Bewerbungsabsage

Auf eine ausgeschriebene Position kommen manchmal hunderte Bewerber. Da immer nur einer eingestellt werden kann, muss der Personaler die unliebsame Aufgabe der Bewerbungsabsage übernehmen. Hat ein Job zum Beispiel 50 Interessenten, so müssen ganze 49 Absageschreiben verfasst werden, welche die Erwartungen der Bewerber enttäuschen müssen. Von tollen Work-Life-Balance-Angeboten, Weiterbildungs- und Verdienstmöglichkeiten sowie vielen anderen Benefits bekommen die abgelehnten Bewerber also nichts mit. Im Gegenteil - häufig glänzen viele Unternehmen in ihrer Bewerbungsabsage nicht gerade mit Empathie. Viele Kandidaten werden mit den ewig gleichen Floskeln und Standardschreiben abgefertigt. Außerdem dauert es oft sehr lange, bis ein Bewerber eine Rückmeldung bekommt - falls überhaupt eine Rückmeldung kommt.

Eine Bewerbungsabsage ist die Chance für Unternehmen, sich in ein gutes Licht zu rücken. Absageschreiben hinterlassen einen bleibenden Eindruck bei Nachwuchstalenten. Geht man hier nicht auf den entsprechenden Bewerber ein und verfasst bloß Floskeln oder antwortet harsch, wird man keine Punkte gut machen. Gerade in unsicheren Zeiten ist die Enttäuschung bei Bewerbern groß, wenn es nicht geklappt hat. Wenn dann noch eine standardmäßige oder harsche Absage kommt, macht das überhaupt keinen guten Eindruck. Eine Bewerbungsabsage sagt viel über die Unternehmenskultur und gelebten Werte aus. Im Sinne einer positiven Arbeitgebermarke ist es umso wichtiger, dem Kandidaten Rückmeldung zu geben. Massenansprachen und Standardfloskeln sollten wenn möglich vermieden werden, auch wenn sich viele Bewerber auf den Job beworben haben. Man sollte daher immer einen konkreten Grund für die Absage formulieren und auch anmerken, dass der Bewerber eventuell für spätere Jobs in Betracht gezogen wird. Im Jahr 2021 und 2022 wird sich das auch nicht ändern - Recruiter sollten bei jeder Bewerbungsabsage versuchen, so gut wie möglich auf den Kandidaten einzugehen.

Landauf, landab überschlagen sich Unternehmen in ihrem Employer Branding mit Versprechen, um neue Kandidaten für sich zu begeistern: Von Work-Life-Balance-Angeboten, Weiterbildungsmöglichkeiten, flexiblen Arbeitszeiten und allen möglichen Vergünstigungen ist in der Bewerberkommunikation die Rede. Auch das einzigartige Betriebsklima und der vertrauensvolle Umgang miteinander werden gerne angeführt.

Abgelehnte Kandidaten bekommen davon aber häufig nicht allzu viel zu spüren. In punkto Bewerbungsabsage herrschen oft raue Sitten:

• Kandidaten, die nicht für eine Stelle infrage kommen, werden mit einem Standardschreiben und den immer gleichen Floskeln abgefertigt.
• Oft dauert es sehr lange, bis Talente eine Rückmeldung bekommen.
• Manche Arbeitgeber verzichten ganz auf eine Mitteilung, ob es mit der Zusammenarbeit klappt oder nicht.

Wer sich als Arbeitgeber gegenüber abgelehnten Talenten so verhält, wird keine Punkte gut machen. „Aber das ist ja auch nicht mehr Sinn der Sache“, denken Personalverantwortliche sicher an dieser Stelle: Der Bewerber gehört nicht zu der Riege der Traumbesetzungen und das muss man ihm kurz und bündig mitteilen. Fertig. Doch dieser harsche Umgang mit Kandidaten steht diametral entgegengesetzt zu dem, was während des Bewerbungsprozesses so vollmundig versprochen wurde.

Was passiert also unweigerlich? Ohnehin wäre der abgelehnte Kandidat über die Absage enttäuscht gewesen. Doch die Inkongruenz zwischen dem bisher so freundlichen Bewerbungsprozess und der kargen Art, in der das Absageschreiben daherkommt, steigert die Enttäuschung noch einmal zusätzlich.

Eine häufige Reaktion im Social Media Zeitalter ist dann: Der Kandidat macht sich Luft. Und zwar öffentlich. Im weniger schlimmen Fall äußert er seinen Missmut über WhatsApp „nur“ gegenüber seinem Freundes- oder Bekanntenkreis. Aber auch das ist schon misslich genug, denn die sozialen Netzwerke haben eine enorme Reichweite und ein so unfreundliches Benehmen zieht schnell seine Kreise. Die Folge: Die Kritik kann auch den ein oder anderen vielversprechenden Kandidaten davon abhalten, sich bei dem Arbeitgeber zu bewerben.

