Bewerbermanagement – SAP SuccessFactors 

SAP SuccessFactors unterstützt modernes Personalmanagement in allen Disziplinen. Denn neben dem Bewerbermanagement bietet es auch Lösungen für alle weiteren Personalbereiche - wie zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Zeitmanagement oder Nachfolgeplanung. Damit ist SAP SuccessFactors eine All-in-One-Lösung für das gesamte Human Capital Management (HCM). Über die Human-Experience-Management-Suite von SAP haben Personaler:innen immer Zugriff auf alle Funktionen.

Sie unterteilen sich in fünf Bereiche:

• Employee Experience Management
• HR-Kernfunktionen und Gehaltsabrechnung
• Talentmanagement
• Personalplanung und -analyse
• Sales Performance Management.

Das Bewerbermanagement ist Teil des Talentmanagements. SAP SuccessFactors stellt hierfür eine zentralisierte Lösung, mit welcher Personalteams Einstellungsprozesse weltweit automatisiert und optimiert steuern.

Statt die All-In-One-Lösung zu wählen, können Unternehmen sich ebenfalls für eine oder mehrere Teillösungen entscheiden. Möglich ist es in diesem Zuge, das Modul Recruiting zu erwerben. Es bildet nahezu alle Prozesse des Bewerbermanagements volldigitalisiert ab.

Intelligente Lösungen, Insights und automatisierte Funktionen machen jeden Recruiting-Prozess smart. Smartes Recruiting zeigt sich beispielsweise in KI-Tools, die Stellenanzeigen optimieren oder den Genderbias während des Recruiting Prozesses minimieren. Hierfür zahlen Unternehmen 29,88 pro User und Monat, wobei der Abschluss einer Jahreslaufzeit für den Kauf des Cloud Services notwendig ist.

SuccessFactors unterstützt Bewerbungsprozesse natürlich darüber hinaus. Die Einzellösung für das Recruiting inkludiert alle Aktivitäten, Strategien und Maßnahmen, die für eine erfolgreiche Einstellung notwendig sind.

Lösungen für das Bewerbermanagement bestehen beispielsweise in folgenden Bereichen:

• Talentakquise durch Passive und Active Sourcing
• Masseneinstellungen
• Recruiting auf Events
• Remote Recruiting
• Employer Branding

In allen Bereichen wird die weltweite Talentsuche gefördert, erhöht die Effizienz im Recruiting und verbessert die Candidate Experience.

Fördert die weltweite Talentsuche

Die Suche nach internationalen Fachkräften ist in Zeiten des Bewerbermangels ein Potenzial, um weiterhin qualifiziertes Personal für offene Stellen zu finden. SuccessFactors ermöglicht die Suche nach Talenten aus über 80 Ländern und bietet Zugang zu Kandidatenprofilen aus über 4.000 Quellen, darunter Stellenbörsen und Universitäten. Dadurch können sich Unternehmen auch gezielt Talent Pools aufbauen, die sie direkt einpflegen können. Beispielsweise könnten Studierende für zukünftige Jobausschreibungen geeignete Talente sein.

Durch Teilnahme an Karriereevents oder eines Newsletters für den Talent Pool werden Studierende auf das Unternehmen noch vor der Jobsuche aufmerksam. Dadurch entsteht eine Pipeline aus Bewerbenden, auf die Personaler:innen immer wieder bei der Besetzung von offenen Stellen zurückgreifen können.

Zeiteffizienzen entstehen zudem durch die Automatisierung der Personalsuche. Denn die Suchmaschinenoptimierung führt zu einer höheren Sichtbarkeit der Stellenausschreibung. Selbst das Veröffentlichen von internen oder externen Jobs findet automatisiert statt.

Übrigens: Die Funktionen von SAP SuccessFactors sind durch Integration von Drittanbieter-Tools erweiterbar. Dadurch stehen noch mehr Funktionen für die Talentsuche bereit.

