Cost per Hire (CPH)

In Zeiten von Fachkräftemangel, demografischem Wandel und einer angespannten Situation am Arbeitsmarkt sind Recruiter vor zahlreiche Herausforderungen gestellt. Vielversprechende Bewerber*innen zu finden, ist sehr aufwendig - gerade in Zeiten, in denen geeignete Fachkräfte und Ressourcen immer knapper werden. Viele Unternehmen möchten daher sichergehen, dass ihre Investitionen nicht umsonst sind und in die richtigen Stellen fließen. Mit der Erfolgsmessung anhand von Key Performance (KPIs) stellen Unternehmen sicher, dass ihre Investitionen in die richtigen Kanäle fließen. Ein wichtiger Wert in der sogenannten Key Performance ist "Cost per Hire". Dieser zeigt die Kosten an, welche pro Stellensetzung im Unternehmen anfallen. Cost per Hire umfasst sowohl Marketing- als auch Personalkosten. Diese Recruiting KPI nimmt einen besonders wichtigen Stellenwert im Recruiting ein. Mit Cost per Hire wird das Verhältnis zwischen finanziellen Investitionen für die Einstellung eines Job-Kandidaten und für die zu besetzenden Stellen errechnet.

In den kommenden Jahren 2021 und 2022 wird Key Performance im Recruiting eine immer wichtigere Rolle spielen. Das Augenmerk sollte dabei vor allem auf Cost per Hire gelegt werden. Doch wie setzt sich die Recruiting KPI zusammen? Cost per Hire setzt sich immer aus den internen und externen Kosten zusammen und wird durch die Anzahl der besetzten Stellen in einem bestimmten Zeitraum dividiert. Zu den internen Kosten gehören für gewöhnlich die Personalkosten aller Personen, die in direktem oder indirektem Zusammenhang mit dem Recruiting Prozess stehen. Die externen Kosten umfassen all jene Kosten, die bei der Kommunikation nach außen hin anfallen, sprich Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf diversen Job-Plattformen etc. Ausgaben für Employer Branding und Kosten für externe Personalberater*innen kommen ebenfalls hinzu. Die Formel setzt sich folgendermaßen zusammen:

(interne Kosten + externe Kosten) / Anzahl der besetzten Stellen

Unter dem Begriff Cost-per-Hire (CPH) versteht man die allgemeinen Kosten für eine einzige Einstellung. Daher gehört diese Kennzahl zu den wichtigsten Bezugsgrößen der Personalkosten und des Recruitings. Im Einzelnen wird hier das Verhältnis zwischen den finanziellen Aufwendungen für die Einstellung und den zu besetzenden Stellen betrachtet.

Dadurch wird dem Personalmanager ermöglicht, die Effizienz der Personalbeschaffung messbar und vergleichbar zu machen. Durch diesen Zwischenschritt wird es möglich, die Beschaffung des Personals zu optimieren und objektive Aussagen darüber zu machen ob die Personalakquise zu viel Geld kostet oder nicht. Erfolgt die Berechnung dieser Kennzahl standardisiert, so können Vergleiche zwischen unterschiedlichen Abteilungen oder sogar Unternehmen gezogen werden. Aus diesem Grund veröffentlichte die Society for Human Resorce Management (SHRM) eine standardisierte Vorgehensweise zur Berechnung der CPH.

In die Berechnung der Cost-per-Hire fließen sowohl externe als auch interne Kosten mit ein. Hierbei ist einer der wichtigsten Anteile die Kommunikation der offenen Vakanzen. Das sind beispielsweise Ausgaben, die für die Aufgabe von Stellenanzeigen entstanden sind. Hierunter fallen sowohl Stellenanzeigen in Printmedien als auch Anzeigen, die online geschaltet werden. Wurden spezielle Events durchgeführt, auf denen ebenfalls rekrutiert wurde, so können diese ebenfalls anteilig in die Berechnung mit einfließen.

Ein weiterer Punkt besteht im gezielten Personalmarketing. Obwohl diese Kosten nur indirekt der Personalgewinnung dienen, müssen sie zwingend in die Berechnung mit einfließen, um genaue Aussagen über die Höhe der CPH treffen zu können. Der größte Teil dieser Ausgaben besteht in der Regel in gesonderten Employer-Maßnahmen, die zum Ziel haben, dass sich Bewerber aktiv nach offenen Stellen umsehen sowie sich auf diese bewerben.

Weiterhin werden sämtliche Kosten von externen Personaldienstleistern mit einberechnet. Diese unterstützen den Auswahlprozess und sind daher ebenfalls stark an der Personalgewinnung beteiligt wie etwaige finanzielle Aufwendungen des Auswahlverfahrens. Hierbei müssen unter anderem Lizenzen für Onlinetests erworben werden.

Unter die internen Ausgaben fallen vor allem die direkten Personalkosten, die assoziierten Kosten, die Fortbildungskosten und die sonstigen Personalkosten z.B. für Team-Weiterbildungen oder Employee-Branding. Natürlich werden lediglich die Kostenaufwendungen für die Beschäftigung von Mitarbeitern vollständig mit einberechnet, die ausschließlich für die Personalgewinnung eingebunden sind. Assoziierte Kosten hingegen entstehen immer dann, wenn Kosten vorliegen, die auf eine übertragene Art und Weise mit der Personalgewinnung in Bezug gesetzt werden können. Hierunter fallen unter anderem Beträge zur Erstellung von Einstellungsstandards oder Datenschutzrichtlinien.

Der Vergleich und die Berechnung der Cost-per-Hire ist vor allem deshalb so wichtig, weil dadurch eine der größten Kostenstellen eines Unternehmens analysiert und anschließend optimiert werden kann. Dadurch werden nicht nur die Gewinne des Unternehmens gesteigert, sondern auch die bereits besetzten Stellen gesichert.

Durch den Vergleich der Costs von unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmen können bessere Einsichten darüber erlangt werden, welche Methoden sich besonders gut für eine Personalgewinnung eignen. Minimiert man den CPH, so maximiert man die Effektivität der Mitarbeitergewinnung und sorgt dafür, dass so wenig Geld wie möglich ausgegeben wird, um qualitativ hochwertige Mitarbeiter zu rekrutieren.

Viele Methoden können eingesetzt werden, um die CPH zu senken. So fallen diese stets niedriger aus, wenn mehr Stellen durch eine Aktion besetzt werden sollen. Darüber hinaus werden sie verringert, wenn die Effektivität der Methoden zur Personalgewinnung optimiert wird. So sind beispielsweise digitale Methoden der Personalgewinnung (E-Recruiting) stets effektiver als klassische Methoden. Je stärker auf Printmedien verzichtet wird, umso geringer fallen in der Regel die CPH aus.