Checkliste Mitarbeitergespräch – Eine Übersicht für HRler

  • 17. April 2018
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Mindestens einmal im Jahr laden Vorgesetzte zum Mitarbeitergespräch ein. Dann ziehen sie unter vier Augen mit jedem Teammitglied Bilanz: Welche Ziele wurden erfüllt, welche nicht? Was lief gut, was ist verbesserungswürdig und aus welchen Gründen? Unsere Checkliste soll helfen, dass dabei keine wichtigen Punkte in Vergessenheit geraten.

 

Bei einem Mitarbeiter- oder Feedbackgespräch ist die richtige Vorbereitung das A und O. Ziel ist es, das vergangene Geschäftsjahr gemeinsam mit jedem Mitarbeiter Revue passieren zu lassen, Erfolge herauszuarbeiten, Verbesserungsbedarfe zu benennen und die entsprechenden Maßnahmen festzulegen.

In sehr agilen Umfeldern, in denen sich Unternehmensziele auch unterjährig mehrfach ändern können, gehören Mitarbeitergespräche etwas häufiger zur Tagesordnung. In der IT-Branche finden Feedbackgespräche deshalb mitunter quartalsweise statt. In klassischen Sektoren, in denen (noch) etwas langfristiger geplant werden kann, kommen Vorgesetzter und Mitarbeiter hingegen nur einmal im Jahr zusammen.

 

Was bei der Vorbereitung zu beachten ist

Doch ein Jahr ist lang. Umso größer ist die Gefahr, dass wichtige Angelegenheiten nicht zur Sprache kommen, wenn sich Mitarbeiter und Vorgesetzter nicht vorher strukturiert Gedanken machen, was sei einander sagen wollen. Eine starke Employer Value Proposition ist also Voraussetzung.

 

Einfach mit der Tür ins Haus, beziehungsweise in das jährliche Gespräch, zu fallen, ist für alle Beteiligten also keine so gute Idee. Stattdessen sollten die beteiligten Parteien das Mitarbeitergespräch nutzen, um folgendes anzusprechen oder zu klären:

  • Offene Fragen
  • Unklarheiten
  • Kritik
  • Weiterbildungsbedarf
  • Gemeinsame Zusammenarbeit

 

Verbesserungsvorschläge ausdrücklich willkommen

Mitarbeiter haben in dem Mitarbeitergespräch zum Beispiel auch Platz, mit den richtigen Argumenten Verbesserungsvorschläge anzubringen, die sie im Arbeitsalltag entscheidend entlasten können. Und sei es etwa die Etablierung von Stillarbeitszonen oder Ruheräumen vorzuschlagen, in denen fernab vom lauten und turbulenten Großraumbüro neue Ideen ausgearbeitet werden können.

Oder die Mitarbeiter nutzen die Gelegenheit, um endlich einmal die Probleme anzusprechen, die die veraltete Software macht. Der Vorgesetzte sollte schon darüber Bescheid wissen, dass das Tool die Prozesse eher ausbremst, statt sie zu unterstützen.

Der Arbeitgeber erhält auf diese Weise wichtige Einsichten. Zum Beispiel, dass entscheidende Terminverzögerungen nicht – wie gedacht – grundsätzlich auf die Kappe des Mitarbeiters gehen, sondern dass diese technische Ursachen haben, die durch eine Investition in Soft- und Hardware zu beheben sind.

 

Checkliste: So gelingt das Mitarbeitergespräch

Natürlich haben bei einem Mitarbeitergespräch nicht nur kritische Angelegenheiten Platz, sondern auch gegenseitiges Lob. Auch die Möglichkeiten, sich gemeinsam als Team oder als Einzelperson weiterzuentwickeln, sollten angesprochen werden. Das ist eine ganze Menge, auf die zu achten ist.

Damit das Mitarbeitergespräch zur Zufriedenheit aller ausfällt, sollten alle Parteien jeden Punkt mit Bedacht erörtern und dabei so konstruktiv wie möglich miteinander umgehen. Die folgende Checkliste hilft, dass nichts Wichtiges in Vergessenheit gerät und das Mitarbeitergespräch ein voller Erfolg wird.