Noch übler für den Arbeitgeber ist es aber, wenn die Kritik auf Bewertungsportalen wie Glassdoor oder Kununu oder möglicherweise sogar auf dem unternehmenseigenen Facebookauftritt kundgetan wird. Dann ist der Ruf wirklich nachhaltig beschädigt. Denn auf diesen neuralgischen Punkten informieren sich viele potenzielle Kandidaten nun einmal zuerst über ein Unternehmen. Entsprechend hoch ist die Reichweite. Fazit: Wer die Formulierung einer Bewerbungsabsage auf die leichte Schulter nimmt, schneidet sich ins eigene Fleisch und tut seiner Employer Brand nichts Gutes.

Bedenklich dabei ist: Solche Szenarien passieren wahrscheinlich öfter, als man denkt. Zumindest hat eine Analyse des Personaldienstleisters Hay Group ergeben, dass knapp die Hälfte der befragten Unternehmen den richtigen Umgang mit Bewerbungsabsagen vernachlässigt. Damit vergeben sich Arbeitgeber wertvolle Chancen.

Was sollten Unternehmen also bei der Formulierung eines Absageschreibens beachten? Zunächst geht es um das Tempo der Rückmeldungen im ganzen Bewerbungsprozess. Im Zeitalter von E-Mails und Instant Messengern sind es Talente gewöhnt, dass sie eine Frage stellen und sie ad hoc eine Antwort erhalten.

Klar, so schnell kann es im Personalbereich nicht gehen, wenn eine neue Stelle besetzt werden soll. Immerhin müssen sich alle Beteiligten erstmal ein Bild vom Bewerber machen – und das kann naturgemäß etwas dauern. Das heißt aber nicht, dass das Talent in dieser ganzen Zeit im Dunkeln tappen muss.

Personaler tun sich gut daran, die wartenden Talente immer wieder per Mail über den aktuellen Stand der Dinge zu informieren. Das muss gar kein großer Zeitaufwand sein. Es gibt inzwischen sogar Bewerbermanagementsysteme, die solche Statusupdates automatisch versenden. So weiß der Bewerber jederzeit, dass er nicht in Vergessenheit geraten ist.

Erhält ein Talent eines Tages dennoch eine Absage, sollten sich Unternehmen nicht hinter Floskeln wie „betrachten Sie unsere Entscheidung nicht als Abwertung Ihrer Qualifikation oder Person“ verstecken. Das wird dem Bewerber nicht weiterhelfen. Vielmehr möchte er konkret wissen, was letztendlich den Ausschlag für das Absageschreiben gegeben hat.

Aus gutem Grund: Denn nur so hat er die Chance, den gleichen Fehler beim nächsten Anlauf nicht noch einmal zu begehen. Tipp: Wer das Ganze nicht verschriftlichen will, kann dem abgelehnten Talent auch das Angebot machen, sich nochmal im Nachgang telefonisch kurzzuschließen. Selbst, wenn der Kandidat das Angebot nicht wahrnimmt, dürfte diese Geste von ihm als besonderer Service verstanden werden. Die Botschaft: „Auch, wenn es mit uns nicht geklappt hat, liegt uns Ihr Wohl am Herzen.“

Noch eine Floskel sollten sich Unternehmen sparen. Das Beliebte: „Wir senden Ihnen Ihre Unterlagen zu unserer Entlastung zurück.“ Diese Phrase wird nämlich von vielen Bewerbern inzwischen schnell als taktlos und deprimierend empfunden. Dabei will das Unternehmen damit gar nicht ausdrücken, dass es die Bewerbungsunterlagen als Belastung empfindet. Ursprünglich wurde der Satz verwendet, um sich von dem Vorwurf zu entlasten die Bewerbung unberechtigterweise behalten zu haben. Das weiß aber heute aber kaum noch jemand. Also: Lieber Finger davon lassen.

Was Unternehmen außerdem häufig bei der Erstellung eines Absageschreibens vernachlässigen: Der Ton macht die Musik. Negative Formulierungen verstärken den deprimierenden Tenor einer Absage noch. Positive Formulierungen mindern die Wucht der Nachricht hingegen.

Ein absolutes No-Go sind zum Beispiel negative Signalwörter wie „leider“, „unglücklicherweise“ oder „bedauerlicherweise“. Besser sind zum Beispiel Formulierungen wie: „Dieses Mal hat es mit einer Zusammenarbeit nicht geklappt.“ Darin enthalten ist das Signal, dass man weiterhin aneinander interessiert ist und sich eine Einstellung zu einem anderen Zeitpunkt durchaus vorstellen kann. Das macht die Absage nicht gar so endgültig.

Weiterer Tipp: Häufig schicken Unternehmen ihre Absageschreiben nicht per Mail, sondern per Post. Das ist auch der Weg, der sich empfiehlt, weil der Empfänger so sieht, dass sich der Arbeitgeber wirklich Mühe gemacht hat: Er hat den Brief ordentlich formatiert, ausgedruckt und zur Post gebracht. Das vermittelt Wertschätzung. Warum dann nicht dem Absageschreiben vielleicht noch ein kleines Goodie beilegen? Bei den Marketing-Kollegen wird sich doch sicher ein Kugelschreiber oder ein Blöckchen finden lassen. Oft haben kleine Gesten eine große Wirkung.