Das richtige Change Management wagen – Eine Anleitung

  • 12. Oktober 2017
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Change heißt Wandel. Er bringt neue Strukturen, Prozesse und weitere tiefgreifende Veränderungen mit sich. Diese müssen angemessen gemanagt werden. Stichwort: Change Management.

 

Arbeiten in einer VUKA-Welt

Stabilität gibt es in der heutigen Arbeitswelt so gut wie nicht mehr. Sie ist VUKA geworden. Hinter dem Kürzel verstecken sich die Anfangsbuchstaben der Begriffe Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität. Das soll bedeuten, dass Unternehmensprozesse nicht mehr langfristig geplant werden können. Stattdessen kann selbst die beste Planung immer wieder durch kurzfristige Unwägbarkeiten durchkreuzt werden.

Beispiele dafür gibt es viele. So bringen immer häufiger politische Unwägbarkeiten Prozesse von einer Sekunde auf die andere ins Wanken. Heute wertet die chinesische Regierung die Landeswährung ab, morgen sorgt das Russland-Embargo für Ausfälle im Vertrieb.

Auch die zunehmende Technisierung aller Bereiche sorgt für Unsicherheiten. Hier greifen Hacker die Unternehmens-IT an, dort streikt unversehens der Server. Die Folge ist, dass Warenwirtschaftssysteme nicht mehr in dem Rhythmus funktionieren, in dem sie eingetaktet wurden. Das sorgt für Einbrüche in der Wertschöpfungskette.

Was ist zum Beispiel, wenn weiterverarbeitende Firmen auf bestellte Fertigungsteile warten, die aufgrund des Ausfalls nicht hergestellt werden können? Der entsprechende Schaden geht schnell in Millionenhöhe.

 

Change Management: Nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel

In diesem wechselhaften Umfeld können Organisationen nur überleben, wenn sie mit ihren Strukturen flexibel auf Unwägbarkeiten reagieren. Brechen urplötzlich Umsätze weg, bleibt ihnen kaum ein anderer Weg, als sich gesund zu schrumpfen und Mitarbeiter zu entlassen. Ein paar Monate später kann es bei einer unvorhergesehenen Auftragsspitze schon wieder darum gehen, schnell neues Personal anzuheuern. All das sind Fälle, bei denen ein gutes Change Management vonnöten ist.

Unter Change Management ist eine Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen zu verstehen. Dabei handelt es sich in der Regel nicht um kurzfristige Anpassungen, sondern um einen fortlaufenden Prozess. Denn längst ist der Wandel in Unternehmen kein einmaliger Sondervorgang mehr, sondern zur Regelerscheinung geworden. Manche Veränderungsprozesse gehen ad hoc vonstatten, andere sind langfristig angelegt.

Change ist zum ständigen Begleiter in der modernen Arbeitswelt geworden – häufig in Form von Stellenabbau, Restrukturierungen oder der Veränderung des Geschäftsmodells. Prozesse, die dem Management und jedem einzelnen Mitarbeiter viel Nervenkraft abverlangen. Vor allem dann, wenn sie regelmäßig wiederkehren.

 

Die vier Phasen des Change Managements

Aber wie managt man den Wandel? Theoretisch und auch praktisch wurden dafür viele Modelle und Methoden entwickelt. Im Kern ähneln sie sich und unterteilen beim Change Management die folgenden in vier Phasen:

 

  • Erkennen und erfassen des Veränderungsbedarfs
  • Initiierung der Veränderung
  • Planung, Durchführung und Überwachung der Veränderung
  • Nachbereitung der Veränderung

 

In Phase eins ist zunächst davon auszugehen, dass jede Veränderung erst einmal auf Widerstand stößt. Der Mensch tickt nun einmal so: Er ist ein Gewohnheitstier und meistens wollen Führungskräfte und auch ihre Mitarbeiter an dem, was sie haben, festhalten.

