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Bewerbermanagementsystem – Definition, Funktion, Auswahl

Unternehmen vieler Branchen sind vom Fachkräftemangel schwer gebeutelt und suchen händeringend nach Talenten. Dabei kommt es ihnen aber nicht darauf an, irgendeinen Kandidaten zu finden, sondern den „perfect Match“: Die Traumbesetzung. Mit herkömmlichen Systemen wie Excel oder der händischen Suche nach Kandidaten in Lebenslaufdatenbanken oder Businessnetzwerken kommen sie aber oft nicht weit. Das kostet viel Zeit. Und meist sind die Ergebnisse ungenau. Helfen kann ein gut ausgestattetes Bewerbermanagementsystem.

 

 

Fachkräftemangel setzt Unternehmen zu

In Deutschland grassiert der Fachkräftemangel. Zwei Drittel der offenen Stellen sind schwer zu besetzen. Besonders knapp ist die Bewerberlage in Süddeutschland. Laut einer aktuellen Konjunkturumfrage des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) in Köln gibt knapp die Hälfte der Unternehmen sogar an, dass die fehlenden Fachkräfte bereits ihre Produktionsmöglichkeiten hemmen.

Die Frage, die vielen Arbeitgebern angesichts dieser prekären Situation auf dem Arbeitsmarkt daher unter den Nägeln brennt: Wie kann ich schnellstmöglich die passenden Talente rekrutieren? Eine Antwort auf diese Frage kann die Auswahl eines passenden Bewerbermanagementsystems liefern. Es beschleunigt nicht nur Prozesse bei der Personalauswahl entscheidend, sondern unterstützt auch mit ausgeklügelten Funktionen, um die Kandidaten, die am besten zu einer Stelle passen, schnell zu selektieren.

 

Bewerbermanagementsystem: Adieu Excel!

Wer sich mit den einzelnen Funktionen näher auseinandersetzt, wird schnell merken: In dieser Tiefe ist das Bewerbermanagement mit herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel nicht abbildbar. Dafür bedarf es schon einer Spezialsoftware, die alle Eventualitäten eines modernen Bewerbermanagements passgenau abbildet.

Mit einer Bewerbermanagement Software sind Arbeitgeber in der Lage, den gesamten Recruitingprozess zu digitalisieren. Das reicht von dem Schalten von Stellenanzeigen, der Verarbeitung eingehender Bewerberdaten bis zur Vorauswahl der Kandidaten und der Kommunikation mit den Fachabteilungen sowie Bewerbern. Auch die Direktansprache von Kandidaten – Active Sourcing – lässt sich darüber managen.

 

Active Sourcing: Kandidaten per Knopfdruck finden

Gerade für Arbeitgeber, die sich in einem Bereich des Arbeitsmarkts bewegen, der leer gefegt ist, ist letztes eine große Unterstützung. Hier geht es immer mehr darum, Talente anzusprechen, die nicht aktiv suchen.

Doch die Suche nach passiven Kandidaten in Lebenslaufdatenbanken oder Businessportalen ist oft mühsam und bringt nur selten die erhofften Ergebnisse. Aus einem bestimmten Grund: Besonders gefragte Talente gehen mit ihren Lebenslaufinformationen nicht im Netz hausieren, weil sie ansonsten mit Jobangeboten regelrecht überflutet werden.

 

Helfen können Sourcing-Tools, die in einem gut aufgeräumten Bewerbermanagementsystem nicht mehr fehlen dürfen. Sie vereinen mehrere Vorteile auf sich:

  1. Sie suchen nicht nacheinander, sondern parallel in den einzelnen Datenbanken oder Businessnetzwerken nach passenden Kandidaten.
  2. Sie suchen auch in Online-Regionen, in die Recruiter mit der manuellen Suche in der Regel nicht vordringen. Die Rede ist etwa von Spezialcommunities wie Github oder Stackoverflow, wo sich rare und begehrte IT-Talente tummeln.

 

Sourcing: So geht’s

Alles, was Reruiter tun müssen: Kriterien definieren, nach denen der so genannte Robot Recruiter suchen soll. Einen Klick später liegt ein Kandidatenranking mit Lebenslaufinformationen, Kontaktdaten und Bild vor. Jetzt müssen die Talente nur noch der Reihe nach angesprochen werden.

Mit einem Bewerbermanagementsystem lässt sich auch die Personalbeschaffung aktiv suchender Talente komfortabel managen. Unternehmen, die noch keine Karrierehomepage haben, auf der sie Talenten ihre Mehrwerte schmackhaft machen können, können eine solche direkt mit ihrem Bewerbermanagementsystem einkaufen.

