Anforderungsprofil – Schritt für Schritt erstellen

Das Anforderungsprofil ist so etwas wie das Herzstück einer Stellenanzeige. In ihm beschreibt der Arbeitgeber die wesentlichen Kompetenzen, Fähigkeiten, Talente und Skills, die ein Bewerber mitbringen sollte, um eine Stelle perfekt auszufüllen.

Wer hier an der Oberfläche kratzt, wird es schwer haben, die richtigen Bewerbungen zu generieren. Logisch: Haben Bewerber nur ein schemenhaftes Bild davon, was von ihnen erwartet wird, klicken auch Kandidaten auf den Bewerben-Button, die eher weniger geeignet sind. Oder jene, die eigentlich perfekt passen würden, fühlen sich nicht ausreichend angesprochen und sehen von der Bewerbung ab.

Bei der Erstellung eines Anforderungsprofils kommt es daher vor allem darauf an, dass dieses so genau wie möglich ausfällt. Dafür sollten Personalsuchende vier wesentliche Schritte im Blick behalten:

• Erstellung eines Fragenkatalogs
• Recherche in den Fachbereichen
• Filtern der Kriterien
• Ausformulieren des Anforderungsprofils

Um ein möglichst passgenaues Anforderungsprofil texten zu können, müssen Personalsuchende zunächst genau analysieren, welche Inhalte überhaupt in Textform gebracht werden sollten. Hier bei hilft die Erstellung eines Fragenkatalogs.

Die folgende Checkliste zeigt beispielhaft, worauf es bei einem Anforderungsprofil grundsätzlich ankommt:

• Die konkreten Aufgaben, die der Stelleninhaber bewältigen soll.
• Die Kompetenzen, die für die Vakanz nötig sind.
• Die Qualifikationen, Ausbildungen und Weiterbildungen, die für die Ausübung der Tätigkeit relevant sind.
• Die Qualifikationen und Kompetenzen, die für die Ausübung der Tätigkeit kein Muss sind, aber wünschenswert wären.
• Die Persönlichkeitsmerkmale und Soft Skills, die ein Talent mitbringen sollte, um zum Unternehmen zu passen.
• Spezielle Methodenkompetenzen, die von Belang sind.

Wie aber an diese Informationen herankommen? Die Antwort lautet: Inhouserecherche. Natürlich ist es nicht verkehrt, zunächst das frühere Anforderungsprofil „auszugraben“, das einstmals für den aktuellen Inhaber einer Stelle erstellt wurde.

Doch es dabei belassen und es eins zu eins in die neue Stellenausschreibung kopieren sollten Recruiter nicht. Denn die moderne Arbeitswelt ist so schnelllebig geworden, dass Anforderungsprofile schon innerhalb von ein bis zwei Jahren veralten können. Insofern müssen diese zwingend vor jeder Stellanzeigenschaltung überprüft werden:

• Stimmen die Inhalte noch?
• Sind Tätigkeiten neu hinzugekommen und wohlmöglich an anderer Stelle weggefallen?

Die Antworten darauf können die Kollegen aus der Fachabteilung geben. Am besten sucht der Personaler dazu das Gespräch mit dem aktuellen Stelleninhaber, für den ein Nachfolger gesucht wird. Ist diese Möglichkeit ausgeschlossen, weil der bereits das Unternehmen verlassen hat? Dann sollte der Vorgesetzte, aber auch Kollegen, die mit dem Funktionsträger eng zusammengearbeitet haben, Rede und Antwort stehen.

Zugegeben: Das ist aufwändig. Doch der Aufwand lässt sich eindämmen, indem die entsprechenden Interviews zum Beispiel nicht von Aug‘ zu Aug‘ durchgeführt werden, sondern beispielsweise über Mitarbeiterumfrage-Tool. Hier können alle Befragten ihre Antworten digital hinterlegen und der Personaler muss nicht tagelang durchs Haus tingeln.

Übrigens: Manchmal hilft es auch, Kunden und externe Mitarbeiter zu befragen, welche Merkmale für die Vakanz besonders wichtig sind. Auch das kann über ein Umfragetool zeitschonend gemanagt werden. Bitte bedenken: Je mehr Informationen zusammenkommen, umso realistischer fällt das Anforderungsprofil aus.

Nun, da der Personaler sämtliche Informationen zusammengetragen hat, gilt es diese zu ordnen. Ist ein Umfragetool zum Einsatz gekommen, kann dieses auch bei den weiteren Schritten helfen.

Oftmals lassen sich hierin bestimmte Kriterien nach Wichtigkeit filtern. In den entsprechenden Reporting sieht der Personaler dann nicht nur auf den ersten Blick, welche Skills in dem Anforderungsprofil zur Sprache kommen sollten, sondern auch in welcher Abstufung.

Im Falle einer manuellen Auswertung, wird’s ein bisschen komplizierter. Dann müssen die herausgefilterten Anforderungen vom Personaler und nicht von der Maschine bewertet werden. Das geht am besten, indem sie für alle Eigenschaften Punkte zwischen eins und fünf vergeben, wobei eins für „weniger erforderlich“ und fünf für „unbedingt erforderlich“ steht.

Um ein Ranking zu erzeugen, sollte für jede Eigenschaft wie folgt hinterfragt werden:

• Handelt es sich bei diesem Talent oder dieser Eigenschaft um eine zwingende Voraussetzung, um den Beruf auszuüben?
• Wie stark wirkt sich das Vorhandensein die Ergebnisse der Arbeit aus?
• Kann das Talent oder die Eigenschaft gegebenenfalls von anderen Mitarbeitern abgedeckt werden?
• Gibt es Eigenschaften, die nicht vorhanden sind, aber durch Schulungen ergänzt werden können?

Sind alle Daten und Fakten in der richtigen Abstufung zusammengetragen, die für das perfekte Anforderungsprofil relevant sind, geht’s an die Formulierung.

Die Struktur des Anforderungsprofils ist klassisch wie folgt aufgebaut:

• Zusammenfassung der formalen Anforderungen der Stelle: Ausbildung, Zusatzqualifikationen oder Berufserfahrung.
• Formulieren der fachlichen Anforderungen: Spezielle Fähigkeiten oder Kenntnisse, beispielsweise über Computerprogramme oder sprachliche Kompetenzen.
• Abfragen der methodischen Kompetenzen. Zum Beispiel: Strukturiertes Arbeiten, strategisches Denken, rhetorische Begabung für Präsentationen, Kommunikationsfähigkeiten oder Verhandlungsgeschick.
• Abfragen der sozialen Fähigkeiten. Zum Beispiel: Durchsetzungsvermögen, Konfliktfähigkeit, Teamfähigkeit, Selbstständigkeit oder Stressresistenz.

Ganz wichtig bei der Erstellung des Anforderungsprofils: Immer so konkret wie möglich werden, keine Floskeln verwenden und wirklich nur relevante Fähigkeiten nennen, die gesucht werden. So können sich Bewerber ein authentisches Bild von den Anforderungen machen, die sie mitbringen müssen, um eine Stelle auszufüllen. Und dann führt das Anforderungsprofil auch wirklich zum Traumkandidaten.