 

Für die richtige Gesprächsatmosphäre sorgen:

  • Rechtzeitig Meetingraum buchen
  • Sich genügend Zeit einplanen
  • Getränke und kleine Snacks für eine gemütliche Atmosphäre bereitstellen
  • Das richtige technische Equipment mitbringen

 

Verhalten während des Gesprächs:

  • Sachlich bleiben
  • Keine verletzenden Äußerungen, keine persönlichen Angriffe machen
  • Konstruktive Kritik üben
  • In Ich-Botschaften sprechen
  • Ausdrücklich Erfolge benennen und auch loben
  • Erfolge an den Anfang und an das Ende des Gesprächs stellen
  • Diese Klammer sorgt für einen positiven Anfang und ein positives Ende
  • Weniger Erfolgreiches gehört in den Mittelteil des Gesprächs
  • Nicht übereilt handeln oder urteilen: Bei überraschenden Neuigkeiten erstmal nicht spontan reagieren, sondern sich Bedenkzeit ausbitten

 

Diese Punkte können im Mitarbeitergespräch behandelt werden:

  • Entwicklung des Mitarbeiters innerhalb des Vergleichszeitraumes
  • Aktueller Aufgabenbereich
  • Aktuelles Arbeitsumfeld
  • Aktuelle Arbeitsbedingungen
  • Zusammenarbeit mit Kollegen
  • Zusammenarbeit mit dem direkten Vorgesetzten
  • Zusammenarbeit mit dem Upper Management
  • Erfolge
  • Misserfolge
  • Verbesserungsbedarfe
  • Entwicklungsmöglichkeiten
  • Weiterbildungsbedarf

 

Des Weiteren sollten sich Mitarbeiter und Führungskraft unbedingt fragen:

  • Welche Themen sollten besonders intensiv behandelt werden?
  • Welche können eher oberflächlich behandelt oder sogar von der Liste gestrichen werden?

 

Einschätzung der Arbeitsleistung des Mitarbeiters aus Mitarbeiter- und Vorgesetztensicht:

  • Welche Punkte liefen gut?
  • Wo waren die größten Herausforderungen?
  • Welche Punkte liefen schlecht?
  • Welche Ursachen hatte das?
  • Wie lassen sich diese künftig abfedern?
  • Wie lassen sich Erfolge noch weiter intensivieren?

 

Einschätzung von Zusammenarbeit mit Kollegen und Mitarbeitern:

  • Wie läuft die Zusammenarbeit mit den Kollegen?
  • Wodurch fühlt sich der Mitarbeiter unterstützt?
  • Durch welche Einzel- oder Gruppenmaßnahmen kann die Unterstützung intensiviert werden?
  • Wie läuft die Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten?
  • Wodurch fühlt sich der Mitarbeiter unterstützt?
  • Durch welche Maßnahmen kann die Unterstützung intensiviert werden?
  • Was wünscht sich die Führungskraft von dem Mitarbeiter?

 

Einschätzung des Arbeitsumfeldes:

  • Verbessern spezielle technische Hilfsmittel die Arbeitsergebnisse?
  • Verbessern spezielle Trainings oder Weiterbildungen die Arbeitsergebnisse?
  • Verbessern spezielle Räumlichkeiten die Arbeitsergebnisse?
  • Verbessert das Angebot von flexiblen Arbeitszeiten die Arbeitsergebnisse?
  • Verbessert das Angebot von flexiblen Arbeitsorten die Arbeitsergebnisse?
  • Verbessert das Angebot von Work Life Balance Maßnahmen die Arbeitsergebnisse?
  • Verbessert das Angebot spezieller Karrierechancen die Motivation des Mitarbeiters und damit die Arbeitsergebnisse?

 

Einschätzung der künftigen Zusammenarbeit:

  • Themen, die in Zukunft wichtig werden
  • Erläuterung der Unternehmensziele für das kommende Jahr
  • Ableitung von realistischen persönlichen Zielen aus den Unternehmenszielen nach dem SMART-Prinzip: Diesem zufolge sollten Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.
  • Besondere Herausforderungen im kommenden Jahr
  • Erwartungen an den Mitarbeiter
  • Erwartungen an das Team
  • Erwartungen an den Vorgesetzten

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