Manchmal können die besten Bewerbenden nicht eingestellt werden. Keine verfügbare Stelle, die Wahl einer anderen Person, Einstellungsstopps oder zu hohe Vergütungsvorstellungen können Grund hierfür sein. Um das eigene Image trotzdem zu stärken und mit dem Bewerbenden positiv zu verbleiben, ist die Formulierung einer einwandfreien Absage maßgeblich. Wie das funktioniert? Lesen Sie mehr.
Der Ton spielt die Musik – Charmant und gleichzeitig eindeutig Absagen formulieren
Grundsätzlich sind Unternehmen nicht verpflichtet einem Bewerbenden abzusagen, getreu dem Motto: keine Antwort ist auch eine Antwort. Auch Standardformulierungen werden von vielen Personalabteilungen gerne genutzt. Beides führt jedoch zu Frustration bei den Kandidatinnen und Kandidaten und hinterlässt ein schlechtes Licht. Um das zu vermeiden, ist eine individuelle und wertschätzende Absage essentiell. Es lohnt sich, einen Grund für die Absage zu formulieren sowie einen Hinweis, dass der Bewerbende positiv im Kopf behalten wird. Auch die Aussprache eines Lobs kann für mehr Verständnis sorgen und so die Candidate Experience positiv ausfallen lassen.
How to: Bewerbenden nach dem Bewerbungseingang absagen
Erfüllt der Bewerbende die Qualifikationen für die Stelle nicht oder es gibt andere Beweggründe, die die Person bereits im Vorhinein ausschließen, ist eine Absage bereits vor dem ersten Gespräch unumgänglich. Insbesondere an dieser Stelle ist Feingefühl gefordert, um dem Bewerbenden trotzdem wertschätzend gegenüberzustehen. So sollten Personalerinnen und Personaler eine direkte Absage wählen und klarstellen, dass die Bewerbung nicht aufgrund mangelnder Kompetenzen des Bewerbenden ausscheidet. Eine Formulierung, wie „Auch wenn wir Ihnen heute keine gute Nachricht überbringen können, bitten wir um Ihr Verständnis. Unsere Absage wertet in keiner Weise Ihre Fähigkeiten ab“ stellt dies klar. Klingt der Bewerbende vielversprechend, so sollte der Kontakt erhalten werden. An dieser Stelle können Sie darauf verweisen, dass der Bewerbende im Talent Pool aufgenommen und bei einer passenden Vakanz erneuert kontaktiert wird.
How to: Bewerbenden nach Vorstellungsgespräch absagen
Nach einem Vorstellungsgespräch eine Absage zu erhalten, löst bei vielen Bewerbenden Unzufriedenheit aus. Es ist wichtig, die Absage nicht als „definitives nein“ zu formulieren. Schreiben Sie die Absage daher so, dass zu dem jetzigen Zeitpunkt eine Einstellung nicht möglich ist, jedoch zukünftig gerne neu verhandelt werden kann. Eine passende Absage nach einem Vorstellungsgespräch ist inhaltlich daher wie folgt strukturiert:
- Dank für die genommene Zeit aussprechen
- Positive Seiten des Bewerbenden hervorheben
- Angabe des Absagegrundes
- Hinweis auf Talent Pool
- Schlussformel
Generell ist es nicht notwendig, einen Absagegrund zu nennen. Jedoch ist dies insbesondere sinnvoll, wenn der Bewerbende so eine fehlende Qualifikation nachholen, die Jobchancen zukünftig gutstehen oder es bislang nur an den Gehaltsvorstellungen lag. Um sich rechtlich abzusichern, dürfen jedoch gemäß AGG folgende Absagegründe nicht genannt werden (und sollten sowieso keine Rolle spielen):
- Geschlecht
- Alter
- Rasse und ethnische Herkunft
- Religion und Weltanschauung
- Sexuelle Identität
- Behinderung
Neben einer schriftlichen Absage lohnt es sich, vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten in einem persönlichen Gespräch abzuholen und ein ausführliches Abschlussgespräch zu führen. Respekt und Wertschätzung sind besonders wichtig, um Employer Branding auch bei Absagen effektiv umzusetzen.
Am Ende einer jeden Absage für vielversprechende Talente sollte stets ein Kontaktgesuch stehen. Best-Practice-Methoden gibt es hierfür eine Vielzahl. Nicht nur der Talent Pool ist ein geeignetes Tool an dieser Stelle, sondern auch die Vernetzung auf den sozialen Netzwerken Xing und LinkedIn. So bleiben Sie sich gegenseitig im Gedächtnis und können den Kontakt halten.
Fazit: Employer Branding mit wegweisenden Bewerbungsabsagen stärken
Eine Absage kann in wenigen Minuten erfolgen, sollten sie jedoch nicht. Unternehmen, die nachhaltig das Employer Branding stärken möchten, sollten auf einen fairen und respektvollen Umgang mit Bewerbenden setzen. Hierzu zählt auch eine rechtskonforme, aber empathische und konstruktive Absage. Tauschen Sie daher Standardfloskeln gegen individuelle Bewerbungsabsagen ein. Nicht nur die Bewerbenden profitiert davon, sondern auch das eigene Image.
Weiterführende Links:
Das war leider nichts: So formulieren Sie Absagen am besten