Unternehmen, die regelmäßig Mitarbeitergespräche führen, haben nachweislich zufriedenere und engagiertere Mitarbeiter. Soweit das Ergebnis einer Studie des Bundesarbeitsministeriums zusammen mit dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Betriebe haben das auch längst erkannt. In etwa drei von vier Betrieben sind Mitarbeitergespräche Programm. Doch damit diese effizient, lösungsorientiert und effektiv ausfallen, gilt es einige Parameter zu beachten. Unsere Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten Punkte im Blick zu behalten.
Arten des Mitarbeitergesprächs
- Anlassbezogene Mitarbeitergespräche zur Kommunikation von…
- … Veränderungen in Arbeitsprozessen
- … Kritik
- … Besonderen Leistungen
- … Optimierungen und Anpassungen der Zielerreichung
- … Abmahnungen
- … Umstrukturierungen
- … Kündigung
- Institutionalisierte Mitarbeitergespräche zur Kommunikation oder Ausarbeitung von…
- … Zielen des Unternehmens
- … persönlichen Zielen des Mitarbeiters
- … Ideen zur Personalentwicklung
- … Maßnahmen zur Karriereplanung
- … Feedback
- … spezifischen Ideen der Mitarbeiter
- … Kritik der Mitarbeiter gegenüber dem Vorgesetzten
Organisatorisches
- Relevante Daten aus der Personalakte für das Gespräch zusammentragen
- Den Rahmen für das Mitarbeitergespräch festlegen:
- Ort
- Zeit
- Dauer
- Inhalte
- Technisches Equipment wie Beamer beantragen
- Art der Protokollierung festlegen
- Rechtzeitig einen Meetingraum buchen – so findet das Gespräch in ruhiger Atmosphäre statt und bleibt vor allem ungestört
- Einladung zum Gespräch an den Mitarbeiter mindestens sieben Tage vor dem anvisierten Termin versenden
- Die Einladung sollte über die Inhalte des Gesprächs informieren – der Mitarbeiter erhält so die Chance, sich angemessen vorzubereiten
Die richtige Vorbereitung
- Ziele definieren:
- Was soll dem Mitarbeiter vermittelt werden?
- Bei Kritikgesprächen: Wie kann das Anliegen so konstruktiv wie möglich vorgetragen werden?
- Mit welchen Einwänden oder Vorschlägen könnte der Mitarbeiter aufwarten?
- Wie diesen angemessen begegnen?
- Drohen emotionale Gesprächsphasen?
- Wie können diese abgemildert werden?
- Bei Feedbackgesprächen: Meinungen vom Team, von Kunden, externe Mitarbeiter durch automatisierte Befragungen einholen, um die Leistungen des Mitarbeiters besser einschätzen zu können.
- Den Gesprächsablauf vorab gezielt strukturieren.
Die Phasen des Mitarbeitergesprächs
- Einleitung
- Begrüßung
- Kurzer Smalltalk, um dem Mitarbeiter Gelegenheit zu geben, sich in das Gespräch einzufinden
- Erläuterung des Gesprächsgrunds
- Definition des Gesprächsziels
- Hauptteil:
- Sichtweise des Mitarbeiters erurieren
- Eigene Sichtweiese darstellen
- Austausch von Standpunkten und Meinungen
- Lösungen, Ziele oder Alternativen erarbeiten
- Maßnahmen festlegen
- Schluss:
- Fristen zur Zielerreichung festlegen
- Intervalle für weitere Feedbackgespräche festlegen
- Kurze Zusammenfassung
- Verabschiedung
Kommunikationstechniken während des Gesprächs
- Das Mitarbeitergespräch nicht zwischen Tür und Angel eröffnen, sondern warten, bis alle in Ruhe Platz genommen haben
- Zur Auflockerung Getränke und Gebäck anbieten
- Stichpunkte so konkret wie nötig benennen und Verallgemeinerungen vermeiden
- Feedback positiv formulieren
- Ich-Botschaften verwenden (Ich habe den Eindruck.., Ich glaube…, Mir ist aufgefallen, dass…)
- Das Gespräch auf Augenhöhe führen
- Dem Mitarbeiter Respekt und Wertschätzung entgegenbringen
- Keine Beleidigungen aussprechen
- Ein Lösungsorientiertes Verhalten an den Tag legen
- Den Mitarbeiter stets ausreden lassen
- Kritische Äußerungen des Mitarbeiters ernst nehmen
Die richtige Nachbereitung
- Reflektion des Gesprächs, um künftige Gespräche noch optimaler durchführen zu können
- War die Gesprächsatmosphäre angemessen?
- War die organisatorische und inhaltliche Vorbereitung angemessen?
- Verlief das Gespräch ohne nennenswerte Verzögerungen oder Störungen ab?
- Wurden alle Inhalte behandelt?
- Wurden diese deutlich genug angesprochen?
- Konnten alle Seiten ihre Sicht angemessen darlegen?
- Wurde das Gesprächsziel erreicht?
- Protokollierung des Gesprächs
- Weiterleiten des Protokolls an alle Beteiligten und HR
- Einleiten der vereinbarten Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung
- Termine für Nachfolgegespräche festlegen und versenden