Arbeitszeugnis

Ein Arbeitszeugnis ist eine offizielle Urkunde, die ein Unternehmen einem Arbeitnehmenden ausstellt. Sie dient als Nachweis über das Beschäftigungsverhältnis.  Arbeitszeugnis ist aber nicht gleich Arbeitszeugnis. Primär unterscheiden sich die Urkunden in ein einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis. Es gibt jedoch noch eine Sonderform: das Zwischenzeugnis.

Einfaches Arbeitszeugnis

Ein einfaches Arbeitszeugnis informiert lediglich über die Dauer, Art und den Inhalt eines Beschäftigungsverhältnisses. Aussagen sind in der Vergangenheit formuliert. Ziel ist es, dass der neue Arbeitgeber einen Überblick darüber hält, wie das alte Arbeitsverhältnis ausgesehen hat.

Diese Informationen enthält ein einfaches Arbeitszeugnis:

• Name und Geburtsdatum des Beschäftigten
• Anschrift bzw. Kontakt des Unternehmens
• Dauer im Unternehmen
• Berufsbezeichnung
• zugeordnetes Aufgabengebiet
• Datum, Unterschrift und Signatur

Wichtig: Das einfache Arbeitszeugnis ist nicht bewertend geschrieben. Es listet lediglich die Kernfakten der Zusammenarbeit auf.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Hingegen liefert ein qualifiziertes Arbeitszeugnis eine umfassende Sicht auf die Employee Journey eines Mitarbeitenden. Ergänzend zu den Angaben des einfachen Arbeitszeugnisses enthält ein qualifiziertes Arbeitszeugnis Erfolge, Stationen und Tätigkeiten, die eine Person durchlaufen hat – inklusive Verhaltens- und Leistungsbeurteilung.

Zusammengefasst enthält das qualifizierte Arbeitszeugnis ergänzend zum einfachen diese Angaben:

• Unternehmensinformationen (zum Beispiel Art des Unternehmens)
• Employee Journey
• Leistungsbeurteilung
• Verhaltensbeurteilung
• Ausstellungsgrund des Zeugnisses (in der Regel Austritt aus dem Unternehmen)

Sonderform: Zwischenzeugnis

Die Sonderform ist das Zwischenzeugnis. Während ein Arbeitgeber das einfache oder qualifizierte Arbeitszeugnis bei Austritt eines Mitarbeitenden ausstellt, erhält die Person das Zwischenzeugnis noch während des Beschäftigungsverhältnisses. Deshalb sind Aussagen im Zwischenzeugnis im Vergleich zu den anderen Arbeitszeugnissen in der Gegenwart formuliert.

Ein Zwischenzeugnis muss die beschäftigte Person aktiv anfragen. Das Unternehmen darf der Bitte nachkommen, sie aber auch verneinen, sofern es keine gute Begründung für das Zwischenzeugnis gibt.

Anzunehmende Gründe sind:

• Der Mitarbeitende hat keine Chance auf Weiterbeschäftigung im Unternehmen (zum Beispiel für Praktikant:innen oder Auszubildende).
• Der Mitarbeitende wurde befördert oder degradiert.
• Betriebliche Umstrukturierungen betreffen den Mitarbeitenden.
• Persönliche Lebensveränderungen des Mitarbeitenden wirken sich auf die Beschäftigung aus (zum Beispiel Elternzeit).
• Der Mitarbeitende benötigt das Zwischenzeugnis als Nachweis (zum Beispiel gegenüber staatlichen Behörden oder Banken).

In der Regel verfassen Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gerne auf Wunsch ein Zwischenzeugnis. Zu beachten sei an dieser Stelle, dass das Endzeugnis in der Beurteilung ohne Begründung nicht von der des Zwischenzeugnisses abweichen darf.

Die Formvorschrift an ein Arbeitszeugnis stellen § 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) und § 109 GewO (Gewerbeordnung). Laut Gesetz muss ein Arbeitszeugnis der Schriftform entsprechen, um gültig zu sein. Die Schriftform ist gewahrt, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Das Arbeitszeugnis ist auf Papier ausgestellt.
2. Das Unternehmen unterzeichnet das Arbeitszeugnis handschriftlich und datiert.

Ein digitales Dokument oder eine E-Mail mit Inhalt des Arbeitszeugnisses reichen also nicht aus.