 

Phase eins: Die angemessene Kommunikation

Das Risiko, dass bei einer unachtsamen Kommunikation Konflikte entstehen, ist groß. Nichts ist schlimmer, als Angestellte im Unklaren zu lassen. Das öffnet fehlerhaften Spekulationen Tür und Tor.

Hier sind die Führungskräfte eines Unternehmens in besonderer Weise gefordert. Nur wenn es ihnen gelingt, das Personal davon zu überzeugen, dass die anstehenden Veränderungen notwendig sind und kein Weg daran vorbeiführt, können sie auf die Akzeptanz ihrer Mitarbeiter hoffen.

 

Folgendes ist dabei zu beachten:

 

  • Mitarbeiter rechtzeitig informieren und nicht vor vollendete Tatsachen setzen
  • Ihnen sämtliche Hintergründe und Notwendigkeiten erläutern
  • Auf Fragen der Mitarbeiter so offen wie möglich eingehen und diese nicht einfach abbügeln
  • Faire Lösungen für Mitarbeiter finden, die das Unternehmen verlassen müssen
  • So viele Mitarbeiter wie möglich zu halten, in dem sie für neue Aufgaben qualifiziert werden
  • Veränderungsbereitschaft vorleben
  • Erfolge auf dem Weg feiern

 

Phase eins: Vorbereitungen treffen

Hieran schließt Phase zwei des Change Managements an. An diesem Punkt im Prozess sind bereits erste Ziele und Maßnahmen abgestimmt, nun geht es darum, diese zu initiieren. Hier sitzt das Topmanagement am Hebel, ist aber nicht zwingend auf sich allein gestellt. Im Gegenteil ist es sogar ratsam, wenn es in dieser Phase zum Beispiel den Rat externer Berater einholt, um die richtigen Weichen zu stellen.

 

change-management

 

Bei jeder nennenswerten Neuerung ist es extrem wichtig, die Belegschaft zu informieren. Bei tiefgreifenden News am besten von Angesicht zu Angesicht in einem All-Hands-Meeting. Sonst entsteht schnell der Eindruck, die Führungskräfte wollten unangenehmen Fragen aus dem Weg gehen. Bei weniger schwerwiegenden Sachverhalten reicht eine Mail. Aber regelmäßige Kommunikation ist das A und O. Nur so lässt sich die Entstehung von Gerüchten eindämmen, die die Stimmung mehr und mehr leiden lassen.

 

Phase drei: Die Umsetzung beginnt

In Phase drei sollte das Management alles daran setzen, die geplanten Maßnahmen stringent und zeitnah umzusetzen und zu überwachen. Auch hier ist es maßgeblich, Mitarbeiter regelmäßig upzudaten.

In dieser Phase darf aber auch wieder gefeiert werden. Stellen sich erste Erfolge ein, sollte die Geschäftsführung dem Rechnung tragen und den Mitarbeitern in einem angemessenen Rahmen für ihre Unterstützung danken.

 

Phase vier: Den Change abschließen

Die vierte Phase des Change Managements gehören dem Abschluss und der Nachbereitung. In der Praxis fällt sie allerdings häufig unter den Tisch. Das führt dazu, dass manche Change-Projekte mit immer neuen Inhalten angereichert werden, bis sie dann nach und nach im Sande verlaufen.

Doch Firmen, die den Change nicht bis zum Schluss durchziehen, stehen praktisch schon wieder vor dem nächsten. Denn alte Fehler wurden nicht vollends ausgemerzt und führen wahrscheinlich zu neuen Fehlschlägen.

Deshalb müssen in jedem Change-Management-Projekt Ergebnisse benannt werden, deren Erreichen zeigt: Das Projekt ist beendet. Das ist auch für die Mitarbeiter eine wichtige Botschaft. Für sie stehen dann alle Zeichen auf Neuanfang, weil sie wissen: Es ist vorbei!

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