Employee Self Service (ESS) – Selbstbedienung durch Mitarbeiter

  • 23. August 2017
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Selbstbedienung – gemeinhin wird dieser Begriff mit der Fastfoodkette mit dem großen „M“ oder der Unternehmenskantine in Verbindung gebracht. Aber mit dem Personalwesen und HR? Hier spricht natürlich niemand von Selbstbedienung. Dafür zieht der gleichbedeutende Anglizismus Employee Self Service seine Runden in der Personaler-Szene. Was dahinter steckt.

 

HR muss große Herausforderungen bewältigen

HR hat es im Moment nicht leicht. Die Uhren in den Märkten ticken zunehmend schneller, Kunden wollen in ihren Bedürfnissen bedient werden. Doch Fachkräfte sind Mangelware und müssen mühsam rekrutiert werden. Ansonsten verteilt sich immer mehr Arbeit auf immer weniger Schultern, während die bestehenden Mitarbeiter nicht ohne Grund immer lauter nach einer optimalen Balance zwischen Arbeit und Leben verlangen. All das berührt die Kernbereiche des Human Ressources Management.

An Arbeit mangelt es Personalverantwortlichen also nicht. Doch es fehlt an Zeit, diese zu bewältigen. Das liegt vor allem an den riesigen Bürokratiemonstern, gegen die Personaler Tag für Tag kämpfen. Wobei das auch ein Stück weit hausgemacht ist. Denn bei der Verwaltung von Stammdaten, Formularen und Anträgen schlagen sich HR-Verantwortliche vielerorts noch mit Papier oder sperrigen Excellisten herum – meist ohne Anbindung an die Systeme anderer Abteilungen.

 

Abbau von Bürokratie ist dringend nötig

Doppelte Buchhaltung ist die Folge. Und die ist nicht nur mühsam und zeitaufwändig, sondern birgt auch das Risiko für Fehler, wenn nicht immer alle Informationen in allen Systemen akribisch upgedatet werden. Dabei könnte alles so einfach sein. Employee Self Service (ESS) heißt das Zauberwort, das Vieles auf einen Schlag leichter machen würde. Aber was genau steckt hinter dem Ansatz der „Mitarbeiter-Selbstbedienung“, wie ESS auf Deutsch übersetzt heißt?

Das Prinzip ist denkbar einfach: Mitarbeiter verwalten ihre persönlichen Daten selbst und das nicht auf Papier, sondern digital. Dafür gibt es Tools, die inzwischen im Produktportfolio von praktisch allen HR Software Anbietern zu finden sind. Der Vorteil: Dadurch reduziert sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich. Mitarbeiter kennen ihre eigenen Daten schließlich besser als jeder HR-Verantwortliche. Damit geht die Gefahr von Tippern gegen Null.

 

Wie funktioniert Employee Self Service?

Mit wenigen Klicks können Arbeitnehmer über Employee Self Service zum Beispiel ihre Stammdaten ändern:

 

  • Persönliche Daten
  • Bankverbindung
  • Kontaktpersonen
  • Passbild
  • Bildungsweg
  • Berufsweg
  • Absolvierte Seminare
  • Soft Skills
  • Hard Skills

 

Auch verschiedene Anträge und Formulare können via ESS gestellt und ausgefüllt werden: Leihanfragen für den hauseigenen KFZ-Pool oder Urlaubsanträge etwa. Letztes unterliegt dann der folgenden Routine:

 

  • Der Mitarbeiter loggt in sein Benutzerkonto ein und klickt auf die Schaltfläche „Urlaub”
  • Auf der Startseite erhält er einen Überblick über die bereits genommenen und die noch verfügbaren Urlaubstage
  • Über einen integrierten Kalender wählt er die Urlaubszeit aus, die er beantragen will und sendet den Antrag mit einem Klick ab
  • Im nächsten Schritt erhalten der Vorgesetzte und die Personalabteilung eine Mitteilung
  • Sie haben nun die Möglichkeit, den Antrag zu prüfen, anzunehmen oder abzulehnen

 

HR-Mitarbeiter werden schnell merken, dass sich dank der Selbstverwaltungsportale die Prozesse in der Personalwirtschaft erheblich vereinfachen und beschleunigen. Allein im genannten Beispiel müssen HR-Mitarbeiter keine Auskunft über die verfügbaren Urlaubstage mehr geben, Urlaubsanträge mit Vorgesetzten absprechen oder den Resturlaub berechnen. Das erledigt alles das System – und der Mitarbeiter.