Das sind weitere Formvorschriften:

• Das Unternehmen stellt das Arbeitszeugnis auf einem offiziellen Firmenbogen aus.
• Das Arbeitszeugnis wird in einem äußerlich einwandfreien Zustand verfasst.
• Angaben im Arbeitszeugnis sind wohlwollend und korrekt formuliert.
• Betriebliche Fortbildungsmaßnahmen sind im Arbeitszeugnis gelistet.
• Das Arbeitszeugnis enthält keine unzulässigen Sonderzeichen.
• Eine Überschrift geht dem Text des Arbeitszeugnisses voraus.

Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben alle Mitarbeitenden eines Unternehmens. Auch arbeitnehmerähnliche Personen wie Heimarbeitenden steht ein Arbeitszeugnis gemäß § 630 BGB zu.

Bringschuld oder Holschuld?

Unternehmen sind allerdings erst verpflichtet ein Arbeitszeugnis auszustellen, wenn Mitarbeitende diesen Anspruch gegenüber dem Unternehmen erheben – das Arbeitszeugnis also anfordern.

Rein rechtlich stehen Mitarbeitende nämlich in der Holschuld. Bedeutet: Arbeitgeber müssen Mitarbeitenden das angeforderte Arbeitszeugnis zwar innerhalb einer angemessenen Zeit bereitstellen, anfordern und von der Betriebsstätte abholen, muss es der Mitarbeitende selbst. Unternehmen haben dann zwei Wochen Zeit, das Arbeitszeugnis zu verfassen.  Die Gesetzesgrundlage schaffen § 4 ArG (Arbeitsgesetz) in Kombination mit § 269 Abs. 2 BGB. Sollte es für den ehemaligen Mitarbeitenden jedoch unzumutbar sein das Arbeitszeugnis abzuholen, steht das Unternehmen in der Bringschuld – es muss das Arbeitszeugnis postalisch versenden.

Wann ist der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt?

Da Mitarbeitende in der Holschuld stehen, müssen sie das Arbeitszeugnis anfordern. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Arbeitnehmende das Zeugnis hätte verlangen können. Die Verjährungsfrist beginnt also in der Regel mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. In Summe dauert sie drei Jahre. Dies beschreibt § 195 BGB.

Was ist die Wohlwollenspflicht?

Auch an die Inhalte des Arbeitszeugnisses gibt es rechtliche Vorgaben – etwa die Wohlwollenspflicht. Gemeint ist die Verpflichtung, Arbeitszeugnisse fair und positiv zu verfassen. Das Arbeitszeugnis darf den beruflichen Werdegang einer Person also nicht unnötig beeinträchtigen. An dieser Stelle ist Fingerspitzengefühl gefragt: Auf der einen Seite sollen Arbeitgeber positiv von ihren Mitarbeitenden sprechen, auf der anderen Seite wahrheitsgetreu das Zeugnis verfassen. Aussagen sind demnach nur insoweit positiv zu verfassen, wie es die Wahrheit nicht verändert. Faire Formulierungen sind die Lösung.

Ab wann ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Einen rechtlichen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gibt es zunächst nicht. Bis sich ein Arbeitgeber keine fachliche Meinung zu einem Mitarbeitenden gebildet haben kann, reicht ein einfaches Arbeitszeugnis aus. Tendenziell haben Angestellte erst nach sechs Wochen Betriebszugehörigkeit Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (Vgl. LAG Köln). Dies müssen Angestellte aber klar kommunizieren – andernfalls reicht weiterhin ein einfaches Arbeitszeugnis aus. Das qualifizierte Arbeitszeugnis kann binnen der Verjährungsfristen jederzeit nachgefordert werden.

Was ist zu tun, wenn Arbeitnehmende das Arbeitszeugnis anfechten?

Die folgende Checkliste zeigt, worauf es ankommt, wenn Arbeitnehmende das ausgestellte Arbeitszeugnis anfechten:

1. Formelle Prüfung: Enthält das Arbeitszeugnis kritische Formulierungen oder fehlerhafte Bewertungen?
2. Inhaltliche Prüfung: Sind im Arbeitszeugnis Rechtschreibfehler oder Formfehler sichtbar?
3. Interne Stellungnahmen: Wie schätzen Vorgesetzte und Kolleg:innen den (ehemaligen) Mitarbeitenden objektiv ein?
4. Rücksprache mit Angestelltem: Wurde der Person erläutert, warum Formulierungen so getroffen wurden, wie sie im Zeugnis stehen?

