Kaum ein anderer Kommunikationsweg gibt die Stimmung innerhalb eines Unternehmens so gut wieder wie Mitarbeitergespräche. Sie spiegeln die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, Optimierungsbedarfe in Prozessen und den Erfolg einer Führungskraft wider. Die meisten Unternehmen führen Mitarbeitergespräche jedoch zu selten durch. Eine aktuelle Studie von Haufe aus dem Jahr 2022 zeigt beispielsweise, dass nur 49 Prozent der befragten Unternehmen überhaupt ein jährliches Mitarbeitergespräch durchführen. Lediglich 6 Prozent tun dies monatlich. Dabei liefert das Feedback aus Gesprächen Entwicklungspotenziale für beide Gesprächsparteien, denn auch Führungskräfte müssen ihr Verhalten reflektieren, um Mitarbeitende noch besser fördern zu können. Je öfter solche Gespräche stattfinden, desto mehr Chancen besitzen Unternehmen auch, das Arbeitsklima strategisch zu steuern.
Diese sechs Tipps unterstützen Führungskräfte dabei, Mitarbeitergespräche mit Klarheit zu führen.
Tipp 1: Mit einer klaren Zielvorstellung ins Gespräch gehen
Mitarbeitergespräche finden entweder in einem regelmäßigen Turnus oder anlassbezogen statt. Übergeordnetes Ziel ist es immer, Feedback zu geben und zu erhalten. Hierfür muss der Rahmen stimmen. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte sollten mit einer klaren Zielsetzung in das Gespräch gehen. Schwerpunkte sind beispielsweise die Arbeit des Gegenübers zu beurteilen, Informationen auszutauschen, Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen oder einen Konflikt zu lösen. Zur Vorbereitung eines Mitarbeitergespräches gehört es, die Mitarbeitenden nicht nur über Zeitpunkt und Ort des Gesprächs zu informieren, sondern auch über den Inhalt.
Tipp 2: Offene und ruhige Gesprächskultur
Sich auf Augenhöhe (und ohne Vorurteile) zu begegnen ist unumgänglich, damit Mitarbeitende ohne Angst vor Konsequenzen ihre Ideen, Beschwerden und Bedenken äußern können. Ein Gefühl von Vertrauen muss demnach im gesamten Gesprächsverlauf sichergestellt sein. Und das gelingt nur durch kompromisslose Offenheit. Lange Zeit wurde Feedback mittels der Sandwich-Methode gegeben, bei der sich Kritik zwischen zwei Lobreden verbirgt. Das ist jedoch nicht nur verwirrend für Mitarbeitende, es verwässert auch Kritik und Lob gleichermaßen.
Tipp 3: Redeanteile in ein 70-30-Verhältnis aufteilen
Nur mit einem hohen Redeanteil erhalten Mitarbeitende ausreichend Raum, um Feedback über die eigene Situation, Wünsche im Unternehmen oder zur Führungskraft zu äußern. Findet das Mitarbeitergespräch nicht anlassbezogen statt, setzt die Führungskraft im Idealfall daher nur den Rahmen für das Gespräch. 70 Prozent des Redeanteils entfallen auf den Mitarbeitenden. Je nach Situation könnte ein passender Rahmen ein Gespräch in Form eines Interviews oder ein freier Diskurs sein. In jedem Fall bestärkt ein höherer Redeanteil den Mitarbeitenden in der eigenen Position und die eigenen Themen finden Gehör.
Tipp 4: Klar mit Gestik, Sprache und Mimik kommunizieren
Während eines Mitarbeitergespräches fühlen sich Mitarbeitende häufig verletzlich. Sie wissen nicht, was sie zu erwarten haben und reagieren sehr sensibel auf die Signale der Führungskraft. Bereits eine klare und sachliche Sprache erleichtert es den Mitarbeitenden, das Feedback nicht persönlich zu nehmen. Eine einfache Methode ist es hier, das Gespräch informationsgetrieben und wertfrei zu leiten und Kritik aus der Ich-Perspektive heraus zu formulieren. Worte können jedoch noch so eindeutig sein: Wenn Mimik und Gestik andere Signale senden, kommt die eigene Botschaft nicht wie gewünscht an. Häufig reichen ein offener Blick, eine ruhige Körperhaltung und eine klare Sprache bereits aus, um Missverständnisse zu vermeiden.
Tipp 5: Entwicklungsziele setzen
Jede Kritik und jeder entwickelte Vorschlag im Rahmen des Mitarbeitergespräches zielt darauf ab, den einzelnen Mitarbeitenden in der beruflichen Entwicklung zu fördern. Der Abschluss eines Mitarbeitergespräches bietet dabei den Rahmen, Mitarbeitende zu motivieren und die eigene Wertschätzung für sie auszudrücken. Das zeigt noch einmal, dass unabhängig von den Besprechungspunkten die eigene Arbeit sichtbar ist und Anerkennung findet. Das wiederum motiviert, um besprochene Handlungsziele in die Tat umzusetzen.
Tipp 6: Reflektieren des eigenen Verhaltens
Doch nicht nur Mitarbeitende sollten nach einem Mitarbeitergespräch das eigene Handeln für sich überprüfen. Auch Führungskräfte sollten sich nach jedem Gespräch Zeit nehmen, um das eigene Verhalten zu reflektieren. Wo kann ich mich verbessern? – innerhalb des Gespräches und in meiner allgemeinen Rolle als Führungskraft.
So lernen Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermaßen mit jedem geführten Gespräch dazu.