 

Karrierehomepage – ins Bewerbermanagementsystem integriert

Hierbei gibt es verschiedene Varianten: Module, die bereits fix und fertig sind und als HTML-Code in die Homepage eingebunden werden. Es gibt aber auch die aufwändigeren Modelle, die von einer Agentur oder dem HR Software Hersteller selbst auf die Wünsche des Arbeitgebers angepasst werden. Angebunden werden können diese via API-Schnittstelle.

 

Mit einer Karrierehomepage machen es Arbeitgeber Talenten so einfach wie möglich, sich schnell und umfassend über sie zu informieren. Hier finden sie:

  • Informationen über das Betriebsklima
  • Informationen über Unternehmenswerte
  • Informationen über Karriereaussichten
  • Informationen über Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Informationen über Work Life Balance Angebote

 

Außerdem können sich Kandidaten über Bilder aus dem Unternehmen oder über ein eingebettetes Recruitingvideo einen Eindruck davon machen, wie es bei dem Arbeitgeber hinter den Kulissen zugeht. Das erzeugt Nähe und erhöht die Chance auf eine Bewerbung immens. Integriert in die Karrierehomepage ist in der Regel ein Stellenportal, in dem die ausgeschriebenen Stellenanzeigen eines Arbeitgebers einsehbar sind.

 

Multiposting: Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen

Diese lassen sich übrigens über einen integrierten Stellenanzeigengenerator sehr fix über das Bewerbermanagementsystem erstellen und schalten – und das nicht nur auf der eigenen Karrierehomepage, sondern auch kostenpflichtig bei allen großen Jobbörsen. Dabei muss nicht jede Jobbörse einzeln angesteuert werden. Geschaltet wird auf allen erdenklichen Portalen zeitgleich mit wenig Aufwand. Häkchen setzen. Klick. Fertig. Multiposting nennt sich das: Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen. Sie erspart einen Recruiter viel Arbeit. Eine Übersicht und einen Vergleich von Bewerbermanagement Software ist immer sinnvoll.

Wichtig: Damit für den Bewerber auf der Karrierehomepage nach außen alles wie aus einem Guss wirkt, sollten sowohl die Karriereseite als auch die Stellenanzeigen anpassbar auf das Corporate Design der übrigen Homepage und vor allem responsiv abrufbar sein. Letztes stellt sicher, dass die Inhalte perfekt über Smartphone oder Tablet abgerufen werden können. So haben auch mobile Bewerber eine Chance, sich über den Arbeitgeber zu informieren und sich bei ihm zu bewerben.

 

Mobile Bewerbung

Übrigens sind mobile Bewerber umso mehr erfreut, wenn es ihnen der Arbeitgeber so leicht wie möglich macht, ihre Bewerbungsdaten einzureichen. Am besten über eine One Click Bewerbung, bei der mit einem Fingertipp die Daten aus dem eigenen LinkedIn oder Xing-Profil ins Bewerbermanagementsystem transferiert werden. Immer mehr moderne Bewerbermanagementsysteme sehen diese Möglichkeit inzwischen vor.

Sind die Daten des Bewerbers übermittelt, ruft der Recruiter diese direkt im Bewerbermanagementsystem auf und kann sie weiterverarbeiten. Außerdem kann er per Knopfdruck die Passgenauigkeit der Talente mit der ausgeschriebenen Stelle überprüfen. Dazu gleicht ein so genannter Matching-Algorithmus die Skills der Bewerber gegen die, die für eine Vakanz gesucht werden, ab und erstellt ein Ranking, welches Talent am ehesten geeignet ist.

 

Kommunikation mit der Fachabteilung

Nach der Vorauswahl lassen sich die Daten der infrage kommenden Bewerber über das Bewerbermanagementsystem mit den beteiligten Entscheidungsträgern im Unternehmen teilen. Die Talente können direkt in dem System bewertet werden. Das erspart langwierige Meetings und zeitraubende Absprachen.

Nach erfolgter Entscheidung lädt der Recruiter die Bewerber entweder ein oder erteilt Absagen. Dafür liegen innerhalb des Bewerbermanagementsystems bereits fertige Templates vor, die individuell angepasst werden können. Bei vielversprechenderen Kandidaten lässt sich über diesen Weg auch die Erlaubnis einholen, sie in den integrierten Talent Pool aufzunehmen.

Ganz wichtig: In Zeiten des strenger werdenden Datenschutzes sollte das Bewerbermanagementsystem unbedingt die Möglichkeit vorsehen, Rollen für die verschiedenen Nutzer mit spezifischen Rechten anzulegen, damit jeder Anwender nur die Informationen zu Gesicht bekommt, die für ihn bestimmt sind. Wichtig ist auch, dass auch den Regelungen des Datenschutzes Rechnung getragen wird. Zum Beispiel sollte das System Daten, die nicht mehr benötigt werden, nach Ablauf einer bestimmten Frist automatisch löschen.