Am Ende gibt es zwei Möglichkeiten: Es kommt zur Einigung und ggf. Korrektur des Arbeitszeugnisses oder zum Streitfall. Im zweiteren Fall ist eine Rechtsberatung hilfreich, sofern diese nicht direkt im Unternehmen sitzt. Rechtskonform dokumentierte Prozesse sind der erste Sicherheitsmechanismus, um Entscheidungen nachweislich vor Gericht zu erklären.

Ein Muster für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt immer dem gleichen Aufbau:

Überschrift und Einleitung

Die Überschrift ist in der Regel die Zeugnisart, die ein Arbeitgeber ausstellt – zum Beispiel „Arbeitszeugnis“, „Praktikumszeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“. Die Einleitung ist sachlich ohne Wertung gehalten. Sie enthält den Namen des Arbeitgebers, dessen Geburtsdatum, Start und Ende der Beschäftigung sowie dessen Rolle im Unternehmen.

Arbeitgeberangaben

Darauffolgend stellt sich der Arbeitgeber sachlich vor. Angaben im Arbeitszeugnis zum Unternehmen sind zum Beispiel

• Name des Unternehmens,
• Rechtsform,
• Branche und Geschäftszweck,
• Anzahl der Mitarbeitenden und Größe
• sowie Standort und Niederlassungen.

Tätigkeitsbeschreibung

Anschließend benennt das Arbeitszeugnis sämtliche Tätigkeiten, die ein:e Arbeitnehmende:r während seiner Betriebszugehörigkeit ausgeführt hat – beginnend mit den relevantesten Tätigkeiten. Arbeitgebern ist es freigestellt, ob sie die Tätigkeiten listen oder als ausformulierten Text darstellen. Je mehr Tätigkeiten die Person umsetzt, desto einfacher ist die Listenansicht.

An dieser Stelle finden sich im Arbeitszeugnis Informationen zur hierarchischen Position des Angestellten im Unternehmen sowie dessen Werdegang. Kompetenzen und Verantwortungsbereiche lassen sich hier ebenfalls hervorheben.

Leistungsbeurteilung

In der Leistungsbeurteilung bewerten Arbeitgeber dann die fachlichen Kompetenzen des jeweiligen Mitarbeitenden. Arbeitgeber berichten demnach über die Arbeitsbereitschaft, das Fachwissen, die Arbeitsweise und Arbeitserfolge, die Mitarbeitende vollbracht haben. Zukünftige Arbeitgeber lesen heraus, ob Mitarbeitende belastbar, motiviert oder auch produktiv sind.

Verhaltensbeurteilung

In der Verhaltensbeurteilung geht es nicht um fachliche, aber soziale Kompetenzen des Mitarbeitenden. Im Fokus steht die Frage: „Wie verhält sich die Person gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen, Kund:innen und Partner:innen?“

Schlussformel und Unterschrift

Die Schlussformel eines jeden Arbeitszeugnisses ist freiwillig und besteht aus drei Komponenten: Austrittsgrund, Dank und Zukunftswünsche. Darunter befindet sich die Unterschrift und Signatur der Führungskraft.

Nicht jede Formulierung ist in Arbeitszeugnissen rechtsgültig. Nur ein Wort reicht, um die gesamte Wertung zu verändern. Genau deshalb gibt es Regeln, wie Unternehmen qualifizierte Arbeitszeugnisse formulieren müssen:

• Ein Arbeitszeugnis bildet den gesamten Zeitraum des Arbeitsverhältnisses ab bzw. den Zeitraum bis zum letzten Zwischenzeugnis.
• Ein Arbeitszeugnis fasst keine einmaligen Ereignisse auf, die für Arbeitnehmende ungünstig verliefen.
• Ein Arbeitszeugnis muss klar und nachvollziehbar formuliert sein.
• Ein Arbeitszeugnis enthält keine zweideutigen Formulierungen; ist eindeutig lesbar.

Bewertungsskalen in Arbeitszeugnissen

Formulierungen innerhalb eines Arbeitszeugnisses sind an Bewertungsskalen geknüpft, die der Logik von Schulnoten folgen:

• Sehr gut (Note 1): stets zur vollsten Zufriedenheit
• Gut (Note 2): stets zur vollen Zufriedenheit
• Befriedigend (Note 3): zur vollsten Zufriedenheit
• Genügend (Note 4): zur vollen Zufriedenheit
• Mangelhaft: Note 5): zur Zufriedenheit

