Wissensbeitrag: Teilautonome Arbeitsgruppen

Heute gibt es mal Wissen-Kompakt, denn es gibt zu diesem Thema immer wieder Unklarheiten. Es geht um teilautonome Arbeitsgruppen, kurz TAG. Diese bezeichnen Experten auch als selbststeuernde Arbeitsgruppen. Dahinter steht ein Konzept der Arbeitsgestaltung, das sich von der weit verbreiteten Individualarbeit abhebt. Verbreitet sind teilautonome Arbeitsgruppen vor allem in der Industrie und Produktion. Was es damit auf sich hat.

Wie arbeiten Teilautonomen Arbeitsgruppen (TAG)?

Das Prinzip der Teilautonomen Arbeitsgruppen (TAG) geht auf einen Ansatz des englischen Tavistock-Institutes zurück. Erste Bekanntheit erlangte es bei der Etablierung dieser Arbeitsform in den schwedischen Volvo-Werken in Kalmar in den 60er-Jahren des vergangenen Jahrhunderts. Seitdem hat es sich in vielen Bereichen der Wirtschaft etabliert.

Das Prinzip, nach dem teilautonome Arbeitsgruppen arbeiten, ist schnell erklärt: Arbeitnehmer arbeiten in Kleingruppen von mindestens drei und maximal acht Personen eng zusammen. Die Aufgaben, für deren Bearbeitung dieses Team verantwortlich ist, werden innerhalb der Gruppe selbstständig aufgeteilt und einer Lösung zugeführt.

Der Begriff der Teilautonomie bezieht sich dabei auf den Sachverhalt, dass die Gruppe nicht nur über erweiterte Arbeitsaufgaben verfügt, sondern dass sie im Arbeitsprozess auch ihre eigenen Entscheidungen ohne das Zutun eines Vorgesetzten trifft.

Wie werden Aufgaben innerhalb der Gruppe aufgeteilt?

Die Gruppe übernimmt im Bearbeitungsprozess somit auch Aufgaben, die normalerweise klassisch von einem Manager oder einer Führungskraft erledigt werden.

Darunter fallen Punkte wie:

• Arbeitsvorbereitung
• Arbeitsplanung
• Arbeitsorganisation
• Ergebnis- und Erfolgskontrolle

Manche teilautonomen Arbeitsgruppen verzichten vollständig auf eine Führungsfunktion in ihren Reihen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Wissensarbeiter handeln, die sich auf der gleichen Hierarchie- und Erfahrungsstufe bewegen und in einem hohen Maße selbstorganisiert sind. Hier werden alle Arbeiten von jedem Mitglied der Arbeitsgruppe beherrscht, was die Bildung von Hierarchien überflüssig machen kann.

Gibt es Hierarchien in Teilautonomen Arbeitsgruppen?

Es gibt aber auch Modelle teilautonomer Arbeitsgruppen, bei denen der Grad der Selbststeuerung innerhalb der Gruppe nicht ganz so stark ausgeprägt ist. In ihnen obliegen bestimmte Management-Aufgaben einem Gruppensprecher, der Teil der Gruppe ist.

Nicht zu verwechseln ist dieser Gruppensprecher einer teilautonomen Arbeitsgruppe mit einer Führungskraft. Der Gruppensprecher wird innerhalb der TAG demokratisch gewählt und ist nicht gänzlich für seine Führungsaufgaben freigestellt, sondern nur zu einem kleinen Teil von den täglichen Arbeiten befreit.

Welche Vorteile bieten Teilautonome Arbeitsgruppen?

In der Wirtschaft ist der Einsatz von TAG’s inzwischen weit verbreitet. Richtig organisiert und implementiert vereint das Konzept der teilautonomen Arbeitsgruppen die Gedanken des Jobenlargements (Arbeitserweiterung) und Jobenrichments (Arbeitsbereicherung). Dabei ist das Jobenlargement als eine Arbeitsgestaltungsmaßnahme zu verstehen, die durch Vergrößerung der Vielfältigkeit der Arbeitsinhalte auf eine Verringerung der Monotonie abzielt.

Gleichzeitig sorgen teilautonome Arbeitsgruppen für ein spürbares Jobenrichment, das dadurch gekennzeichnet ist, dass die bisherige Tätigkeit eines Mitarbeiters auf ein höheres Anforderungsniveau gehoben wird, indem der Mitarbeiter stärker in die Lage versetzt wird, in höherem Maße eigenverantwortlich zu arbeiten.