 

Erhöht Employee Self Service den Aufwand für die Mitarbeiter?

Zweifler mögen nun anmerken, dass der Employee Self Service HR zwar entlastet, aber die Administrationsaufwände für den einzelnen Mitarbeiter und deren Manager steigert. Das ist so nicht richtig. Schließlich hätte der Mitarbeiter ansonsten einen Urlaubsantrag aus dem System fischen, ihn ausdrucken und ausfüllen müssen.

Auch der Gang zu HR wäre unvermeidlich gewesen, um das Papier abzugeben und vorher die mündliche Absprache mit dem Linienvorgesetzten, ob der Urlaubsantrag in der avisierten Zeit in Ordnung geht. Diese Aufwände fallen mit Employee Self Service weg. Stattdessen ist der automatisierte Prozess in wenigen Minuten erledigt.

 

Vorteile von Employee Self Service

Hinzu kommt, dass in der Personalarbeit dank Employee Self Service-Systemen anstehende Termine nicht mehr in Vergessenheit geraten können, weil die Tools daran erinnern, sobald HR tätig werden muss. Zum Beispiel bei:

  • ausstehende Freigaben von Urlaubsanträgen
  • bei Anträgen zur Änderung der Arbeitszeiten
  • einem anstehenden Vertragsende, das verlängert werden oder nachbesetzt werden muss
  • Geburtstagen von Kollegen
  • Neueinstiegen von Mitarbeitern

 

Soweit, so gut. Aber ist das Ganze auch sicher? Auch hier können Anwender beruhigt sein. ESS ist definitiv sicherer als etwa die klassische Datenvorhaltung auf Papier, die in vielen Betrieben noch Gang und Gäbe ist: Herumliegende Akten können nun einmal leicht entwendet werden oder im schlimmsten Fall verloren gehen. Dann ist das Desaster groß.

 

Die Sache mit dem Datenschutz

Computer vergessen dagegen nichts, wenn sie gut abgesichert sind. Wichtig dabei ist allerdings, dass diese stets mit der neuesten Software ausgestattet sind, die externe Angriffe verhindert. Außerdem sollte intern ein umfangreiches Berechtigungskonzept dafür sorgen, dass Personaldaten nur den Personen zur Verfügung stehen, die auch dazu befugt sind.

Professionelle Programme sind dahingehend ausgestattet. Hier sind die Berechtigungen so einstellbar, dass Anwender nicht alle Daten abrufen können, sondern nur die, die für sie auch relevant sind.

Allerdings steckt das Thema Employee Self Service noch in den Kinderschuhen. Nicht seitens der Softwareentwickler. Diese warten in aller Regel mit gut durchdachten Angeboten auf. Doch bei den Unternehmen ist das Prinzip noch nicht angekommen, wie im eine Studie der Hochschule Bochum zutage brachte.

 

Employee Self Service steckt noch in den Kinderschuhen

Dieser zufolge hatten im Jahr 2016 gerade einmal 15 Prozent der Befragten ein ESS-System im Einsatz. 40 Prozent nutzten die Möglichkeit der Selbstverwaltung der Mitarbeiterdaten nicht und 45 Prozent kannten die Selbstbedienungssysteme nicht einmal.

Schade eigentlich. Denn die Chancen, die sich HR und Management damit vergeben, sind immens, wie in der Studie „Digital Europe“ des McKinsey Global Institutes (MGI) nachzulesen ist. Dieser zufolge nutzt die Deutsche Wirtschaft 90 Prozent ihres digitalen Potenzials nicht aus.

Das entspricht einem gesamtwirtschaftlichen Verlust von 500 Milliarden Euro bis zum Jahr 2025. Der Anteil, den ein mangelnder Digitalisierungsgrad in HR an dieser Summe hat, sollte nicht unterschätzt werden. Denn all die schicken Maschinen nutzen nichts, wenn es keine Menschen gibt, die sie angemessen bedienen – weil der Personaler Excel-Listen abgleichen musste, statt Talente zu rekrutieren.

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