.
• Stellen Sie Fragen, die notwendig sind: Wenn Sie eine Umfrage erstellen, sollte jede Frage in der Mitarbeiterbefragung aus einem bestimmten Grund gestellt werden, um wichtige Erkenntnisse zu sammeln. Es ist eine gute Idee, Ihre Umfrage zunächst zu planen, indem Sie die Datenergebnisse identifizieren, die Sie daraus benötigen, und dann zu planen, welche Fragen in der Umfrage enthalten sein müssen.
• Kurz und bündig: Mitarbeiter können irritiert sein und die Wahrscheinlichkeit, die Umfrage abzuschließen, verringern, wenn ein Thema nicht klar ist und dazu neigt, hin und her zu springen. Daher ist es gut, darauf zu achten, dass eine logische Reihenfolge eingehalten wird, indem man die Fragen stellt und sich an ein bestimmtes Thema hält. Auch wenn die Umfrage zu lang ist, bleiben die Teilnehmer möglicherweise nicht daran interessiert, die gesamte Umfrage auszufüllen, und die Umfrageergebnisse werden möglicherweise beeinträchtigt. Daher sollten Sie es kurz und bündig halten.
• Stelle eine Frage nach der anderen: Das Verzweigen von Fragen oder das Stellen von mehr als einer Frage auf einmal kann die Mitarbeiter verwirren und sie sind möglicherweise nicht in der Lage, die richtigen Optionen aus der Liste der ihnen zur Verfügung gestellten Antwortoptionen auszuwählen. Daher ist es ratsam, eine Frage nach der anderen zu stellen, um den Befragten Klarheit zu verschaffen.
• Vermeiden Sie Jargons: Damit die Mitarbeiter an einer Umfrage teilnehmen können, sollten Sie keine Fachbegriffe verwenden. Die Verwendung einer für die Befragten leicht verständlichen Sprache hilft ihnen, Umfragen besser zu verstehen und zu beantworten.
• Offene Fragen oder geschlossene Fragen? Das ist immer der knifflige Teil, ob offene Fragen oder geschlossene Fragen gestellt werden sollen? Der Trick hier ist, diese beiden Optionen auszugleichen. Versuchen Sie, deskriptive und objektive Fragen aufzunehmen, um die Umfrage auszugleichen. Auch hier sollten die Fragetypen sorgfältig sortiert werden, da sie den Ton und die Bedeutung der Frage definieren.
• Nehmen Sie sich Zeit für das Design Ihrer Umfrage: Nun, da Klarheit darüber besteht, was in eine Umfrage aufgenommen werden soll, ist es auch wichtig, einige Zeit damit zu verbringen, die Umfrage zu gestalten und vorzeigbar zu machen. Die Umfrage muss eine Markenbekanntheit bei den Befragten schaffen. Dazu kann der Ersteller der Umfrage die Markensprache (Markenlogo und Markenfarbe) verwenden, so dass die Befragten mit ihr korrelieren können.
• Analysieren Sie die Antworten nach der Erfassung: Nachdem Sie die Umfrage versendet haben, sammeln Sie alle Antworten und pflegen Sie ein Dokument oder eine Excel-Tabelle für die gesammelten Antworten. Dieses Excel-Blatt sollte alle genannten Klassifizierungen der Umfrage enthalten, damit Sie über alle Daten verfügen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie diesen Schritt befolgen und die Daten in Verhalten, Psychographie und Demographie unterteilen. Für jeden Forscher ist es äußerst wichtig, Daten so zu organisieren, dass die Analyse, die Vorhersage von Ergebnissen und das Schreiben von Berichten einfach wird.
• Stellen Sie einen zusammenfassenden Bericht zusammen: Nachdem Sie die Antworten gesammelt und analysiert haben, teilen Sie Ihre Analysen mit Ihren Kunden. Bis zu diesem Zeitpunkt sollten Sie alle Daten aus Umfragen in einem bestimmten Format gesammelt haben. Die Leser sollten sich ein klares Bild von Ihrem Ziel machen, d.h. was haben Sie mit der Umfrage erreicht? Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen beantworten, wie z.B.: Bevorzugen/Nutzen eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung? Welches Produkt bevorzugen die Anwender? Irgendein Kommentar?
• Schließen Sie Ihren Aktionsplan ab: Bereiten Sie Ihren endgültigen Aktionsplan auf der Grundlage Ihres Ziels vor, stellen Sie die Antworten zusammen und ziehen Sie Schlussfolgerungen. Flicken Sie Ihren endgültigen Plan und beginnen Sie mit der Ausführung der Änderungen.