Beides hat in er Regel eine motivierende Wirkung, die messbare Erfolge mit sich bringt:

• Aufgrund ihrer höheren Entscheidungsbefugnisse sind Mitarbeiter häufig zufriedener, weil sie sich stärker mit ihren Ideen in Unternehmensprozesse einbringen können.
• Das geht einher mit einer gesteigerten intrinsischen Motivation, Produkte oder Ideen optimal weiterzuentwickeln.
• Mitglieder teilautonomer Arbeitsgruppen entwickeln häufig ein neues Rollenverhalten: Weil sie sich in höherem Maße mitverantwortlich für den Ablauf und die Steuerung von Prozessen fühlen, versuchen sie sich möglichst optimal zu organisieren und selbst zu führen.
• Die gesteigerte Motivation geht oftmals mit verringerten Fehlzeiten und einer niedrigeren Fluktuation im Unternehmen einher.

Entscheidende Erfolgsfaktoren

Entscheidend für den Erfolg teilautonomer Arbeitsgruppen sind in einem hohen Maße die die Unternehmenskultur und die Art und Weise, wie die neue Art zu Arbeiten eingeführt wird.

Wichtige Punkte dabei sind:

• Ein respektvoller Umgang miteinander auf Augenhöhe - frei von Hierarchiedenken. Das ist die wesentliche Voraussetzung, dass Mitarbeiter ihre Ideen in einer Gruppe einbringen und sich nicht aus Respekt vor vermeintlichen Autoritäten in der TAG zurückhalten. Dann fahren sie nur auf halber Kraft und die Ergebnisse fallen möglicherweise nicht so gut aus, wie sie könnten.
• Eine optimale Fehlerkultur, die Fehlentscheidungen nicht kritisiert, sondern als einen nicht gangbaren Weg auf der Suche nach einer optimalen Lösung betrachtet. So sind Mitarbeiter motiviert, Rückschläge auf dem Weg zum Erfolg hinzunehmen, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren.
• Optimale Arbeitsbedingungen und Arbeitsressourcen: Einer Arbeitsgruppe sollten die perfekten Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, die ihnen bei der Ausarbeitung ihrer Ideen helfen. Das reicht von technischen Hilfsmitteln, die auf der Höhe der Zeit sind über Plauderecken, in denen Wissen informell geteilt werden kann - bis hin zu Ruhezonen, in denen Aufgaben konzentriert und frei von Störungen abgearbeitet werden können.
• Perfekt ausgebildete und entwickelte Mitarbeiter: Damit Arbeitnehmer einer TAG Entscheidungen treffen können, die auf der Höhe der Zeit sind, bedarf es Personalentwicklungsstrukturen, die einen kurzfristigen und schnellen Wissenserwerb ermöglichen. Denn niemals veraltete Wissen schneller als heute. Doch wer seine Entscheidungen unter den falschen Vorzeichen trifft, kann nicht das bestmögliche Ergebnis aus einem Projekt herausholen.
• Perfekt vorbereitete Mitarbeiter: Viele Mitarbeiter kommen aus hierarchischen Strukturen, die auf dem Prinzip „Vorgabe und Umsetzung“ basieren. Teilautonome Arbeitsgruppen folgen dem gegenteiligen Credo: Eigene Entscheidungen treffen – immer und jederzeit. Darauf müssen Mitarbeiter in spezifischen Personalentwicklungsmaßnahmen vorbereitet werden. Sie müssen zum Beispiel lernen, eigene Gedanke angstfrei zu formulieren und diese zu verargumentieren.
• Identifikation der Bereiche und der Mitarbeiter, die für teilautonome Arbeitsgruppen infrage kommen: Nicht jeder Bereich ist geeignet, um darin teilautonome Arbeitsgruppen zu etablieren und auch nicht jeder Mitarbeiter ist dafür qualifiziert. Daher ist es das A und O teilautonome Arbeitsgruppen nicht nach dem Gieskannenprinzip zu implementieren, sondern nur in den Unternehmenseinheiten, die sich dafür auch wirklich eignen und mit den Mitarbeitern, die das Prinzip voll und ganz mittragen.

Nachteile Teilautonomer Arbeitsgruppen

Die Arbeitsweise Teilautonomer Arbeitsgruppen fällt nur dann gewinnbringend und wirkungsvoll für ein Unternehmen aus, wenn jede Arbeitsgruppe das volle Vertrauen des Managements genießt.

Andernfalls ist die Gefahr groß, dass der Gruppe zwar der Leistungs- und Verantwortungsdruck von oben weitergegeben wird, jedoch nicht die nötigen Motivations- und Befähigungsmaßnahmen getroffen werden, damit eine Gruppe effizient und durchdacht arbeiten kann. Es fehlt dann am notwendigen "Empowerment" zur Umsetzung der übertragenen Gruppen-Aufgaben.

Dann bleibt die motivierende Wirkung der Gruppenarbeit aus und führt stattdessen zu allgemeiner Frustration – zum Beispiel, weil vereinbarte Zielvorgaben nicht in der notwendigen Güte eingehalten werden können, weil die dafür notwendigen Voraussetzungen nicht geschaffen wurden.