Erhöht die Effizienz im Recruiting

Bewerbungseingänge, der Bewerbungsstatus und Kontaktdaten: All das muss verwaltet werden – bestenfalls an einem Ort. Bewerbungsmanagement-Softwares beinhalten hierfür häufig Funktionen für das Verwalten, Speichern und Löschen von Daten. Solche Funktionen gewährleisten nicht nur einen besseren Überblick, sondern sorgen auch für einen rechtssicheren und DSGVO-konformen Recruiting-Prozess. Jedes Talent erhält während des Bewerbungsprozesses eine eigene Akte. Normalerweise würde das für Personaler:innen einen hohen Aufwand bedeuten: Sie müssen die Bewerbungsformulare hochladen, Personalien eintragen und die Akte in jedem Prozessschritt pflegen.

Aber Bewerbermanagement-Software wie SuccessFactors reduziert den administrativen Aufwand auf null, indem die Software selbst die Akte erstellt bzw. anpasst, sobald neue Informationen vorliegen. So erhalten Personaler:innen einen transparenten Überblick über alle Informationen, die das Unternehmen zur Person besitzt. Hierzu zählen Kontaktdaten, aber auch alle bislang erfolgten Korrespondenzen, der Bewerbungsstatus oder eine Information dazu, ob die Person Teil des Talent Pools ist. Antworten zu allen Fragen zu einer Person finden sich demnach immer am gleichen Ort.

Effizienzgewinne entstehen im Recruiting somit bereits durch Digitalisierung der Prozesse. Fortfolgend entstehen dadurch Zeitersparnisse, da die Informationen immer aktuell und auf dem neuesten Stand sind. Das hat positive Auswirkungen auf die Teamarbeit sowie auf das Beziehungsmanagement:

• Digitalisierte Prozesse und Zugang zu allen Prozessen erleichtert die Zusammenarbeit in Teams, da der Bewerbungsstand stets up to date ist und Notizen von allen Teammitgliedern einsehbar sind.
• Automatisierte E-Mails über den Bewerbungsstand, News, Eingangsbenachrichtigungen sowie gepflegte Karriereseiten zahlen auf das Beziehungsmanagement zu Kandidat:innen ein.

Verbessert die Candidate Experience

In Zeiten des Bewerbermangels suchen nicht nur Unternehmen nach dem besten Talent für die ausgeschriebene Stelle: Auch Talente möchten ihren Best Fit finden. Schon lange ist das Recruiting nicht mehr ausschließlich auf das Finden von Kandidat:innen ausgelegt. Ziel ist es von Anfang bis Ende die Candidate Experience so zu optimieren, dass Bewerbende eine Beziehung zum Unternehmen aufbauen. Dadurch steigt nicht nur der Wunsch, für den Arbeitgeber zu arbeiten, Talente fühlen sich auch an den Arbeitgeber gebunden und bleiben diesem nach Einstellung länger treu.

Lange Wartezeiten sind beispielsweise eine der größten Treiber für Absprungraten in Bewerbungsprozessen. SuccessFactors Recruiting beschleunigt Prozesse und bildet sie für Talente transparent ab. Informationen stehen zu jederzeit bereit und Talente fühlen sich gesehen. Verkürzte Wartezeiten beginnen jedoch nicht erst mit einer Rückmeldung, sondern bereits zu Beginn des Bewerbungsprozesses. Auto-Fill-Funktionen für das Ausfüllen von Bewerbermasken erhöhen etwa die User-Experience für Bewerbende.

Um während des Prozesses schnellere Reaktionszeiten zu gewährleisten, unterstützen hingegen Analysetools. Daten in Form von Key-Performance-Indikatoren, Rankings oder Performanceberichte geben Rückschlüsse auf Optimierungsbedarfe für zukünftige Recruiting-Prozesse. Wie erfolgreich ein Einstellungsprozess war, wissen die Talente übrigens am besten. Automatisierte Fragebögen zum Bewerbungsprozess geben Einblicke in die Wahrnehmung der Candidate Journey und das aus erster Hand.

Apropos KPI: Kurz- bis langfristig erzielen Unternehmen durch den Einsatz von SAP SuccessFactors Recruiting einen höheren Return-on-Investment.

Vorteile ergeben sich für Recruiter aus dem holistischen Ansatz. Dieser zeigt sich neben der Anzahl an verschiedenen HR-Disziplinen in der Aufteilung des Moduls Recruitings. Tools und Funktionen sind in die Bereiche Marketing und Management unterteilt. SAP hat hier eine Lösung geschaffen, die Herausforderungen der strategischen Personalgewinnung mit jenen des Employer Brandings vereinen.