Unternehmen sichern sich juristisch ab, wenn sie für Arbeitszeugnisse Formulierungshilfen entwickeln, die sie immer wieder als Vorlage verwenden können. Nun ist ein Arbeitszeugnis nicht nur mit Worten wie „Zufriedenheit“ gefüllt. Auch diese Formulierungen sind an Bewertungsskalen geknüpft:

• Sehr gut (Note 1): Auch unter höchstem Druck bewältigte der Mitarbeitende sämtliche Aufgaben souverän und behielt dabei stets einen klaren Kopf.
• Gut (Note 2): Auch in stressigen Situationen zeigte sich der Mitarbeitende belastbar und behielt die Übersicht.
• Befriedigend (Note 3): Der Mitarbeitende konnte den anfallenden Arbeitsbelastungen gut standhalten und behielt auch in hektischen Situationen die Ruhe.
• Genügend (Note 4): Der Mitarbeitende bewältigte die üblichen Arbeitsbelastungen zuverlässig.
• Mangelhaft: Note 5): Der Mitarbeitende bemühte sich, den Arbeitsanforderungen auch in stressigen Situationen gerecht zu werden.

Verbotene Formulierungen

Vor allem qualifizierte Arbeitszeugnisse sind ausführlich formuliert und gehen meist über zwei Seiten. Dennoch gibt es Punkte, die ein Arbeitgeber nicht im Arbeitszeugnis erwähnen darf:

1. Betriebsrat – oder Gewerkschaftszugehörigkeit (es sei denn, der Mitarbeitende wünscht dies)
2. Abmahnungen
3. Elternzeit
4. Aktuelle Schwangerschaft
5. Gehaltsangaben
6. Ehrenämter
7. Alkohol- oder Drogenmissbrauch (es sei denn, es steht in direktem Zusammenhang mit der Tätigkeit – zum Beispiel Fahrtüchtigkeit)
8. Krankheiten
9. Streikteilnahme
10. Zugehörigkeit zu einer Partei oder Religion
11. Kündigungsgrund (es sei denn, der Mitarbeitende wünscht dies)
12. Schwerbehinderung (es sei denn, der Mitarbeitende wünscht dies)
13. Straftat

Ausnahme: Punkte wie Elternzeit oder Krankheiten dürfen erwähnt werden, sofern sie unverhältnismäßig sind – die Krankheitstage also beispielsweise mehr als 50 Prozent der Beschäftigungszeit ausmachen.

Verschlüsselte Nachrichten im Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnissen werden Codierungen und Geheimsprachen nachgesagt. Der Grund: Arbeitgeber dürfen im Arbeitszeugnis keine offene Kritik äußern, möchten andere Arbeitgeber aber teilweise warnen. Das sind Beispiele:

• „Der Mitarbeitende zeigte stets Engagement für Arbeitnehmerinteressen außerhalb der Firma.“– Streikteilnahme
• „Der Mitarbeitende zeigte stets Engagement für Arbeitnehmerinteressen innerhalb der Firma.“ – Zugehörigkeit zum Betriebsrat
• „Der Mitarbeitende verstand es, alle Aufgaben mit Erfolg zu delegieren.“ – Übertragene Aufgaben nicht selbst erledigt
• „Der Mitarbeitende hat alle Aufgaben in ihrem und im Firmeninteresse gelöst.“ – Diebstahl
• „Der Mitarbeitende führte mit fester Hand.“ – Autoritärer Führungsstil
• „Wir wünschen alles Gute, insbesondere auch Erfolg.“ – Kein Erfolg in der Zusammenarbeit
• „Wir bestätigen gerne, dass der Mitarbeitende mit Fleiß, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit an seine Aufgaben herangegangen ist.“ – fehlende fachliche Expertise

Solche Formulierungen sind nach § 109 GewO Abs. 2 unzulässig: Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

Für Arbeitnehmende ist ein Arbeitszeugnis ein unverzichtbarer Nachweis – vor allem qualifizierte Zeugnisse. Sie dokumentieren die eigenen beruflichen Leistungen und Erfahrungen und sind so eine wichtige Referenz für die weitere Karriere. Arbeitgeber sind verpflichtet, qualifizierte Arbeitszeugnisse wohlwollend und wahrheitsgetreu auszustellen, sobald sie Bewertungen sachgemäß treffen können. Allerdings müssen Arbeitgeber erst in Aktion treten, wenn Mitarbeitende das Arbeitszeugnis anfordern. Vorher stehen sie nicht in der Bringschuld – sofern die Verjährungsfristen nicht abgelaufen sind. Danach müssen sie binnen zwei Wochen das Zeugnis zur Abholung bereithalten.

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