Hier punktet der Dreiklang aus Anziehungskraft, Teilnahme und Auswahl.

Mögliche Maßnahmen pro Phase sind:

• Anziehen: Suchmaschinenoptimierung, Social Marketing, Mobile Recruiting.
• Engage: Talent Pool pflegen, Karriereseite optimieren, Landing Pages aufsetzen
• Auswählen: Interview Kampagnen aufsetzen, Berichte erstellen, Pipeline aus Bewerbenden aufsetzen.

Marketingmaßnahmen zielen demnach darauf ab, Talente für eine Bewerbung zu motivieren. Das Management besteht im Anschluss darin, Bewerbungsprozesse zu steuern und das beste Talent für die Stelle zu finden.

Der Funktionsumfang von SuccessFactors Recruiting endet mit der erfolgreichen Einstellung.  Das Bewerbermanagement endet jedoch selten zu diesem Zeitpunkt. Der Vertragsabschluss und das nachfolgende Onboarding sind ebenfalls Teil der Candidate Journey. Erst dann ändern Bewerbende ihren Status in Mitarbeitende um. Insbesondere der Onboarding Prozess ebnet den Weg zwischen der Candidate und Employee Experience.

Für einen nahtlosen Personalprozess macht es demnach Sinn, alle fortfolgenden Prozesse zu integrieren.

Hierfür benötigen Unternehmen zusätzliche Module aus der HXM-Suite:

• SAP SuccessFactors Signature Management by DocuSign für die Vertragsunterschrift
• SAP SuccessFactors Onboarding für die Einarbeitung

Wie wichtig das Onboarding für den Recruiting-Erfolg ist, zeigen Studien. Fühlen sich Mitarbeitende in der ersten Phase im neuen Job gut aufgehoben und informiert, steigen die Zufriedenheit, Produktivität und sogar die Bindung gegenüber dem Unternehmen.

Die Einarbeitungslösung von SAP SuccessFactors bietet Funktionen für Onboarding, Crossboarding, Offboarding, Rehiring und die Kommunikation vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeitenden. Bereits eine Willkommensmail mit „Wir freuen uns auf dich“ und allen Informationen zum ersten Tag steigert noch vor Arbeitsantritt die Vorfreude und nimmt neuen Mitarbeitenden die Angst.

Das Alleinstellungsmerkmal im Vergleich zu anderen Bewerbermanagement-Softwares ist die starke Ausrichtung aller Tools auf die Wünsche der einzelnen Person. Schnelligkeit, Informationstransparenz und eine wertschätzende Kommunikation sind es, die einen Bewerbenden zu einem langfristigen Teammitglied machen. So werden die Time-To-Hire und langfristig Fluktuationsraten reduziert.

Im Vergleich zu anderen Bewerbermanagement-Softwares setzt SAP SuccessFactors verstärkt auf automatisierte und intelligente Steuerungsmöglichkeiten von Marketing- und Managementaufgaben des Personalwesens. Analytics fördern datengetriebene Entscheidungen und reduzieren die benötigte Zeit für Personalverfahren. Kund:innen sind unter anderem Konzerne, da sie mithilfe der Software ganze Recruiting-Prozesse in einer Plattform abbilden – Das ist nicht mit jeder Bewerbermanagement-Software möglich. Zusätzlich lässt sie sich in andere SAP-Systeme integrieren. Eine nahtlose digitale Infrastruktur auf SAP-Basis wäre hier so über alle Unternehmensbereiche möglich.

Die hohe Komplexität könnte für kleine Unternehmen hingegen Prozesse erschweren, wenn es an einer Datengrundlage fehlt. Einzellösungen wie etwa SAP SuccessFactors Recruiting reduzieren diese Komplexität, indem sie einen Schwerpunkt im Personalmanagement setzen. So können Unternehmen Aufgaben des Bewerbermanagements vollständig digitalisieren und bei Bedarf die Software jederzeit um Module erweitern – entweder in Form von weiteren SAP-Lösungen oder über den SAP Market Place.

1. SAP SuccessFactors HXM Suite: https://www.sap.com/germany/products/hcm/solutions.html